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歓送迎会・お花見《幹事の心得》 成功の鍵は"おもてなしの心"

イベントを取り仕切る幹事は、責任重大ですよね。幹事力を付けてイベントを成功させるべく、《幹事の心得》まとめてみました♪

更新日: 2014年06月01日

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angelkissesさん

一、事前準備は抜かるべからず

事前準備には、細かいところまで気配りする。料理やドリンク、イベント内容、会費……、飲み会についての具体的な内容を、参加者ひとりひとりの顔を思い浮かべながら慎重に決めること!会の成功はすべて事前準備にかかっているといっても過言ではない。いまこそ幹事の細やかな気配りが試されるとき!

1. まずは日程を決める

出欠表は、、社内メールや掲示板を使うよりも、回覧で回してもらうのが確実で手間も掛からない。会場選びの参考にすべく、出欠表にはお店の好みや要望を記入してもらう欄を設けること。

2. 上司の意見を尊重し、会場及びメニューを決める

幹事のセンスで、候補になる店をピックアップする。味よりも、交通の便や雰囲気の良さで店選びをした方が喜ばれる確立が高い。店の候補を絞ったら、直属の上司に伺いを立てる。上司の決定なら、異議を唱える人は少ないし、上司は過去の飲み会事情や部員の好みにも精通しているはずで、きっと有意義な情報をくれるはず。上司の意見を考慮し店を決めたら、「この店にします!」と一言上司に報告してから予約を取る。(上司には常に”ホウレンソウ”!) 実際に会場を下見し、店員と事前打ち合わせをしておくと安心だ。

3. お金のことでトラブらないよう、会費の概算、支払い方法を決める

会費制でやる場合には、食事代に必要経費(会場費、ゲームや抽選会の景品など)を加えて、参加者の人数で割ったものが会費となる。万が一のため、出席者を2割程度少なめに見積もって会費を算定しておく。幹事の立替払い&事後清算で行う場合には、会費の概算額だけ見積もっておく。

4. 楽しい会になるよう配慮しながら、席順を決める

席順は、仲良しで固まってしまうと親睦も深まらず、宴会の盛り上がりにも欠けるので、くじ引きが良い。ただし、犬猿の仲の二人がいる場合には配慮が必要。また、喫煙者と禁煙者の席をさりげなく分けた方がベター。社長、部長はくじ引きせずに上座で固定する。

5. 日時、場所、メニュー、会費等を周知する

Eメール、掲示板などに宴会の詳細を明記し、参加者に告知する。事前に集金する場合には、集金日も明確に。お店に出席人数の最終確認をする必要があることから、出欠変更の締切日も忘れずに書く。

6. 当日スマートに誘導できるよう、二次会の当たりをつけておく

一次会のお店付近で何軒か探しておけば、当日になって慌てずに済む。

一、幹事は会場に一番乗りすべし

当日は参加者より先に会場入りする

出席表、会費徴収のおつりや領収書の準備、司会進行の流れ、音響や照明の具合など、チェックポイントはてんこ盛りだ。早めに行って落ち着いた気分でみんなを迎えよう。

一、「乾杯の挨拶」はビシっと決めるべし

乾杯の役割は、宴をスタートさせること。全員で一斉に飲むことで、出席者の一体感を高める効果もある。盛大に、気持ちよく「乾杯!」と声を張り上げよう。乾杯の挨拶は、短くて構わないが、形式に捕らわれず、自分の思いを交えて自分の言葉で挨拶することが大切だ。

乾杯の挨拶は、「イントロ」、「メインスピーチ」、「乾杯」の3段階

基本的な流れは、立ち上がって一礼→前に出る → 一礼して自己紹介 → 1分ほどの短いスピーチ → 乾杯の発声 → お礼をして終了というのが一般的だ。

短い挨拶の中にも温かいメッセージを込める

お酒や食事を目の前にしている状態なので、パパっと短く切り上げた方が多くの場合喜ばれる。

一、皆が楽しめているか、常に気を配るべし

宴会スタート後は、司会進行を務め、皆が最後まで楽しめるよう配慮

やっと宴会が始まって一安心。でも、この時点で気を抜くのはまだ早い!料理や飲み物にも気を配り、不足がないか、皆が食事を楽しめているかをチェックする。幹事は自分の飲食よりも、盛り上げ役に徹するべき。

一、お酒は美しく注ぐべし

お酒の席では、同席している人のグラスが空になったままにしないのが基本的なマナー。しかし、お酒が弱い人や体調が優れない人、ゆっくり飲むのが好きな人など、それぞれのペースがあることも忘れずに。お酌をする際には、”おもてなしの精神”で心を込めて美しく注いであげたい。

ビールの注ぎ方

瓶の中ほどを右手で持ち、左手を軽く添え、瓶のラベルが上になるようにする。この時、手の甲が上になるように注意。手の平を上にして注ぐのは、「逆手の逆注ぎ」といって失礼になる。注ぐ時には、初めは緩やかに、徐々に勢いよく注ぎ、泡ができ始めたら再び緩やかにすると泡がきれいに立つ。

ワイン・シャンパンの注ぎ方

他のお酒同様にラベルが上になるように注ぐ。注ぐ量はワイングラスの3分の1まで。シャンパンをフルート型のグラスに注ぐ際は、一度に注ごうとすると溢れてしまうので、まずほんのちょっぴり注ぐ。泡が沸き立った後、泡がいったん落ち着いてから普通に注ぐ、という二段階注入法が効果的。

日本酒の注ぎ方

注ぎ口のないものは、絵柄を上にして注ぐ。盃は、飲む時に飲み易いように八分目を目安に。注ぎ終わる直前にお銚子の口先を手前に回せば、滴が垂れずに注ぎ終われる。盃をテーブルに置いたまま注ぐ「置き注ぎ」は、無礼なのでやらない。

一、「メインイベント」を用意すべし

何か趣向を凝らしたイベントを企画し、会を一層盛り上げる

じっくり話をしながら飲むのもいいが、イベントを企画すると座が盛り上がる。女性には意外に手品が人気。景品付きのビンゴ大会は確実に盛り上がる。同僚を集めて余興部隊をあらかじめ用意しておくと良い。

一、「締めの挨拶」を忘れることなかれ

スマートに宴会をお開きにさせるのも、幹事の重要な役割だ。盛り上がっているとしても、ダラダラと居座り続けるのはお店に迷惑が掛かってしまう。締めの挨拶で一旦は終わらせて、あとは二次会に持ち越すのがスマートだろう。

盛り上がっている最中でも、はっきりと大きな声で呼びかける

例: 「皆さん、会場のお時間が迫っておりますので、この辺りで一旦締めさせていただきます。本日はお忙しい中お集まりいただき、ありがとうございました」

会の感想を簡単に述べ、お開きなのか、引き続き会場で歓談してよいのか、二次会の有無を伝える

例: 「今日は楽しい時間を皆様と一緒に過ごすことができ、大変嬉しく思っています。まだまだ飲み足りない方もいらっしゃると思いますので、この後は隣のバーで二次会を予定しています。是非ご参加ください!」

最後は、一本締めや三本締め、万歳などで歯切れよく締める

地元の手締めのスタイルで締めれば、きっと最後にもうひと盛り上がりするはず。

お店選びの参考に・・・

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