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重要な書類をなくさない「ファイリングテクニック」

ビジネスに書類は欠かせないものですが、ごちゃごちゃしてどれがどこにあったか…なんて経験はありませんか?私は書類整理が大の苦手で「あのファイルどこだっけ?」というのが多いです。そこでファイリングのコツがないかなと思い調べてみました。

更新日: 2012年07月30日

Mr.ゆきいさん

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書類の分け方を工夫する

「進行中」「終了」「念のため」の3段階で分別する

重要な書類と必要な資料以外は処分。「念のため」の書類や資料は、1年以内に使う目途のあるものだけにしましょう。

進行状況に合わせて色分けする

状況が一目で分かり、処理の抜け漏れ防止にもつながります。

薄いファイルを作らない!

細分化したファイルを作ると見つけるのが大変です。最初は大雑把な分類だけをしておいて、ファイルに入りきらなくなってから分類しましょう。

アイテムを活用したファイリング

一案件につき1フォルダの形で、「仕掛りボックス」を作る

ファイリングされる前にいろいろな場所に停滞して、置き場所がわからなくなってしまうことを防ぐためです。

クリアファイルにタイトルを貼る

クリアファイルを活用している方が多いと思いますが、外見が全て同じに見えてしまうのでタイトルを貼るとよいです。

ファイリングした書類の保管方法

書類棚は、“一番最近使用したもの”を手前に持ってくるようにする

奥にいけばいくほど、最近使用していないファイルになるので、自然と不要な書類が奥にたまるようになります。気が向いたときに、奥の書類を捨てていけば棚の整理になるというあんばいです。

「保管」する書類はデスクに、「保存」する書類はデスク以外の場所に!

ある程度保管した後、取り出す必要がなくなった書類は、保存段階に移します。保存場所は、ロッカーなど、デスク以外の場所にして、保管書類とはきっちり分けておいておきましょう。

同じ書類を何人も持たず、一部だけを保管・保有するようなシステムに変える

戻す場所と捨てる時期を決める

いらないものを捨てたらいるものだけが残ります。この「いるもの」の管理のために必要なのがファイリングなのです。

参考サイト

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