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オフィス机はこう使う!仕事もはかどる整理術6ルール

4月になり、異動や転職、座席の配置の変更などで今まで使っていた机の中を整理する機会になる人も多いのではないでしょうか。心機一転デスクの使い方を見直して仕事の効率アップを目指してみては?

更新日: 2016年01月17日

ななつこさん

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机がきれいな人は仕事が出来る

「処理する情報量が少ければ、脳のストレスが軽減されます。余計な情報がない机、つまり物が少ない机は、仕事への集中力や処理能力も上がります」と言うのは、医学博士の米山公啓さん。

脳科学的にも机がきれい=仕事ができるみたい

使いたい書類がいつも見つからない。そんな一日10分の捜しものも、年間にすれば44時間のロス! 捜す時間の分だけ仕事は遅れ、その仕事に関わるほかの人の時間まで奪っていることになる。

出来る人はその分の時間も仕事にまわしているんですね。

使い方のルールを守って仕事ができる人の仲間入りをしよう!

デスクを使いこなす6つのルールをご紹介!

①机の上には極力ものを置かない

理想は「帰るときは、机の上にパソコンと電話だけ」という状態。

②センター引き出しは空にしておく

正面の薄い引き出しのこと。

正面の引き出しは空にして離席時などに作業中の書類の一時置き場に。するとデスク上が散らからない。

③小引き出しには文房具―トレーで仕切って定位置を決める

センター引き出しのとなり。一番上の引き出しです。

ペン類、付せん類などグループ化し、トレーで仕切ると使い勝手がいい。必要なものを、必要な数だけ入れるのが基本。余分なストックは共有スペースに戻したり、使えないものは破棄すること。

「2段に分かれている場合は、取り出しやすいように上の引き出しに使用頻度の高いモノを入れるのが基本です。同様に引き出しの中も、使用頻度に応じて手前から奥へモノを置くようにしましょう」

④中引き出しには辞書やCD等のメディア、お菓子等の私物―上から見て分かるように収納

この引き出しには、A4の書類を横に重ねて入れる人も多いのですが、書類を横に重ねると取り出しにくいのでオススメできません。ここには、電卓、辞書、ガイドブック、スタンプ、メジャーなど、書類でも文具でもない、B5よりも小さい小物類をまとめて入れるのがベスト。入れ方のポイントは、「上から見て何がどこにあるかが一目で分かり、簡単に取り出せる」ことです。

⑤大引き出しには書類―ファイルボックスに立てて収納する

中引き出しの下の一番高さのある引き出し。書類の並べ方で使いやすさが変わります。

一番手前に、その日のうちに処理が終らなかった、やりかけの書類(懸案フォルダー)を置き、その次に個人的に収集・作成した参考資料などを入れる。

⑥定期的に片付けるサイクルを作ろう!

毎日少しの片付けと四半期毎等大きな区切りでの整理でいつもきれいなデスクに。

習慣にするコツは、「1日15分で1カ所」だけ行うこと。意気込んで一気に整理整頓を行おうとすると、途中で挫折して嫌になったり、いったん片付いても、リバウンドが起こりやすくなったりします。「1日1カ所15分」は、簡単に続けやすく、成果も出やすい基準です。

必ず案件別にファイリング。一番下の引き出しには書類ボックスが4つ。手前から新しい順に四半期で分け、期末に奥の古い分から箱ごと出して中身をさっと処分する。

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ななつこさん

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