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【テンプレート】就活・転職での「面接日程通知」への返信メールの書き方

就活・転職活動における、面接の日程通知への返信はどのように書けばよいのか?テンプレートを交えて説明します。

更新日: 2016年02月12日

springspringさん

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●就活・転職活動で「面接の日程」を知らせるメールが来たら…

面接日程通知のメールへの返信はしなくても問題はありません

「このメールに対する返信は必要ありません」とある場合は返信を控えましょう。返信をすると却ってマイナスになります。

ただ、やっぱり…

メールに対する返信が必要ないなどと本文に書かれていない限りは返信をするのがマナーです

面接の日程を複数の候補から選択する場合や、面接の日程に都合がつかない場合には、必ずメールを送りましょう(会社によっては電話連絡となる場合もあります)。また基本的にメールは、1日以内に返信するのがマナーなのでメールを確認したらすぐに返信しましょう。

では、実際に返信する際にはどのような文面を用いればよいか考えてみましょう。

●「面接日程通知」への返信メールの具体的な書き方

件名は簡潔に「面接日程のご連絡のお礼」。Re:で返信するよりも、新たに件名を書いた方が丁寧です。就活生の場合、企業の採用担当者は多くのメールを受信するので、その後に「大学名+名前」を入れると良いでしょう。

テンプレート(例)
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件名:面接日程ご連絡のお礼 ○×大学 山田太郎
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書き出しの宛先は「先方の会社名+部署名+採用担当者様」。名前が分かる場合は、採用担当者様を名前で(「山田花子様」など)。本文の書き出しは大学名+学部名+名前で。宛名の後に自分が誰であるかを先に名乗りましょう。

テンプレート(例)
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株式会社××商事 人事部採用担当者様

◯◯大学 ◯◯学部山田太郎です。
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日程が決まっている場合、また複数の候補から選択する場合などは本文はお礼と面接の日時・場所を確認したことを書きましょう。面接の日時・場所については、確認のため書いておくと良いでしょう。

テンプレート(例)
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日程のご連絡ありがとうございます。
ご指示いただきました、

日時:6月5日 15:00〜
場所:××商事本社ビル

にお伺いさせていただきます。

お忙しい中、日程を調整していただきありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願いたします。
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テンプレート(例)
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ご連絡をいただきありがとうございます。
私の予定ですが、下記の日程はお伺いすることが可能です。

6月10日(水) 13:00〜17:00
6月11日(木) 13:00〜18:00
6月12日(金) 13:00〜16:00

大変お手数だとは存じますが、
上記日程で調整していただくことは可能でしょうか。

お忙しい中、大変恐縮ですが、よろしくお願いたします。
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面接の日程に都合が合わない場合で日程の変更を希望する場合は、複数の代替日程を示し、再度連絡を待ちましょう。

テンプレート(例)
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ご連絡をいただきありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、その日程は
別件が入ってしまっているため、お伺いすることができません。

私の予定としては、下記の予定が空いておりますので
再度、日程を設定していただくことは可能でしょうか?

6月10日(水) 13:00〜17:00
6月11日(木) 13:00〜18:00
6月12日(金) 13:00〜16:00

お忙しい中、大変恐縮ですが、よろしくお願いたします。
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署名部分は「大学名+学部名」に名前。名前についてはふりがなをふると丁寧です。そして連絡先となる「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記入しましょう。

テンプレート(例)
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◯◯大学 〇〇学部
山田太郎(やまだ たろう)

〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
〇〇マンション123号室

TEL:123-4567-8901
MAIL:yamadayamada@hoge.com
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●参考

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