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上司に確認せず仕事を進めてた!その確認が「共通認識」を増やす第一歩

誰でもどこかでかならず上司であり、部下でもあるという現実を忘れてはいけません。できるビジネスマンになるには仕事で分からないことは、そのままにせず質問することが大事です。

更新日: 2016年01月16日

ueko_uekoさん

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▼上司に確認をせず失敗!本来「確認」すべき点は?

経験も知識も先輩や上司に及ばない状態で自分勝手な判断で仕事を進めることは、無用な危険を招くこともあります。その危険度によっては、上司に怒られるだけでは済まないかもしれません。

慣れている仕事でも、業務の基本となる情報、納期や内容、詳細などはきちんと確認することが必要です。

複数の業務を抱えた場合は、どれを優先するべきか、頼まれた上司や先輩にしっかりと確認する行動は、社会人として大切なことです。

指示を受けたあとなどは、自分の解釈が間違っていないかどうか、聞き取り間違いをしていないかどうかなどを必ず相手に確認しましょう。

▼確認不足があると、仕事の効率が良くないことも

仕事の失敗やトラブルは、こうした最初の確認作業をしておけば防げることが多いものです。また、長く掛かる仕事の場合は中間報告も必要です。

仕事のやり直しが起こる最大の原因が「期待される成果」の理解不足です。どんな小さな仕事でも、確認不足は起こります。

少しのミスでも、その箇所が悪ければ大部分を訂正しなくてはならない場合もあります。そうなれば、二度手間、三度手間と同じことを繰り返しすることになります。

例えば1週間、上司に報告せずに間違ったまま仕事を進めていたら、その1週間が全くの無駄になってしまいます。

▼「自分から動ける部下」と「自分勝手に仕事を進める部下」の差

出典kcszk.com

部下が両者の違いに気づくことで、今自分がどう動くべきかが分かり、その結果、仕事のやり直しが少なくなります。そして、上司の仕事の一部を代理できる部下が、結果として出世していきます。

その人に与えられている権限をきちんと理解しているか。この人は権限をきちんと理解している、という安心感があれば、上司の指示を待つ必要はない。

『自分から動いては悪いとき』イコール『勝手に判断して動いてはだめなとき』は、権限を持つ上位者に指示を仰ぎ、その指示に従うことです。

この仕組みのもとで働く限り、「自分勝手に進めてしまう人」は、委譲された権限の範囲をわかっていない人となります。

▼つまり上司と部下が同じ共通認識を持つことが大事

同じ職場の仕事仲間であっても所詮他人の集まりです。仕事の対する考え方や取り組み方も違います。会社への思いも人によってそれぞれです。コミュニケーションとは「共通認識を持って目標に向かう意思疎通」である。

共通認識とは、あなたの言葉を聞いて、相手の頭の中に生まれる認識が、あなたと共通しているかどうかです。

会社の共通認識や価値観がメンバーに浸透すれば、細かな指示がなくても、メンバーは状況に応じて組織目的に合致した行動をとることができるようになります。

仕事のやり方を関連メンバー全員の共通認識として捕らえられ、指示をする側もされる側のコミュニケーションがよりスムーズに行うことが出来ます。

同じチームでゴールを目指す際に、目標やゴールイメージ、そして、役割分担、スケジュールなどお互いに理解しておくことで、結束力も業務スピードも違ってきます。

多くの人と連携をしているので、自分の周囲の業務が効率化できれば、当然その恩恵は自分に返ってくるのです。

組織の中である程度、使う言葉の定義を明確にしておくことで「共通認識」を作り出す時間を短縮することが可能です。

▼共通認識を作るための部下から上司への上手な質問方法

ビジネスにおけるコミュニケーション、具体的に伝えることの目的は「共通の認識」を作ることにあります。なぜなら、共通認識が無ければ相乗効果は決して生まれないからです。質問の仕方や聞くコツによって相手から引き出せる情報が何倍も変わってくるのです。

ビジネスでは、短時間で密度の濃いやり取りが要求されます。そこで確認するには、適切な質問をして、話を具体的に確認します。

質問は「いつ・どこで・誰が・なにを・なぜ・どのように」の5W1Hに基づいて行う。

「5W1H」(Why/What/Where/When/Who+How)は、代表的なフレームワークの1つです。

ですから、「プロジェクト全体としては何を狙っているのですか?」「プロジェクトは社内だけで、社外とは関係しないのですか? 」「社内で協力しなければならない関連部署はどこですか?」

という質問をして、その答えを同じプロジェクトに属する人たちが共有するようにすると、その仕事を進めていく中で、連絡不足とか手順が前後するということは、ずっと少なくなるはずです。

▼上司から部下へ使う5W1Hの質問は、「なぜ」の使いすぎに要注意

実は、「なぜ」という言葉は人を萎縮させたり、防御態勢に入らせるという側面があります。そのため、相手は「申し訳ございません。私の不注意で」と反省モードに入ったり、「他に優先することがあって」と言い訳モードに入ってしまいます。

「WHY」を使って質問する場合は、「なぜできなかったの」「なぜわからないの」というように、怒られたり否定される「咎め質問」のケースがほとんどです。

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ueko_uekoさん

日常生活で気になることやメモ代わりにのんびりまとめています。主に仕事術、ライフハック、健康、暮らし、雑学などの情報をまとめています。これからもよろしくお願いします!