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無駄な時間よさようなら!効果的なミーティングのやり方がスゴい

ミーティングや会議でなかなか意見が出ない…活発な会議を実現するためにはいくつか押さえておくべきポイントがあります。

更新日: 2015年01月17日

蜜柑丸さん

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◆多くの意見が出るミーティングは難しい

せっかく集まったのに、ほとんど意見が出ずに時間ばかりが過ぎていってしまう事は多い。

会議において参加者から活発な意見交換が交わされる・・・というのならとりあえず理想的な状況なわけですが、実際にやってみると(もともと判断しにくいから問題なわけで)建設的な意見・アイデアがほぼ出ない

ミーティングで意見を言わない人はもう帰ってくださいね。

◆どうしたらもっと活発になるんだろう?

いくつかのポイントや、やってはいけない事を知っていれば、誰でも効果的なミーティングを行える。

ミーティングのせいで帰るの遅くなった!!前も聞いたわその話ってのが多くてもっと大事なことあるやろって思ってしまった…時間の無駄……

・事前準備をしっかりと

実際に、その当日のミーティングでいきなり資料を目にしたところで、参加者が資料内容をその場で理解できるとは限らない

ミーティングを効果的に行うためには、ミーティングの準備をしっかり行い、ミーティングの目的・議題を事前に参加者が理解し、ミーティングでの役割分担をしっかり行うことが重要

・目的をはっきりとさせる

その会議は何を目的として開かれているのかがはっきりしないと意見も出しづらい…

会議の目的は「誰が、何を、いつまでに」を決めること

効果的な方法としては、ミーティングの冒頭で、テーマと目的を明確にする必要があります

ただの報告会であればわざわざ人を集めることをしないで資料を前もって配るだけでも十分なはず

目標を達成するために、現状とあるべき姿のギャップを埋めるための具体策とその解決行動をあげます

各自の意見やアイディアを出し合うのが目的なのか、懸案事項について結論を出すためのミーティングなのか、情報を共有するのが目的なのかを、必ず明確にしてから、ミーティングをスタートさせましょう

・進行役を決める

ミーティングの司会若しくはリーダーは、誰かが目的やテーマから外れて脱線した話を始めたりルール違反をした際に、それを諫められる方が努める

意見を引き出すだけでなく、話の脱線を修正する事も求められる。

・意見を否定しない

せっかく意見を出しても、すぐに否定されたら萎縮してしまいます。

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