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社会人の常識!幹事が気を付ける10のこと

幹事が気を付けるべき10のことを準備から当日の流れでまとめてみました。

更新日: 2015年05月24日

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vivianQさん

【準備】

1.宴会についての把握

上司や先輩から「○月○日の××会の幹事を頼む」と任されました。
この時指示者に以下の確認を取りましょう。

1.日時
  日付と開始時間がいつなのか
2.会場
  場所の指定、希望はあるのか
3.予算
  会社負担か会費制か
  会社負担の場合は、事前に必要な申請についても合わせて確認
4.メンバー
  対象とする人は誰か

2.宴会のお知らせを出す/出欠の確認をとる

まずは××会が開催されることについてのお知らせを出しましょう。皆さんに日程の調整を行ってもらうので、会場となるお店が決まってなくてもお知らせを先に出した方がベストです。

社内向けメールの例文
件名【新人歓迎会】開催のご案内

関係者各位

お疲れ様です。営業部の鈴木です。

新人歓迎会のご案内です。

今年は男子8名、女子5名の新入社員が入社します。

つきましては、
彼らを歓迎し、部署を超えた親睦を深めるべく、
下記の通り、歓迎会を開きます。

お忙しい時期ではありますが、
ぜひご出席くださいますようお願いいたします。

なお、出欠のお返事【○月○日(金)まで】に
ご返信ください。よろしくお願いします。
--------------------------------------------------------
日程:○月○日(金)19:00~
(2時間程度を予定しております)

会場:新橋近辺

会費:4000円
--------------------------------------------------------
会場は決まり次第別途ご連絡致します。

何かご不明点がございましたら
営業部 鈴木(xxxx@xx.xx / XXX-XXXX-XXXX)
までご連絡お願いします。

以上です。

鈴木

3.会場を探す

重要となる会場を探しましょう。ポイントは以下の通りです。

1.チェーン店以外のお店
2.駅歩5分前後
3.個室または、区切られているスペースであること
(区切られている場合、全員が1つの空間で収まること)
4.飲み放題に生ビールが入っている
(生ビールがピッチャーで提供されないこと)
5.近くに二次会(カラオケ等)を開催できる場所がある  
6.ビュッフェ形式はNG
7.2時間の飲み放題がある
(会社の飲み会なので、用事があっても参加している方もいるので
3時間のコースは避けましょう)

4.会場を決定する

お店をいくつかピックアップしていき、その中から2つお店を絞りましょう。
直接お店に連絡をしてみて、ポイントを押さえている場合仮予約をしましょう。
上記の「3.会場を探す」のポイントと合わせて以下のポイントも確認をしましょう。

1.コースの料金は税込の価格かどうか
2.人数の変更は何日前まで可能か

もし、重要な会の場合は、直接お店に下見に行くのがベストです。

電話で仮予約をしたら、指示者に確認をしてみましょう。
もしかしたら、全く異なったお店を希望しているかもしれません。
必ず確認をとり、直接選んでもらうか、どちらでもいいよと言われたら
自分で良いと思う方に決定しましょう。

使用しなくなったお店への仮予約のキャンセルをすることを忘れずに。

5.会場の連絡をする

会場が決まった連絡をしましょう。
社内向けメールの例文
件名:【新人歓迎会】会場のご連絡

関係者各位

お疲れ様です。営業部の鈴木です。

新人歓迎会の詳細が決まりましたので、ご連絡します。

なお、仕事の都合上等で参加できなくなった方がいましたら
営業部 鈴木(xxxx@xx.xx / XXX-XXXX-XXXX)まで
○○月○○日までに欠席の旨、ご連絡お願いいたします。
--------------------------------------------------------
日程:○月○日(金)19:00~21:00

会場:居酒屋 △□店
   新橋駅 徒歩4分
   (X番出口を左に出て、右手に見えてくるローソンを
    右折すると見えてきます。)   
   宴会コース(2時間飲み放題付)
   URL:www....

会費:4000円

予約名:~~~会社
--------------------------------------------------------
何かご不明点がございましたら
営業部 鈴木(xxxx@xx.xx / XXX-XXXX-XXXX)
までご連絡お願いします。

以上です。

鈴木

【当日】

6.到着者の確認

当日は【参加者のリスト】を用意していきましょう。
会場に15分前には着いているようにし、店舗前で待っているようにしましょう。

・開始時間になっても到着してない人がいた場合
 →電話をして確認をとってみましょう。

・開始時間が過ぎた場合、
 →上司に到着していない人とその旨を報告し、開始の確認を取りましょう。

7.宴会の進行

さあ、宴会をはじめましょう。ここで大切なのは挨拶の順番です。

1.「開宴の挨拶」
ここでは幹事となるあなたが開宴の挨拶をしましょう。挨拶といっても長々と話すのではなく、今回行う会についての説明を簡潔に行いましょう。

2.「はじめの挨拶」
はじめの挨拶は参加者の中で「一番役職の高い人」へお願いします。事前にお願いをしておくことを忘れずにしましょう。

3.「乾杯の音頭」
乾杯の音頭は「はじめの挨拶」と一緒にお願いしちゃっても良いかと思います。「開宴の挨拶」の際に、「初めの挨拶と乾杯の音頭をお願いします」と頼んでおくとスマートです。

挨拶と音頭を分けて行う場合は、「三番目に役職の高い人」へお願いしましょう。これも事前にお願いしておくことを忘れずにしておきましょう。

8.宴会中の配慮

宴会中の以下のことを気をつけましょう。

1.飲み物の注文
 グラスが空っぽになりそうな方がいたら次の注文を聞き、店員さんを呼びましょう。

2.お皿など備品の注文
 取り皿が足りなかったり、後から来た人の箸やグラス、またおちょこなどが足りなかった場合も、追加の注文をしましょう。

3.テーブルの様子
 もし盛り上がっていないテーブルがあったら、場を盛り上げましょう。

幹事が酔っぱらうなんてことにはならないようにくれぐれも注意しましょう。

9.宴会を締める

終了時間が過ぎたら宴会を締めましょう。最後は「役職の二番目に高い人」に締めてもらいます。一言、時間が過ぎたことを知らせ、役職の二番目に高い人に締めの挨拶をお願いしましょう。

10.会場の忘れ物確認

会場は一番最後に出ましょう。皆さんが外に出たら、会場に忘れ物がないかも確認しましょう。最後に皆さんを見送ったら宴会終了です。

お疲れ様でした。くたくたでお腹もペコペコでしょう。ゆっくり休んでください。

でももし、二次会もある場合は、次のお店の場所、誘導等をスムーズに進めるのも幹事のお仕事です。あともう一頑張りです。ラスト頑張りましょう!

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