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スムーズなやりとりができる催促メールの書き方

メールの書き方ってすごく気を使うものですよね。特に、ビジネスで催促メールを送る時は相手を嫌な気分にさせないように神経を使います。相手を気遣う文章になってないと誤解を与えてしまい、その後の関係に響いてくる場合もあります。そこで、やりとりをスムーズにできる催促メールの書き方をまとめたいと思います。

更新日: 2012年05月21日

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▼最初に謝罪の気持ちを伝える

相手は自分のメールだけを見ているわけではありません。大量のメールに埋れている場合もあります。忙しい中、催促をして申し訳ないという気持ちを伝えましょう。

▼相手が返信しやすい言い訳を入れる

相手が返信しやすい言い訳の余地を作っておくことで、相手も返信しやすくなります。ポピュラーな言い訳を引き出すのもアリですね。

例1.)「もしかしたら迷惑メールフォルダなどに入ってしまっているかと思い、再度メールを…」

▼やんわりとした文章を心がける

送ったメールの返事がなかなか来ないと、催促したくなりがち…。催促のメールを書くコツは、感情的・一方的にならずに、相手を尊重した表現を使うことです。

▼行き違いや手違いを防ぐ

「一体どうなっているの!?」という感情は抑え、冷静に事実を把握するために、状況を確認する文章を入れましょう。

▼参考文例

請求書送付が遅れる企業がありますが、送付の依頼の文書の場合、基本的には注意を促す程度の文書にとどめましょう。

請求書よりはやや強硬な文面にしましょう。ただし、強すぎる内容にならないよう注意する必要があります。支払い意思がある相手方には逆効果になりかねません。

社外ではないので、さほど儀礼的な文言は必要ないですが、実施するに至った経緯・理由(つまり、アンケートの目的)については簡単に説明しましょう。

確認・照会の文書は礼儀をつくしますが、知りたいこと伝えたいことがぼやけた文書になってはいけません、はっきりと伝えることは伝え、知りたいことは知る文書にしてください。

▼参考サイト

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ドクトル渡嘉さん

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