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遅いけど怒らない!!角の立たない「メール返信催促」のビジネスマナー

ビジネスシーンでは、重要な要件であるにもかかわらず、相手からの返信メールが届かないことがしばしばあります。相手が忙しいこともあるでしょうし、中には性格的にメールの返事が遅い人もいるようです。ここでは角の立たないメール返信を要求する文章の書き方を見ていきます。

更新日: 2016年02月12日

springspringさん

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-ビジネスシーンでよくある光景

重要なビジネスメールのはずなのに…。

悩ましいのは、ちょっと気を使わなくてはならない人に、返信メールを催促するとき

上司だったり、取引だったり、顧客だったりと事情は人によって様々。

-メールの返信が遅い人は意外と多い

メールを見てない、見たのに忘れている、返すのが面倒くさいという理由でメールの返信が遅い人はいる

-相手にメールの返信を催促する前に確認すべき可能性

▶メールの返信が遅い可能性①
・相手が出張や休暇でしばらくメールが見ることができなかった

▶メールの返信が遅い可能性②
・相手には届いているが、迷惑メールなどに分類され読まれていない

通常のメールが誤認されスパムメール扱いになる可能性もある。また、メールサーバーのトラブルで相手にメールが届いてないこともある。

まずは行き違いや手違いがないかをチェック。相手だけでなく自分の方にも送信ミスがないか、確認してみましょう。

と、ここまで踏まえたうえで催促のメールを作成しましょう。

-メールの返信を催促する際の基本スタンス

丁寧な言葉で事実を伝え、怒りをぶつけないようにしましょう

返却、支払い、納品などもそうですが、催促は感情が先立つといらぬトラブルを招きかねません。

仮に相手に不手際があったとしても、一歩引くことができるのが、デキるビジネスパーソン。

-メールの返信を催促する際のNG文例パターン

これら責め口調の攻撃的なメールは慎みましょう。また、もし行き違いや手違いが後で分かった時にお互いが気まずい思いをすることにもなります。

-では催促メールを送る際にはどういうのがベターなのか?

▶メール返信の催促をする際のポイント①
・まず相手の状況確認をする

「×月〇日(火)に見積書をメールにてお送りいたしましたが、お手元に届いていますでしょうか。」と届いているかどうかを確認する。

▶メール返信の催促をする際のポイント②
・メールの返信が必要な理由を述べる

できるだけ冷静な、客観的な表現で記述することが大切。

▶メール返信の催促をする際のポイント③
・現状、自分が困っているので努力をしてほしいということが伝わるような表現にする

「期限をこれ以上延ばすのは難しい状態です」というような表現は効果的。

▶メール返信の催促をする際のポイント④
・催促のお詫びを書く

「お忙しいところ申し訳ありませんが」「ご多様中のところ恐れ入りますが」といった表現は入れたい。

-メールの返信催促に使える表現

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