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意識するだけ!説得力が10倍になる読みやすい【文章の書き方】

読みやすい文章=相手に伝わりやすい=誤解が生まれない。ビジネス文書では、相手にきちんと伝わらないと混乱を招く要因になります。きっと、あなたの文章をランクアップするための手助けになるでしょう。

更新日: 2012年07月03日

wata.motsuさん

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【一文で伝えることを、減らす】
・長い文章を読むと、はじめに書かれていたことを忘れてしまう。

1つの文章で、言いたいことは1つに絞る。

【削れる言葉は削る】
・「という」を削る
・余分なつなぎ語を削る

【あってもなくても文意が通るなら削る】ことで文章をすっきりさせます。

【漢字は少なく】
・漢字とかなの割合は3対7を目安とする

「時(とき)」「事(こと)」「出来る(できる)」「等(など)」「物(もの)」「所(ところ)」など、比較的よく使う言葉でも「ひらがな」にすることで読みやすくなる。
特に、パソコンでの文章作成のときは、注意が必要です。

【同じ語尾を連続で使わない】
・語尾が同じだと読んだとき違和感があるので、言い回しを意図的に変える
  「例」
事前にこれを見ていただきますと、スムーズに取り組んでいただけます。
事前にこれを見ていただきますと、スムーズに取り組めます。

語尾の言い回しは、【です・ます】調よりも、【である】調のほうが多い。

【主張・詳細・理由はべつの文で】
・一つの文で説明し切ろうとすると、どうしても長くなってしまいがち。

「◯◯だ!」「例えば××」「なぜなら**」と、区切ることでメリハリがでます。

【肯定文を使う】
・同じ意味でも、「~してください」「~してはいけません」では受ける印象が違います。
・何をすれば良いのかを、的確に伝えられるからです。

否定文じゃないと意味が通じないときだけ、否定文を使用することを心がけるとよい。

【主語と述語をなるべく近づける】
・極端に離れてしまうと、その文の主張が見えにくい。

文章の途中で考える必要がなく、スルスルと頭に入るように、それらを探す手間をかけさせない。

【書き終えたら必ず校正】
POINT
・あなたの主張は明確になっているか?
・説得力のある理由を示せているか?
・理由を証明する根拠のデータに間違いはないか?
・結論で、重要な部分を繰り返し伝えているか?

校正は大事な作業です。核となる部分の構成をチェックしましょう。

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