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メールでの誤字・脱字を防ぐ8つのコツ

仕事で欠かせないメールの送信。誤字・脱字があると取引先の相手などの信用をなくしてしまう、そんな事態にならないとも限りません。普段から慣れている作業だから…と油断するとトラブルにもなりかねません。そこで、誤字・脱字を防ぐ方法をまとめたいと思います。おさらいの意味でも参考にしていただければと思います。

更新日: 2012年05月30日

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▽作成中に防ぐコツ

漢字で複数の候補が出るときは、変換ソフトで意味を確認する

本当にこの字でよいのかどうか自信のない漢字は、きちんと調べましょう

人名やアルファベットのサービス名は、極力自分で文字を打たない

データを参照してコピペしましょう。自分で文字を打つとヒューマンエラーが出やすいです。

だらだらと長い文章を一度に変換しない

途中に誤字があっても気づかないことが多いです。

よく入力するフレーズを単語登録機能に登録しておく

ミスが減るうえ、短時間であいさつ文などを入力できます。

ワープロソフトなどを利用して、表記のゆれに注意する

例.「サーバー」と「サーバ」、「バイオリン」と「ヴァイオリン」など

▽チェックする“クセ”をつける

間違えた所の近くを入念にチェックする

ミスの近くにミスがあることが意外とあります。

メールを書いた後に、少し時間をおいてから読み直す

時間をおいて確認すると、誤字・脱字を見つけやすいです。

印刷して客観的に見てみる

画面上では気付かなかったミスが見つかることがあります。

▽メールの誤字や脱字が与える印象

誤字脱字のひどいメールが送られてきた。こっちがミスを指摘した後のお詫びメールなのに、本当に反省しているのだろうか?と思った。

メールの誤字・脱字…相手に読めというのだからあきれてモノが言えない。

たかがメールでも、誤字・脱字の多い、注意力の低いような人とは一緒に仕事をしたいと思えない。

▽参考サイト

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ドクトル渡嘉さん

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