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最近、パッとしないな…と感じたら「仕事の棚卸し」をしよう!

新しい気分で仕事に取りかかるために

更新日: 2012年07月26日

MonohaStarさん

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はじめに

こんな自覚症状はありませんか?

・最近、モチベーションが低下している

・仕事の効率が悪いと感じている

・扱う情報の量が多すぎて頭の中が混乱している

・やりたいことがあるのに手をつけられずにいる

そんなときは「仕事の棚卸」をしよう!

毎日仕事に追われているけれど、いくらこなしてもゴールが見えない。いつ終わるか分からない。自分がどんな位置にいるのか確認できない。

そんなとき、新しい気分で仕事に取りかかるために、「自分の仕事を一度棚卸しをしてみる」のをおすすめします。

仕事の棚卸のねらい

仕事や仕事の流れを確認し、整理し直すことで、省力化や品質の向上などの仕事の改善につなげること。

仕事と気持ちを一度リセットする。

仕事の棚卸はとっても簡単

「書き出して」「確認し」「改善する」の3ステップ

1. 抱えている仕事をすべて書き出す

自分が日常的に行っている仕事、現在進行中の仕事、これからやらなければならない仕事、やりたい仕事などをすべて書き出してみる。

2. 書き出した仕事内容を確認する

確認のポイント
・それは必要か
・それは過剰ではないか、ほかと重複していないか
・資料や情報を最小化できないか
・会議や打ち合わせが多すぎないか
・ルーチンワークは最適化されているか(ムダがないか)
・発展や成長が見込めない仕事を削減できないか
・人に任せられないか...など

3. あきらかになった問題点を改善する

改善のポイント
・やめる・減らす
・優先順位を決める/改める
・集約する
・仕組み化する/仕組みを改善する...など

付録:棚卸チェックリスト

書き出した仕事内容を確認する際に使えるチェックリストです

改善の視点(もっと~ないか,ほかに~ないか,加減乗除)

自分がトップならカネを払うか
それをやめたら組織が成り立たないか
それをやめたら取引停止になるか
時期を逸して(外れて)いないか
半分にしたら何が起こるか(誰が困るか)
念のためにやっているのではないか(やれば安心?)
費用対効果は妥当か
成果が出ているのか
GOがあってSTOPがない
代用できないか,代替案はないか
結合・組み合わせはできないか
5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾け)はできているか
報連相は徹底されているか
PDCAは徹底されているか
そのコストは妥当なものか
もっと質をアップできないか
もっとスピードをアップできないか
もっと少ない人でできないか

目的思考(指向)からの棚卸し(削減,短縮,廃止)

無目的ではないか(意味を失っている,形式化している,形骸化している)
目的を誤っていないか(1週間遅れの会議の記事録,意味不明の文書配布)
目的が見えなくなっていないか(業務日報,チェック表,管理表,帳票等)
同じ目的ではないか(日報・週報・月報,口頭説明の上報告書,捺印等)
目的が重複していないか(メールと電話連絡,複数部門での重複等)
いままでの慣習・前例(清書,定例会議,朝礼,報告書等)
他で補えないか(出荷案内と納品書等)

機能(働き)思考(指向)からの棚卸し(削減,短縮,改善)

時間,カネを削減,短縮
回数,インターバル,期間を短縮,削減
数量,種類,枚数を短縮,削減
ルート,送り先の削減
集約する
社内外のコミュニケーションを短縮,削減,廃止
標準,目安を決める
それはあなたが買うか(使うか)

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