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同窓会を開催するときの手順と幹事が気をつける事(事前準備編)

久しぶりに昔の仲間と会うことができる同窓会は楽しいものです。しかし、幹事になってしまったら楽しいだけでは済みませんね。やることが盛りだくさんです!

更新日: 2015年11月16日

miyamontaさん

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同窓会の事前準備

*幹事メンバーを集める
*二回目以降の開催の場合は・・・.前の幹事から会費や住所録を引き継ぐ

①開催の半年前から4ヶ月前:同窓会の開催日を決める
②開催の4ヶ月~3ヶ月前:会場を選定し予約をする
③開催の3ヶ月以上前:同窓会の会費の決定しておく
④開催の3ヶ月~2ヶ月前:当日の司会進行役を決め、住所録の確認作成・案内状の発送
⑤開催の1ヶ月前:恩師や参加者へのプレゼント・記念品を準備
⑥開催の3週間~4週間前:会場に最終的な人数を連絡
同時進行で2次会セッティングもしておく

幹事集め

同窓会の規模にもよりますが、1人では負担が大きすぎるため、幹事は複数名で担当すると安心です。性別はもちろん、いろいろなクラスや部活の友人に幹事役をお願いできれば、より多くの同窓生を集められるかもしれません。幹事メンバーが確定したら、そのなかで代表者を決めておくこともお忘れなく!

その際は自分と仲の良い友人だけでなく、交友関係の広い人や性別・クラス・部活の違う人に幹事メンバーになってもらうとよりスムーズに多くの同窓生を集めることができます。

同窓会参加者を募ったり、名簿を作ったり、会場の予約やら企画やらで同窓会の幹事さんは大変です。
そこで、メイン幹事さんを2~3人人数が多い場合はサブ幹事さんまで集めることから始めましょう!!
一人ひとりの負担がかなり軽くなります。
連絡はメールやLINE、FACEBOOK、専用のHPを立ち上げておくなどの方法をとると、時間に縛られず、より便利に情報交換ができます。
また、当日も「遅れてくる人のために受付に縛られて終わってしまった」なんていう事態を避けるためにも、幹事さんが何人もいれば交代制が取れますし、役割分担もできますよね。しかも、同窓会の成功の達成感を分かち合える仲間にもなるんです。

参加者集め

同窓会の案内は郵送が一般的ですが、返信がこなかったり、転居先不明で戻ってくることも多々あります。
  そのような場合、思い切って直接電話してしまうという事が大切です。
 行きたいけど・・・と参加に迷っている方も結構多いものですから、電話で背中を押してあげるといいようです。
 地道な行動ですが、参加者を募るのも幹事様の大事なお仕事。意外に効果あるんです。
また、パソコンが得意な方は、同窓会専用の簡単なHPを立ち上げておくという方法もお勧めです。
 事前に盛り上がりますし、その様子を見てまた参加者が増えるという好循環も起こり、何より転居先不明などの情報収集が便利になるんですよね。

日程

余裕を持って、少なくとも3~4ヶ月前から動き始めましょう。地元開催(地方)の場合は、年末年始やゴールデンウィーク、お盆といった大型連休に合わせると集まりやすくなります。首都圏などで開催する場合は、やはり集まりやすい週末に設定しましょう。9~11月はウェディングパーティーなどと重なり、会場予約が困難になることも考えられますので、お早めのご予約をおすすめします。
担任の先生など、どうしても来てほしい人のスケジュールはもちろん、あらかじめ連絡の取れる人にはメールなどでもいいですから、同窓会を行うこととそのスケジュールを伝えておきましょう。

著者は、ラインで人を集めて、候補をいくつかあげ。皆の意見を聞きましたが…意外とおまかせとなります。仕事の忙しい年末年始、年度始まり、年度末を避けるのが無難ということで、11月の勤労感謝の日周辺の連休を選択しました。 学校の先生も都合をつけやすかったです。

会場

参加率を考えると、学校のある地元で開催するのが理想です。開催地域が決まったら会場となる施設・お店の予約をします。
席の移動が可能で騒がしくしても大丈夫な施設・お店を選びましょう。

問題となるのが参加人数の予測です。これは正確に予測するのが非常に困難なため、とりあえずの大まかな人数で会場を抑えることになります。
会場となる施設やお店の人には、この後の案内状の返信の集計がとれるまでは正確な人数が出せないことを伝えます。できるだけ親身に相談に乗ってくれて、柔軟に対応してくれそうな施設・お店を選びましょう。

会費

同窓生全員に連絡した場合の一般的な参加率は「25%から30%程度」ともいわれていますので、ご参考にしてください。

会場を決めたら会費を設定します。
くれぐれも飲食代だけで会費を設定をしないように注意しましょう。

飲食代以外にも、案内状の作成費に郵送代、会場費、会場で使用する映像機器などの設備費、席に置く名札・式次第などの費用、恩師への贈り物代、記念撮影の写真の現像代・発送代など同窓会の内容によって様々な経費が考えられます。

また、当日突然キャンセルがでる可能性もあるので、それに対応できるように若干高く会費を設定しておきます。
余ったお金は2次会に回すと良いでしょう。

後で金額が確定してから徴収しようとしても酔っぱらって訳が分からなくなっている人もいます。先に徴収をするのがベストです。会費は多く取り過ぎると不満が出ますし、足りないと幹事が負担しなくてはいけなくなります。どちらにしても嫌な気分になりますから、自分だけでは不安なら他の人にも相談して会費の徴収方法を決めましょう。

先生からは会費を受け取らないのが一般的です。

会費の中身は、飲食費だけではありません。
下記に挙げるような金額を考慮して、会費を決定する必要があります。

会場へ支払う費用(飲食代・会場使用料・プロジェクター等の備品代)
案内状印刷・発送費
当日備品代(名札・パンフレット・筆記用具など)
先生方へのプレゼント代(花束・おみやげなど)・招待する場合は招待費
参加者への記念品代(印刷された集合写真配布・写真データを記録したDVDなど)
ドタキャン発生時の予備費

司会

同窓会当日の司会で望ましいのは、男女1名ずつを選び、2人で進行をしていくというもの。これは同窓会における定番の流れと言っても良いでしょう。直前や当日になって慌てることがないよう、前もってどのように司会進行していくのかを考えておきます。

住所録・案内状

卒業アルバムや当時の連絡網などから同窓生のリストを作成します。
できるだけ多くの人に連絡が行き渡るように、何名かで協力して電話やメール、SNSなどを利用して呼びかけるのが効果的です。
こうして同窓生の現住所を把握し、リストを埋めていきます。
エクセルなどでデータ化すれば宛名印字もできますし、次回以降も役立ちます。

同窓会の1~2か月前には案内状を発送します。
案内状は往復はがきを使用することが一般的になっています。
これによって参加人数の確定をしますから、返送期限を忘れずに記載しましょう。
また、日時・場所・会費といった必要事項の他、個別の相談にも対応できるよう幹事の氏名と連絡先も記載しておきましょう。
恩師に送る案内状には会費を記載せず、当時のお礼を書き添えて別の案内状を作成しましょう。

ただ、2003年に個人情報保護法が施行されて以来、アルバムに住所を載せたり連絡網を作ったりすることが少なくなりました。
ですから、それ以降の同窓会では案内状の発送は行わないのが普通のようです。

著者は、ラインで人集めを行い、ライン上で参加者の出欠を確認しました。LINEのノートに案内状を作成、アルバムに卒業アルバムの住所録、写真をUPして共有しました。出欠の○☓もノート管理で便利でした。どうしてもLINEをやっていない人には、メール連絡、電話連絡、電話でも怪しいと思われた人には往復はがきを送るということで、経費削減しました。

恩師や参加者へのプレゼント・記念品を準備

自分たちを卒業まで見守ってくれた先生…そんな恩師に立派になった姿を見せるチャンスが同窓会!同窓会といえば、お世話になった先生に感謝の気持ちを込めてプレゼントを渡すのが恒例。

1感謝をこめた花束ギフトでサプライズ!
2上質な万年筆の贈り物が先生へのギフトに喜ばれる♪
3フォトフレームに先生と生徒の思い出の写真を飾ってプレゼント♪
4感謝の気持ちを込めたメッセージギフトで思わず先生が号泣!?

個人的には、先生には感謝の気持ちを送るべきだと思い。花束、寄せ書き。という形にしました。参加者へは、LINEで写真をUPですね。

会場に最終的な人数を連絡

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miyamontaさん

リハビリ関係のまとめを中心に、時事ネタや気になったことのまとめ、備忘録的なまとめ等 色々まとめています。