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知らなかったOutlookの便利な小ワザ

仕事でアウトルックをガンガン使うのですが、たまに他の人が高度な便利機能を使いこなしているのを見て、自分も便利な機能を使いこなしてみたいと思いました。使用頻度か高そうで、「え、こんな機能あったんだ!」って思えるものをまとめてみます。

更新日: 2012年08月07日

飴玉100個さん

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へえ、そんなことできるんだという機能

状況や操作方法を画像で説明するときなど、スクリーンショットがサクッと入れられると便利なんです。

「挿入」から、任意のウィンドウやエリアのスクリーンショットを挿入する

1.新規メールで、「挿入」>「スクリーンショット」をクリック
2.任意のウィンドウ全体を追加するには、「使用できるウィンドウ」からサムネイルをクリック
 .任意のエリアを追加するには、「画面の領域]」をクリックし、ポインターで調整
※Outlook2010のみ

転送や返信で参照内容を下にダラダラ続けるより、添付ファイルで送りたいときがあります。

添付したいメールをデスクトップなどに保存し、送りたいメールに添付する

1.添付したいメールを選択し、マウスでドラッグ&ドロップしてデスクトップなどにコピー
2.ドラッグ&ドロップや「ファイルの添付」から普通にメールに添付

正確な時間に確実に送信したいときに便利です。

「配信タイミング」から、任意の時間に送信するよう設定する

1.作成したメールの 「オプション」>「配信タイミング」をクリック
2.「配信オプション」から、送信したい日時を選択

送信ボタンを押した瞬間に間違いに気づくことが、結構ありませんか?

「仕分けルール」から、送信ボタンクリック~配信の間に時間を空けるよう設定する

1.「ツール」>「仕分けルールと通知」をクリック
2.「新しい仕分けルール」>「送信メール用に独自の仕分けルールを作成する」>「次へ」をクリック
3.そのまま何も選択せずに「次へ」。確認のためのダイアログに「はい」をクリック
4 ステップ 1 の処理選択で、「指定した時間 分後に送信する」にチェックを入れ、青字で表示されている「指定した時間」をクリック
5 送信ボタンをクリックしてから何分後に配信するかの数字を指定し、「OK]」>「完了」。
※Outlook2010は、「ファイル」>「オプション」>「詳細設定」>「送受信」で設定

「重要なメールを送るので、見てくれたかどうかを把握したい」というときに便利です。

正常に配信・開封されたら自分に通知メールが届くよう設定する

メール作成時に、「オプション」の「配信確認の要求」または 「開封確認の要求」にチェック

操作時間の短縮になる小ワザ

アドレスや名前をひとつひとつコピペして連絡先を作るのは面倒ですよね。

受信メールを連絡先にドラッグ&ドロップするだけで、追加できる

1.連絡先追加したい人から来たメールを「連絡先」にドラッグ&ドロップ
2.姓名やメール アドレスなど、メールから抽出された情報が入力済みの連絡先が開くので、ほか必要な情報を追加入力して「保存して閉じる]」をクリック

ゴミ箱にいつの間にかメールが溜まってしまうんですが、空にするのはけっこう忘れたりしませんか?

アプリ終了時に、自動的に空にするよう設定する

1.「ツール」→「オプション」→「メンテナンス」をクリック
2.「終了時に〔削除済みアイテム〕を空にする」にチェックを入れて「OK」をクリック
※Outlook2010は「ファイル」>「オプション」>「詳細設定」で設定

なるほど!ちょっとした工夫で便利にできる

使用頻度が高い仕分けフォルダは、当然上に持ってきたいですよね。

フォルダ名の頭に数字をつけて、好きな順番にする

1.並べ替えの対象のフォルダを右クリック→「"フォルダ名" の名前変更」をクリック
2.フォルダ名の頭に半角数字で、上から表示させたい順番に番号をつけていく
※10以上のフォルダになると並び替えの順番が、0, 1, 10, 11, 2, 3 … となってしまうので、1桁のフォルダは 01、02 のように頭にゼロをつけて二桁扱いにするのがオススメ

だいたい横30文字以内に収めるのがマナーですが、キチッと見栄え良く、簡単に揃えたいです。

予め署名の横文字数を調整し、それに合わせて本文を改行する

1.署名の区切り線を調整して、ちょうどいい幅にしておく
2.本文を書くときに、署名の区切り線の範囲に収まるように文字を入力する
※設定で調整することもできますが、HTMLのメール形式に限定されたり、送信して初めて改行が反映されるなど、やや使い勝手が悪いものになっています

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飴玉100個さん

デザインの勉強してます。一応。

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