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大学生必見! 社会人や教員へのメールの書き方〔就活対策にも〕

なかなか誰も教えてくれない正しいビジネスメールの書き方。知らず知らずのうちに、失礼なメールを送っていませんか?実は、メールの書き方は、就活や、大学での先生とのやりとりをするうえでも必須な知識です。

更新日: 2015年01月19日

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Tothさん

メールであなたは評価されているといっても過言ではない

他人から見たら「メール作文能力」=あなたの性格、と言っても良いかもしれません。

メールの文面によって、与える印象が違ってくる。
下手すると、顔を合わせる前に評価が決まってしまっていることもあるのです。

「すいません、明日の約束無理になりました!」
「大変恐縮ですが、明日お約束していただいた時間をずらしていただくことはできないでしょうか? 大変申し訳ありません。」

ほとんど同じことを言っているのに、印象がまるで違いますよね。つまり、メールの文面であなたの性格が判断されてしまう可能性があるのです。

「ビジネスメールの作成方法がわからない」
そんな人はまず、↓このとおりにメールを作成してみましょう。

[教育]大人ですら(ry//"最近、LINEやFBメッセンジャー、SMSの普及により、メールの書き方が疎かになっている方を拝見します。" / “メールとメッセンジャーとの文面の違い | PCサポート布施 サポート独り言日記” htn.to/8xEBXo

LINEなどのメッセンジャーと同じ書き方でメールを作成すると、とんでもなく失礼な文面となってしまうことがあるということは、わかっておいたほうがいいでしょう。

件名(subject)は必ず記入する

件名は、メールのタイトルになる重要な部分です。
入力せずにメールを送ることもできますが、一般的にメール本文の内容を、相手にとって簡潔に、わかりやすくまとめたものを件名として入力するのがマナーです。

【NGなメールの件名一覧】 「こんにちは」 「はじめまして」 「ご確認ください」 「お願い」 「お詫び」 「〜〜〜です」 これらの件名は、一目で用件がわからないので社会人に送る場合は避ける! スパムメールと間違われる可能性大!

例)内容の分かる良い件名の付け方
①【確認】次回、打合せは12月20日9時に貴社会議室でいかがでしょう?
②【出席確認】10月20日の○×運動会の出欠を教えてください。
③【日程調整】4月15日の○×プロジェクトの打合せに出席できますか?
④【報告】11月20日の進捗会議はなくなりました。
⑤【在庫確認】型番AP-1000の在庫はまだありますか?

「送信者」に本名が出ない場合には「『XX演習』宿題について(山田太一郎)」というように、件名の最後に氏名を書き加えると、もらった教員は安心してメールを開くことができます。

ただ、メールの件名が長いのはどうかと思うが… >RT

というご意見もあります。
たしかに全部表示されない可能性もあるので、
【質問】明日のゼミの資料
【お願い】奨学金の推薦文
の程度のほうがいいのかもしれません。

本文最初の1行目…の前にまず「宛名」

大学教員へのメールであれば、宛名を
よく知っている先生の場合→「◯◯先生」
はじめてコンタクトをとる先生の場合→「××大学△学部 ◯◯◯◯先生」(フルネームで)

企業へのメールであれば、宛名を
担当者のお名前がわからない場合→「株式会社◯◯ 人事部御中」
担当者のお名前がわかる場合→「株式会社◯◯人事部 ××××様」
とするのが望ましいでしょう。

×「株式会社〇〇 人事部御中 ××様」
担当者名がわかる場合には「御中」は使ってはダメです。
また、(株)などは使ってはいけません。

ビジネスメールでは、最初に「宛名」を書きます。宛名があれば、迷惑メールや間違いメールと勘違いされる恐れもなくなります。

取引先にメールを出す場合、まずは宛先から入力します。会社名、部署名、担当者名(フルネーム)の順番です。
<例>
株式会社オールアバウト
営業部第1課
水谷 哲也様

とくに、はじめてメールを出す場合には、相手の所属会社、部署なども書く。
会社名についても「(株)」などの記号を使っての省略はなるべくしない。

部署がわからない場合は省略、
担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」などと書きます。

一行あけていよいよ本文スタート…最初に自分の所属と氏名

遅くても2行目までに名前を名乗りましょう。
本題の後で名乗られても、内容を把握し難い
先ず名前!実践してください。

少なくとも、最初のメールでは名乗ることが必須です。

特に非常勤の教員に対しては、「〜大学の〜の授業を受講している〜です、学籍番号は000000」とか自己紹介すること。

複数の大学で似たような授業を担当している教員は多い。
あなたの名前からどの大学のどの授業なのか、教員にとってはわからない

氏名はフルネームで書いて下さい。よほどの珍名さんでない限り、同じ苗字の学生がいくらでもいるのです。友達同士の携帯メールと違って、大人の世界では氏名を明記しないメールは非常識です。

「田中です」と言われても、田中さんは世の中にいっぱいいます。

お世話になっております。DCNの近田です。
#メールの最初に書くこういう文章は単語登録しておくと便利

「日頃よりお世話になっております。」
「◯◯大学××学部の△△△△です。」
と単語登録しておく方法もありますね。

時候の挨拶は不要。

メールと手紙の一番の違いは、「時候の挨拶」が要らないことかな。拝啓&敬具も、前略&草々も要らない(挨拶は必要。“お世話になっております”など)

読むのに時間がかからないよう、簡潔なほうが(=いきなり本題に入ったほうが)喜ばれる。

教員はメールはふつうパソコンで見ているので「夜分すみません」とか不要です。

相手に初めてメールを出す際、相手が自分のことを知らないであろう場合には名乗ったあとで
「はじめまして、突然メールをお出しして申し訳ありません。」
「はじめてメールを差し上げます。◯◯さんからメールアドレスを教えていただきました。」
などの挨拶を最初に書くことは差し支えないでしょう。

本文を書く際の注意①用件の趣旨を明らかに

やや長くなる用件の場合、まず始めに趣旨(目的)を明らかにしてから本題に入る。

この度、○○についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。
面接日程の希望日について、ご連絡いたしました。

文例
「木曜2限の経済学の参考文献について教えていただきたいことがあり、メールいたしました。」
「ゼミのテーマについて、先生にご相談があります」

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