まずは××会が開催されることについてのお知らせを出しましょう。皆さんに日程の調整を行ってもらうので、会場となるお店が決まってなくてもお知らせを先に出した方がベストです。

社内向けメールの例文
件名【新人歓迎会】開催のご案内

関係者各位

お疲れ様です。営業部の鈴木です。

新人歓迎会のご案内です。

今年は男子8名、女子5名の新入社員が入社します。

つきましては、
彼らを歓迎し、部署を超えた親睦を深めるべく、
下記の通り、歓迎会を開きます。

お忙しい時期ではありますが、
ぜひご出席くださいますようお願いいたします。

なお、出欠のお返事【○月○日(金)まで】に
ご返信ください。よろしくお願いします。
--------------------------------------------------------
日程:○月○日(金)19:00~
(2時間程度を予定しております)

会場:新橋近辺

会費:4000円
--------------------------------------------------------
会場は決まり次第別途ご連絡致します。

何かご不明点がございましたら
営業部 鈴木(xxxx@xx.xx / XXX-XXXX-XXXX)
までご連絡お願いします。

以上です。

鈴木

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