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【結婚式二次会幹事代行業者】の失敗しない選び方!

最近、メジャーになってきた「結婚式二次会幹事代行」。多くの業者が乱立し、打合せ時と実際のパーティ内容が想像と異なるなど、クレームが多くなってきていることも問題となっています。そこで、どうしたら失敗しない幹事代行業者が選べるのか、現役ウェディングプランナーが業者のウラとオモテとともに「まとめ」ます!

更新日: 2014年05月30日

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この記事は私がまとめました

tamorio-clubさん

そもそも「幹事代行」って何!?

近年、結婚式二次会について・・・

「結婚式二次会で幹事に名乗り出てくれる友人がいない」
「披露宴に呼べなかった友人のために二次会をやりたい」
「友人に負担をかけたくない」

など、新郎新婦さんの声が多くなり、昔のように、とりあえず集まって飲んでビンゴくらい
やればOK、という時代から、二次会も新郎新婦さんが中心となり、「おもてなし」の場
として重要視されてきています。

そこで、この【幹事代行】が大変便利!
司会・受付・景品・招待状・ゲーム・会場選びなど、幹事さんが行う全ての業務を代行して
くれます。新郎新婦さんは1~3回程度のお打合せだけで、二次会もスムーズに開催できて
しまうのです!

これならば、ご友人幹事さんが必要無いので、二次会も気兼ねなく新郎新婦さんも、ご友人も、
「楽しむことだけ」に集中出来るのです!

しかもプロが運営するから、司会も進行もスムーズ。
内輪で盛り上がることも無く、ご友人皆様平等に楽しめます。また、ゲームもビンゴはもちろん、様々な凝ったゲームが出来るので、満足度がとても上がるため、需要が高まっています。

幹事代行業者の問題点から見る選び方!

関東や関西を中心に、多くの業者が乱立しています。
10年前には2~3社くらいしかありませんでしたが、今では10を超える業者があります。どの業者もHPを見ても似たり寄ったり・・・。せっかく業者を使うなら、自分たちに合った、良い業者を選びたいもの。そこで、様々な問題点と現役ブライダルプランナーだから分かる裏側を大暴露します!これさえ押さえておけば、間違いなし!

①スタッフ(司会・プランナー・受付・音響など)

○進行スタッフ(チーフ・受付・音響など)
 どの業者さんにも「毎週働くスタッフ」と、「忙しい時だけ働くスタッフ」が存在します。
 ブライダル業界には3~6月,9~11月のハイシーズンと、1.2.7.8.12月のオフシーズンが
 あります。1日に多くのパーティを請け負う業者さんは、オフシーズンは、基本的に良い
 スタッフのみで運営することが出来ますが、ハイシーズンは、スタッフが足らず、
 「忙しい時だけ働くスタッフ」を使わざるを得なくなってしまう訳です。なので、

 「思いっきり学生バイトみたいなスタッフで微妙だった」
 「プロとは思えない動きだった」
 「思っていた雰囲気と違った」

 などという声を良く耳にします。

 ある程度、スタッフによってバラツキが出てしまうことは仕方無いと思いますが、あまり
 にも差が出てしまうのは、同じ料金を支払っている新郎新婦様やゲスト様にとって、
 いかがなものかと思います。もちろん、それでもゲスト様にお願いするよりは、楽で、
 ある程度やってくれるので、ご満足されている新郎新婦様も少なくありません。


○司会
 どの業者さんも、「自社教育」「司会業者と提携」などを売りにしているかと思いますが、
 これは当たり前で、本来、「どの司会をどのパーティに当てはめるか」が最も重要になり
 ます。「司会が慣れていれば全て上手くいく」というのは、大間違いです。新郎新婦様や
 ゲスト様の【雰囲気・年齢層・男女比・人数、進行内容・新郎新婦様のご要望】や会場
 の雰囲気など、様々な条件に見合う司会が進行しなくてはなりません。なので・・・

 「司会のノリが浮いていた。司会だけで盛り上がっていた。」
 「もう少し、しっとりやりたかった。」
 「司会が業者業者していて、親近感が無かった。」

 などの声を耳にします。

 二次会や1.5次会の司会は、基本的に事前に司会者との打合せをすることはほとんど無く、
 幹事代行業者プランナーが、ご要望を聞きながら検討することがほとんどです。
 なので、ハイシーズンには、思った通りの司会にならなかったり、「忙しい時だけ働く
 スタッフ」が司会となり、レベルが低かったりと、問題が生じます。
 また、多くの業者が、マニュアルに当てはめた打合せを行うため、パーティごとの特徴など
 をよく理解せず、人数くらいで決めてしまっていることも要因のひとつです。


★こんな業者さんなら安心!
 
 【一日開催可能パーティ数を限定している業者】

 ハイシーズンもオフシーズンも、パーティ数を限定することで、経験と実績をしっかり
 持つ「毎週働くスタッフ」のみで運営しているため、司会やスタッフのレベルのバラツキを
 解消することが出来ます。利益だけではなく、しっかりとクォリティまで考えている業者
 である証と言えるかと思います。

②進行(ゲーム・景品・演出など)

○進行のフォーマット化
 多くの業者さんが、上記のような【忙しいときだけ働くスタッフ】でも対応出来るよう
 に、【準備・進行・ゲーム・景品など】をフォーマット化し、型にハメるようにします。
 そうすると、同じ業者さんで行ったパーティに2度参加されたゲスト様からは、
 
 「前と同じ内容や景品だね」

 という声が出兼ねません。なので、それを不安に、ご友人にご紹介することも難しくなり、
 実際参加したゲスト様がご検討される際には、別の業者さんを選ぶこととなります。
 クチコミが少ない業者さんは、これに当たることが予想されます。
 
 また、フォーマット化された進行では、【新郎新婦様色】を出すことは難しく、せっかくの
 「お二人らしい」雰囲気を逆に壊してしまうことにも繋がります。

○ゲーム
 新郎新婦様のためにお越しになっているゲスト様にとって、ゲームの内容は、とても重要
 です。せっかくプロに頼むなら、ビンゴ以外にしたいもの。そんな中でも、あまり結婚式や
 新郎新婦様に関係の無い、フォーマット化されたゲームは、その場は盛り上がるかもしれ
 ませんが、思い出に残るものとは言えません。新郎新婦様を感じることが出来るような
 ゲームで、ゲスト様が盛り上がるようなゲームを選べることが大切です。

 ゲスト様の年齢層や男女比、雰囲気やご披露宴からの比率など、様々な条件や、新郎新婦様
 のご要望を鑑みながら、ご提案出来る業者はオススメです。

  「未婚ゲスト様が多いので、ゲスト様同士で交流して欲しい」
  「年齢層高めなので、座りながら簡単に出来るゲームが良い」
  「自分たちのことを知ってもらえるようなゲームがしたい」
  「歓談を中心に取りたいから、時間短めで盛り上がれるものがやりたい」

 など、様々な要望に応えてくれるゲームを用意している業者さんは良い業者さんです。

○演出について
 二次会でも多くなっている「ケーキ入刀やブーケトス、プチギフト」などのオプション演出
 に加え、新郎新婦様の色が出るようなオリジナルの演出を持っている業者さんは、良い業者
 と言えるかと思います。

 また、最近では、演出はご自身でお好きなものをご用意される「お持込」をご希望される
 新郎新婦様も増えています。ケーキなどの飲食物については、会場のルールにより、持込みが
 禁じられていることも少なくありませんが、その他、多様化しているオプション演出に
 ついては、会場はOKのところが多くなっています。ただ、会場はOKでも、幹事代行業者は
 NGというところもあります。もしくは、持込みはOKだが、進行や司会で対応してもらえ
 なかったり、うまく進行出来ず、盛り上がらなかった、という声も聞きます。
 
 一見、リーズナブルな料金体系の業者さんでも、オプションが高く、結局ご負担が膨れて
 しまうなんてことも良く聞くトラブルのひとつです。


★こんな業者さんなら安心!
 
 【新郎新婦様らしさを演出できる、柔軟で臨機応変な対応が出来る業者】

  ひとつのパーティにしっかりと時間をかけて、【新郎新婦様らしさ】を追求することに
  注力してくれるかどうかが大切です。
  ただ、その実現のためには、ひとつひとつ異なるパーティに臨機応変に対応できるスタッフ
  や経験が必要となります。結局戻ってしまいますが、「一日開催可能パーティ数を限定」
  している業者が一番近道と言えるかもしれません。

③料金

○料金体系とサービス内容
 リーズナブルな料金を売りに、内容も充実で大きく宣伝している業者さんもありますが、
 本当にリーズナブルで内容が充実しているのかは、しっかりと精査する必要があります。

 基本的には、【当日ゲスト様数×サービス料】に加え、オプションプランによって料金が
 加わるという業者さんがほとんどです。サービス料を低く設定し、基本料金も「0円」
 に設定している業者さんもあります。

 <特に気をつけたいサービス>
 ・プロカメラマン写真撮影無料
  「プロカメラマン写真撮影」も入っていて、一見かなりお得に感じますが、フタを開ける
  と、当日は撮るのみで、後日買うか買わないかは自由で、買う場合は、別途数万円かかる
  という内容。
  結局、その料金を人数で割って、サービス料に加えると、実質高額になってしまいます。

 ・景品代込み
  一見お得に感じますが、どれくらいのクォリティや品数がが含まれるのか、HPには
  提示していない業者がほとんどです。実際は、サービス料に含まれている部分になり
  ますので、「○万円分」という感じでしょうが、実際はそんなにかかっておらず、
  業者の利益となっている部分です。結局、その景品では足らず、自分たちで追加したり、
  業者さんで追加するなど、よく聞く内容です。

  また、景品も新郎新婦様で準備をしたい、というようなご要望の場合、あまり必要の
  無い景品となってしまいますので、割引など対応してくれると良い業者と言えるかと
  思います。
 
 その他、上記のようにオプション料金が高い業者さんや、実際、「ご負担0円」を謳っている
 プランでは、充実しておらず、結局高いオプションプランを選ばざるを得ないという業者
 もあるようですので、しっかりとサービス内容を把握し、どの業者さんのどのプランが
 ご自身のご希望に叶うものなのか、いくつかの業者からお話を聞き、しっかりと比較検討
 されることをオススメいたします。

○サービス料
 リーズナブル売りの業者さんとは逆に、高額なサービス料の設定を行っている業者もあり
 ます。実際、ホームページにはサービス料を掲載していない業者さんも多々あるようです。
 その他、高額なオプションプラン料金も設定しています。
 
 ただ、多くの新郎新婦様が実際のパーティを体験せずに、検討されることが多いため、
 【リーズナブル=サービス内容が悪い】と勘違いされてしまうこともあるようです。
 
 高額な料金になるには、理由があります。
 
 「都心一等地にオフィスやサロンを持つ」←テナント家賃大
 「ゼ○○○などの大手雑誌に掲載」←宣伝費大
 「ハイシーズンに備えて社員数を増やす」←人件費大

 その他にもあると思いますが、大きな要因であることは間違いありません。この料金を
 賄うためには、料金を上げることが必要となります。なので、サービス内容とはあまり関係
 の無いところに、お金がかかっているということになります。
 【料金が高い=サービス内容が良い】は、当てはまらないことが多いので、お気をつけ頂き
 たい部分です。


★こんな業者さんなら安心!

 【明朗会計でサービス内容も分かりやすい業者】

 これは、HPやお電話メールなどでは、分かりづらい部分なので、ぜひ、数社お話を聞いて
 頂き、比較検討されることをオススメいたします。

 ただ、上記のような高額な料金となる条件がいくつも当てはまる業者は、あまりオススメ
 できないです。
 逆に、良いクチコミが多い業者や、出来る限り分かりやすいHP作りをしている業者は、
 オススメできると思います。

④会場

○会場と業者の関係
 業者さんの中には、会場をご紹介・契約となると、その会場からマージンをもらうところ
 もあります。もちろん、新郎新婦様のご要望にバッチリ合っていれば問題ありませんが、
 「マージン目当て」「ノルマ達成のため」ということも考えられます。
 
 また、マージンを抜かれてしまう会場さんは、どこかで利益を調整しなくてはならなく
 なりますので、料理を減らしたり、スタッフを減らしたり、何かしら悪影響が出てしまう
 ことも予想されます。会場としては、普通のご友人幹事さんや、マージン無しの業者が
 入ったほうが、嬉しいので、対応が悪くなるなども懸念されます。

 その他、「先に会場を決めて頂いていても対応します」という業者でも、勝手に会場と交渉
 を行い、マージンを要求したり、ピンハネを行うなどの声も、会場から良く聞きます。

 会場から、しっかりと料金相応、もしくはそれ以上のサービスを受けるためには、会場と
 業者間の信頼関係も非常に大きい部分となりますので、気をつけたい部分です。


★こんな業者さんなら安心!

 【全て新郎新婦様の目線で提案してくれる業者】 

 一切会場とのマージン等の取引が無く、新郎新婦様のご要望に応じ、新郎新婦様の目線
 で、厳選した会場を提案してくれる業者は安心です。
 もしくは、会場を先に決めている場合でも、業者担当者がしっかりと会場へ足を運び、
 会場とのやり取りをオープンにやってくれる業者は、より安心です。

 新郎新婦様・業者・会場が全て【WIN-WIN-WIN】の関係を築ければ、新郎新婦様や
 ゲスト様の満足のためだけに、業者と会場がタッグを組んで、気持ちよく最高のサービス
 を提供することが可能となるんだと思います。

⑤あると嬉しいサービス

どこの業者も、プランや料金は意識し合っているので、そこまで内容は大きく変わらないことが多いです。そこで、【意外と嬉しいサービス】が有る無いで検討するのもひとつかと思います。

例えば・・・

★披露宴会場からのお荷物運搬
 披露宴で使用した装花やウェルカムボード、DVDなどは、大体、ご友人に運搬を頼む
 新郎新婦様が多いですが、意外と大変。代行業者がやってくれるところもあるようなので、
 ぜひ、聞いてみることをオススメします。

★パーティ後のお着替え補助
 パーティ後、二次会会場にて、お着替えをすることがあります。その際、ウェディングドレス
 を脱いだり、片付けたりするのは、意外と大変。そこまで代行業者のスタッフさんがお手伝い
 してくれると、とても便利。ドレスショップやご自宅への発送もやってくれたら、尚更楽チン
 ですね。

こんなサービスがある業者は、とても新郎新婦様やゲスト様の目線に立っているということで、
信用できるのではないでしょうか!?

良い二次会幹事代行業者のまとめ

上記内容をまとめますと・・・

 【一日開催可能パーティ数を限定している業者】で、どんなシーズンでも、良いクォリティ
 のスタッフや司会を提供してくれて、
 
 【新郎新婦様らしさを演出できる、柔軟で臨機応変な対応が出来る業者】で、ひとつひとつ
 のパーティを大切に扱ってくれて、

 【明朗会計でサービス内容も分かりやすい業者】で、ムダ無く、必要なサービスを必要な
 だけ、予算内でしっかりサービスを受けられて、

 【全て新郎新婦様の目線で提案してくれる業者】で、要望通りの会場を提案してくれたり、
 既に決まっている会場ともスムーズに対応してくれる。

そんな業者が【最高の二次会幹事代行業者】と言えるのだと思います。

最終的には、全て【人間】が行うものですので、信用できる担当者さん(プランナー)が
いる業者さんが一番かもしれません。料金については、似たり寄ったりですので、
後で後悔しないためにも、しっかりと選びましょう!

ぜひ、これから幹事代行業者を探す新郎新婦様に、ご希望に沿った業者が見つかることを
心よりお祈りしています!!


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こんな便利なサイトもあるようです。
まとめて比較できるのは、とっても楽チンですね。
ご参考まで。

【結婚式二次会・1.5次会 幹事代行業者 厳選navi】
http://www.kanjidaikou-gensen-navi.jp/

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