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最高峰GTDツール OmniFocus の使い方まとめ(初級編)

値段も機能も最高峰!せっかく買ったんだから使いこなしたいですよね。そんなOmniFocusの使い方をまとめました。GTD初心者の方、買ったけど損をした気持ちになっている方必読です。

更新日: 2014年01月11日

kaelayouさん

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1. OmniFocusとは

OmniFocusには

Mac版・iPad版・iPhone版があります。

OmniFocus for Macがあって初めてOmniFocusは真価を発揮するので、ここではMac版の使い方から説明していきます。

2. 覚えてほしい3つの言葉

OmniFocusを使うに当たって覚えて欲しい3つの言葉があります。

プロジェクトは「したいこと・やるべきこと」

コンテキストは「手段・場所」

アクションは「プロジェクトを終わらせるのにやるべきこと」

3. OmniFocusを使ってみよう!

ではさっそくOmniFocusを使ってみましょう。

3-1. コンテキストを作成しよう

コンテキストは場所や手段を選択するものなので、増えたり減ったりしません。先に作ってしまいましょう。

これは私が最初に使っていたコンテキスト一例です。

このように場所や手段を設定します。

(買い物リストが入っているのは後述するiPhoneとのパースペクティブ同期のためです。)

上級者の方への参考サイト↓

3−2. 自分のするべきことをすべてInboxに書きだそう

.
Inboxに自分のするべきことを す べ て 書きだしてみましょう。

この時、

・実現可能性
・重要度
・期限
・プロジェクトかアクションか

なんて細かいことを考える必要はありません。
とにかく す べ て 書き出すことが重要です。

3-3. プロジェクトとアクションに分ける

プロジェクトボタンをクリックして、プロジェクトモードにします。

先ほど書いたInboxから、左側の何もないサイドバーへドラックアンドドロップします。

これで、プロジェクトの作成は終了です。

プロジェクトは木構造にすることができます。

例えば、「ミルクを買う」は「買い物リストプロジェクト」のアクションとして、

買い物リストプロジェクトの上にドラックアンドドロップすれば完了です。

ここで、プロジェクトを完了するまでに2アクション以上必要なものは、プロジェクトとアクションに分けてしまいましょう。

3−4. 期限の設定

プロジェクトとアクションには期限が設定でき、この期限によって、通知してくれたりします。

また、先ほど作成したコンテキストも設定してしまいましょう。

計画的な先延ばし

この期限・開始日の設定が計画的な先延ばしになります。
人間、同時に出来るのは1つまでです。
あれもこれもがプロジェクトの遅延を招きます。
本当に次やるべきことはなんなのか。それを教えてくれてるのが
OmniFocusなんです。
↓引用元様です。
「OmniFocusでGTDを本気でやり始めて2ヵ月ぐらい経ちました」
http://a-tak.com/blog/2012/01/23/gtd-by-omnifocus/

3-5. パースペクティブ

OmniFocusの真価はパースペクティブを使うことで発揮されます。計画的な先延ばしをただの先延ばしにしないことの秘訣その1です。
そして、作成したパースペクティブはiPhone版OmniFocusで参照することができます。
 パースペクティブ「買い物リスト」「すぐやること」などなどiPhoneに同期するといいですね!

4. ここまで来たらあとは期限ビューをポチッ!

しっかり、終了日を記述していれば期限ビューを押すだけで、
早くやるべき順にソートされます。
私は、基本的にMacでプロジェクト作成→iPhoneで期限ビューを見ることが多いですね!

5. そして繰り返し。

ここまで来たら、あとは生活に染み込ませるだけです!
1. iPhoneでTODOが発生した瞬間にInboxに追加
2. 家に帰ったら、同期してあるMacで
  ・プロジェクトかアクションか
   (私は達成するまでに2ステップ以上かかるならプロジェクトと考えています)
  ・期限も設定
3. iPhoneでは期限ビューでやることだけ確認

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kaelayouさん

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