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あなたの評価を高める!仕事で「報告」をする際の"7つ"のポイント

仕事をする上で、ホウレンソウ(報告・連絡・相談)はとても重要。でも、中には『上司や顧客への報告が面倒くさい』『進捗状況を上手に報告できない』『報告するタイミングが難しい』なんて人も。そこで、あなたの評価を高める「報告」をする際の"7つ"のポイントについてまとめます。

更新日: 2016年02月12日

springspringさん

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◆ビジネスシーンにおいて、とっても大切な「報告」

ここではホウレンソウの中でもいちばん大切である「報告」について見てみましょう。

◆まずは、もう一度確認したい「報告」の意味とは?

《「報告」の辞書的意味》
「報告」とは"結果や経過を相手に告げる"こと

※ビジネスシーンにおいて相手とは、上司や先輩・同僚であったり、取引先・顧客を指す。

《ビジネス上で「報告」が持つ意味》
上司や先輩、取引先・顧客との"信頼関係"を築くうえで、一番大切なこと

◆では、「報告」を行う目的は何?

という考えはダメ!あなたにとっても損なことになります。

もし間違った方向に部下が仕事を進めていても、「報告」がきちんとされていれば上司がアドバイスしたり軌道修正できます

また、顧客との関係構築のために「報告」を上手に活用すれば、顧客の満足度も向上します

◆「報告」する際のコツにはどんなものがある?

▽仕事で「報告」をする際の"7つ"のポイント

1.相手の立場になり、"相手の欲しい情報"を「報告」する

相手の立場に立って、"相手が把握しておきたいと思っている情報は何か""どんな情報を伝えれば相手は安心していられるか"を把握して、その情報を過不足なく「報告」することが大切になります

"曖昧"な「報告」をするのではなく、即座に"その問題の本質がつかめる"ような「報告」をするよう心がけます

2."結論"から先に「報告」する

「報告」の伝え方は、《結論→理由→経過》の順で行う

※ただし、報告する相手によっては、経過説明後に結論を望む人もる。

"結論"から先に述べるのが望ましいとされている。

3."事実"と"推測"と"意見"を分けて「報告」する

"事実""推測""意見"を分けて「報告」するようにしましょう

※まずは"事実"を「報告」する。自分の"推測"を入れて報告をすると、結果間違った内容が伝わっていき、最終的にトラブルに発展する可能性がある。

基本の「報告」が終わったら『私見ですが』『ここからは想像ですが』『私の感じたことですが』と言ってしっかり区別し、"推測"や"意見"を述べる

※基本の「報告」のあとで自分なりの意見や提案があれば、それを伝える。"事実"と"推測""意見"を混同すると、相手(例えば上司)の判断に誤りが生じる可能性がある。

4."定量的"な「報告」を行う

「報告」をする際には、"定量的"に行うように努めましょう

※"定量的"であるとは、"具体的な数値"を示すこと。

上司に売上の「報告」をするときは、『売れない』という"定性的"な「報告」ではなく、『¥000(昨年比○○%)』という具体的で"定量的"な報告をする

※『今日は、○件電話をしましたが、アポイントが一つも取れませんでした』『明日も残りの2件を目指して〇件電話します』というのも"定量的"な報告になる。

5W3H(when、who、where、why、how、how much、how many)を意識したり、主語を明確にする、代名詞ではなく具体的な固有名詞を使うなど、工夫ができる。

5."悪い情報"こそ早めに「報告」する

ミスや言いにくいことなど"悪い情報"ほど迅速に「報告」しましょう。自分でなんとかしようと抱え込んだままでいたら事態がますます悪化してしまった......というのは最悪のパターンです

もっと早めに「報告」をしてくれれば、ことが大きくならないうちに手の打ちようもあったということもある

※特に上司からすれば、悪い「報告」であっても、できるだけ早いタイミングでつつみかくさず「報告」してもらったほうが、早期にトラブルを回避できる。

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