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「定量的」に数字を使う!業務日報・業務報告書の書き方のポイント

多くのビジネスパーソンが毎日記入する「業務日報・業務報告書(または営業日報・作業日報・活動日誌とも。週報形式をとるところもある)」。進捗状況を報告する、コミュニケーションツールとして活用するなど目的は様々ですが、基本となる書き方のポイントをまとめます。

更新日: 2016年02月12日

springspringさん

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-多くのビジネスパーソンにとって必須の「業務日報・報告書」

業務日報・報告書は、その日の業務において何を行い、何を学び、どんな成果があったかなどを書くもの

基本的に業務の進捗状況を報告するために利用されている。

多くのビジネスパーソンにとって必須の「業務日報・報告書」。会社の風土や上司によって、求められる記入の仕方が異なってきます。

ここでは、業務日報・報告書を記入する際におさえるべきポイントを見ていきます。

-ちなみに業務日報・報告書を書く目的って?

会社、部署によって、業務日報・報告書を書かせる目的は異なります。もし、「どう書けばよいのか分からない」のであれば、一番良いのは、上司に「業務日報・報告書」を書くポイントを直接尋ねるとよいでしょう。

会社・上司側もOJT形式で、口頭で新入社員に業務日報・報告書の書き方を指導するよりも、ある程度の「理想的な業務日報・報告書の書き方・雛形」の例文やルールを提示した方がよいかもしれません。

《業務日報・報告書の目的 ①》
・日々の仕事を「見える化」するため

全体的に言えるのは「日々の業務の記録化・進捗状況の確認」「業務上の問題点の早期発見と改善」が、業務日報・報告書を書く主目的。営業の仕事であれば「今日はどのような行動をしたか」といった、上司の目が届かないところでの報告に主眼が置かれるでしょう。

《業務日報・報告書の目的 ②》
・ビジネス文書・各種報告書の書き方を習得させるため

社内で業務日報・報告書を「早く正確に」書くことは、社外に対してビジネス文書・報告書を書く際にも役立ちます。特に新入社員の場合、この点に主眼を置いて、業務日報・報告書を書かせる会社も多いはず。必然的に「ダメ出し」も多くなります。

《業務日報・報告書の目的 ③》
・上司と部下とのコミュニケーションツールとして活用するため

ビジネスで大切なホウレンソウ(報告・連絡・相談)。例え上司が忙しく部下との時間を取れなくとも、業務日報・報告書を活用することで、文章上で進捗状況の確認やホウレンソウを行うことができます。また、上司と部下のコミュニケーションを図るためのツールとして活用されています。

-もし業務日報・報告書の書き方が分からなかったら

書き方が分からなければ、他の人の書いた日報を見せてもらう

新入社員や転職したてで会社の風土が分からない場合などは、「理想的な業務日報・報告書」を見せてもらうのも、ひとつの手。企業側も、特に中小企業やベンチャー企業の場合、書き方の見本例・テンプレートなどを用意していないところが多く、現場で業務日報・報告書の書き方を巡って混乱することも、よく聞く話です。

その場合には、ネット上で無料で配布されている、エクセル形式の業務日報・報告書のフリーテンプレートをカスタマイズして利用するのがおすすめ。

-業務日報・報告書の書き方のポイント

業務日報・報告書の書式は会社によって様々。ここでは、おそらく一般的であろう「目標」「業務内容(進捗状況)」「業務上の問題点(特記事項・考察欄・備考欄)」の3つの項目の書き方のポイントについてアドバイスをします。

▶書き方のポイント① 目標

業務日報・報告書でダメ出しを受ける場合、「具体的に書くように」という指示を受ける人も多いはず。その際には、「数字」を用いると効果的です。

例えば営業職であればテレアポ・訪問件数であったり、売り上げ目標の数値を書けるでしょう。

・「定量的」に数字を使う

ビジネスで「定量的」と言うと、対象の状態を連続する数値の変化に着目してとらえること。単に数字を羅列するだけでなく、前日や前週など比較対象を踏まえたうえで「どの程度の変化があるか」を意識して記入すると、具体的で分かりやすくなります。

▶書き方のポイント② 業務内容(進捗状況)

多くの部下を抱える上司は、1日に何枚も業務日報・報告書を見なければなりません。

具体的な記述が求められる場合もありますが、基本的には簡潔に記入することが求められます。

・上司は仕事の進捗状況を、時間をかけずに理解できることを期待する

業務内容の報告の箇所は、多くの場合、時間軸に予定と実績を書き込み、箇条書きで進捗度合などを記入するタイプが多いでしょう。このタイプの場合には、「事実を簡潔に」書くことが大切になります。

▶書き方のポイント③ 業務上の問題点(特記事項・考察欄・備考欄)

業務上の問題点や原因、対策を自分なりに分析し報告することで、自然と上司に相談していることになります。

また、上司は業務日報で、あがってきた報告をもとに、適切な改善策や指示を出すことができます。

・現場の変化や問題点、改善すべき点をおさえる

・ミスになる可能性のある情報は、勇気を持って、早く正確に報告する

もちろん、重大なミスについては口頭で早期に報告する必要があります。

【通る文章術編4】『報告書のポイント「〇〇の件で」「結果は☓☓でした」「なぜならば△△で」「今後の課題と対策は◇◇です」という四つのポイントを簡潔な文章で端的に書かれていればいい。』ローソン 新浪社長 『プレジデント』より抜粋。#meigen #kotoba

こちらも参考に。

▶書き方のポイント④ その他、文章として記入する項目全般

大見出し、小見出し、本文となっている新聞。忙しい人は大見出しを見て、何が起こったかを知り、重要な記事については、小見出しや本文を読んで記事の内容まで把握します。

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