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【ビジネススキル】知っておきたい基本の電話の「受け方」マナー

会社で電話をとるときのマナー。新入社員の方は是非、社会人にとって電話対応は基本的なビジネスマナーなので、しっかりと身に付けておきましょう。

更新日: 2016年08月12日

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noho3nohoさん

電話対応に苦手意識を持つ人は多い・・

電話対応テンパリすぎて「恐れ入り申すが」とか「承知いたしまする」とか崩壊した敬語を連発しまくってたら今日ついにお客様から「あの武士の子いる?」って電話かかってきたでござる切腹したい。

電話対応苦手だから感じ悪く聞こえたかね。ごめんなさいね

電話対応ほんと苦手もういや_| ̄|○ ミッキーワッフル作る型でジュ〜~っとしてほしいもういや〜~_| ̄|○あぁあ

苦手でも会社では電話を取らなければなりません。
電話の受け方を再確認して、自信をもって電話に出られるようにしましょう!

①3コール以内に受話器を取る

ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。

相手も「会社の電話は2コール以内に出る」というビジネスマナーを共通認識として持っています。
どんな業種であっても2コール以内に電話にでることを基本と考えましょう。

②第一声は明るく

声のトーンはやや高めに、明るい表情が感じられるように、そして笑顔で話すことを心掛けましょう。

態度は必ず相手に伝わってしまうものです。姿勢は目の前に相手がいるときと同様に、良い姿勢で話すように意識しましょう。

態度は伝わってしまします。気を付けましょう。

③相手の会社名、氏名を確認する

相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。
用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。

不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。

また、相手が名乗らない場合は、「恐れ入りますが、どちらさまでしょうか」と丁寧に訪ねましょう。

④挨拶を忘れない

相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。

初めてしゃべる相手であっても、自分宛にかけてきた相手でなくても、この一言は忘れずに添えてください。ビジネス上は欠かせない相づちです。

この時、相手の確認を兼ねて 「○○会社の△△様ですね、いつもお世話になっております」と言うとより丁寧な印象を与えます。

⑤保留にして取り次ぐ

相手が 「鈴木さんをお願いします」と指名してきたら「鈴木でございますね。少々お待ちくださいませ」と復唱し、保留ボタンを押して取り次ぎます。

自分の会社の人の名前を言う時は、たとえそれが上司や社長でも『さん』や『社長』などの敬称は省き、名指しで呼ぶのがルールです。

また、近場にいる人への取り次ぎにしても、受話器を手で押さえて渡すのではなく、必ず保留ボタンを使用します。

あまり長く保留にするのは失礼になります。案件、司に相談して答えなくてはならない案件などの場合、長くお待たせするよりも、かけなおす方が印象が良くなります。

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