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多くの人の貴重な時間を奪う「無駄な会議」を改善する方法

目的がなく、議論は右往左往…だらだらと長引き、結局何が決まったのかよく分からない。そんな会議をしていませんか?複数の人が集まる会議は、参加者全員分の貴重な時間を消費する人的コストです。「無駄な会議」の原因と、改善する方法についてまとめました。

更新日: 2013年10月05日

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この記事は私がまとめました

なぜ殆どの会社には「無駄な会議」が存在しているのだろう…

▷ 多くの人が「無駄な会議」を感じている。

無駄な会議の為に22時半帰りとかなにやってんだろな自分

あぁ…今日も無駄な会議が開催されるお…もうやだお…

そんなこと言ってないで、寝なければ!明日は朝から無駄な会議だ!無駄な会議ってあるんだなぁっていつも思っている。おやすみなさいませ。

相変わらず結論を先延ばし。 無駄な会議だった。次は出ない。

本来残業を減らすためには無駄な会議、そのための準備を減らすだけで本来するべき仕事が出来て残業減ると思うけどね。

会議の無駄を無くさなければならない理由

会議は複数の人間が集うので会社にとってバカに出来ないコストが発生しています

例えば時給換算で平均3,000円の人間が10人集まれば、その会議には1時間あたり30,000円の人的コストが発生していることに。

「無駄な会議」を感じる要因

▷ 「早く終わらねーかな、この無駄な会議…」

私語が多く、会議と関係ない話に流れやすい

目的のはっきりしていない会議にありがちな「私語」。

発言が無いために会議が進まない

意見を求めても誰も発言をしない会議は、何も決まらないか、もしくは参加者の納得する答えが得られない会議となります。

参加者の選定が不適当

会議の内容について「この話、私に関係ないな…」と思う場面があると、その人にとってその会議は「無駄」と思われてしまいます。

1対1(特定の人)だけで進む

全体的な話ではなく、個人間の話し合いになってしまうと、他の人にとっては退屈で無駄に感じられる会議になってしまいます。

後ろ向きな意見ばかり

批判や言い訳ばかりの会議では、良いアイディアも出ず、精神的にも疲弊してしまいます。

1人が長く喋る

いつ終わるかも分からない演説を始めるタイプの人がいると、会議がダレてしまいます。

会議が長い

終了時間が決められていなかったり、会議が迷走したまま延長されたりすると、無駄を感じてしまいやすいようです。

結論があいまい

「あれ?長時間話し合ったけど、結局何が決まったの…?」
これでは会議の意味がありません。

会議で決まったことが実行されない

せっかく複数の人の時間を使って開催した会議で決まったことが、その後実行されなければ会議自体が無駄になってしまいます。

「無駄な会議」を改善する方法

▷ 会議には参加者全員分の人的コストがかかっている。

議題は、事前に出席者に配布しておく

目的の見えない会議は終わりがありません。
ゴールを明確にするために、必ず事前にアジェンダを用意し、参加者に対し配布することは会議の無駄をなくす上で重要です。

わざわざ大勢が集まって、会議室に閉じこもる必要はありません

会議でやりとりをする内容を精査し、個人同士が話し合って解決できるものであればわざわざ会議室でやる大勢を呼んで行う必要はありません。

メンバーは、必ず出席してほしい“マスト”と、できれば出席してほしい“ウォント”に分けて記載

会議の日時、目的を記載した招集メールに出席者の「マスト」と「ウォント」を記載し、参加者が自分にとって必要な会議かどうか判断させる手段も有効かもしれません。
必要以上に参加者が増え、意見の集約が難しくなることを防ぐこともできます。

会議の目的を定義する

その会議の目的を予め共有しておくことで、無駄な脱線を防ぐことができます。

会議を行う時間を決める

開始時間、終了時間をはっきり決め、進行を担う人は時間配分を管理するようにしましょう。時間内に「決める」ことが重要なのであり、時間をかければ決まるものではありません。

あらかじめホワイトボードに要点や進行をまとめておく

会議の進行スケジュールを予めホワイトボードなど全員に可視化しておくことで、全員に進捗具合を意識させることができます。

複数の議題を会議に組み込まない

議題が複数あると、発言内容も分散し結局何も決まらない…ということも。解決したい明確な目的を設定しましょう。
どうしても決定した議題が複数ある場合、すぐに決まりそうなものから進めるのも会議を短縮するひとつの方法です。

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