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【確定申告】個人事業主のための「領収書・レシート」簡単整理方法

「毎年、確定申告前はいつも領収書やレシートの整理に追われる」という個人事業主の方に、日々簡単に出来る領収書・レシートの整理方法・事例をご紹介します。

更新日: 2015年11月03日

T.Ohkiさん

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■はじめに

確定申告では、1年間で溜めた領収書やレシートを経費別に仕訳しなきゃいけません。だったらまず「どんなものがどんな経費として計上できるのか」を把握しておくとスムーズです。

自分が使うものだけで構いませんので、はじめに覚えてくと後々がとても楽になりますよ。

■”自分の出来る範囲”で保管しよう

1年間の出費の証拠として領収書やレシートは保管しておかなければいけません。ただ1つにまとめて保管するよりも、ちょっとした工夫で確定申告の作業がとても楽になります。ここでは、その保管方法を2つご紹介します。

「出費のジャンル」別に領収書・レシートを仕分けて保管します。家に帰ってきたら、または財布にレシートが溜まってきたら、で構いません。

こうすることで、最終的に仕訳をする作業がとても楽になります。もし、経費ごとに分けられる場合はそのほうが断然便利です。

※時系列順に整理しておくと、銀行やクレジットカードの明細と照合する時により便利です

領収書の仕分け方のコツとしては、交際費、消耗品費、医療費など大雑把に分けておくことがポイント

レシートは封筒にいれておく。 この封筒も公共料金・税金・仕事用経費など何種類かにわけておきます。 ここまでが毎日やること。

領収書を日付順に重ねた上で月別にホッチキス止めし、封筒などに保管しておくなどの方法でもよい

出費別に仕分けるのが面倒な場合は、月別に仕分けるだけでもOK。銀行やクレジットカードの明細と付け合せて確認する際に「いつ、何に、いくらの出費があったか」を簡単にチェックできます。

レシートは月別にインデックスで分けているので、明細と照合したいときはすぐに取り出せるようになりました。

確定申告の時期は毎年2月からなので、前年度と混ざらないように色分けした次年分(1月、2月のみ)の数字も。

■クレジットカードで作業を効率化しよう

日々の仕分け方法が出来たら、次は領収書・レシート管理作業をより簡単にするクレジットカードについてご紹介します。

多くのクレジットカードでは、ネットで利用明細の確認やデータのダウンロードが出来ます。ですので、後からそこで明細を確認したりデータをダウンロードすることで、「いつ、何に、いくら支払ったか」がまとめて確認できます。

※ただし、過去半年分までしか確認できない場合がほとんどなので注意しましょう(2014/12月現在)

今はカードの利用明細はネットで確認する時代。ネットから利用明細をCSVファイルなどエクセルで管理できるデータでダウンロードできる。

このデータがあれば自分で会計帳簿を付けるにしろ、税理士事務所にデータ入力をお願いするにしろ手間が減る

クレジットカード利用の場合、例えば、カード明細だけでは取引内容が分からなくてはならない場合もあるので、支払い先の領収書がある場合はそれを予備として保管しておきましょう。

品名のない「クレジットカードのお客様控え」だけでは取引の内容が分からないので、領収書(実態は「ご利用明細」)を交付してもらう

カード明細だけではあなたが本当に支払ったかが判りませんよね。ですから領収証は必要です。私の場合、1年分(1月から12月)をまとめて発行してもらっています。

店からもらえるレシートも予備として使えますので、お店から発行してもらえたのであれば、余裕があるなら保存しておいた方がいいでしょう。

■交通費の管理を簡略化しよう

仕事で電車を利用する場合、定期券の購入以外に領収書って発行されませんよね。なので「いつ、どこからどこへ、いくら使ったか」を残さなくはいけないため管理がとても面倒です。ここではその作業を効率化する方法をご紹介します。

私は最初の頃、チャージすると発行できる領収書を保管してましたがNGでした。なぜなら「そのチャージが何に使われたか分からない」からです。

なので、仕事で使ったものだけを手書きで細かく残していく必要があるんですね。

スイカやパスモの多目的利用が可能になったため、一概にチャージ=交通費とならなくなってしまった

出典http://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q1133892486

今では、スイカ等で交通費以外での買い物代の支払いが出来ます。単にチャージ代の領収書だけでは、経費として認めてもらえなくなりました。

交通費なのか、飲食費なのか、判別しようがないのです。やはり、支払ったときに証拠をもらって記録しておくのが好ましい

交通費の管理作業が効率化できるのがコレです。乗車履歴が見られるサービスを活用しましょう。例えば、モバイルSuicaなどが代表的。「過去●件までの利用履歴」などがまとめて閲覧できます。

モバイルSuica、PiTaPa、Smart ICOCAの3つがいづれも優れていることが、WEBから履歴を確認できることです。

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