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同窓会を開催するときの手順と幹事が気をつける事(当日・当日準備編)

久しぶりに昔の仲間と会うことができる同窓会は楽しいものです。しかし、幹事になってしまったら楽しいだけでは済みませんね。やることが盛りだくさんです!

更新日: 2015年11月16日

miyamontaさん

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同窓会の当日までに準備しておくこと

当日のプログラムを考えます。
メリハリを付けるためには幹事と恩師からのあいさつは必要でしょう。
ただ、同窓会では懐かしい人と語り合いたい人が多いので、あまいゲームなどを企画しない方がいいでしょう。
ゲームをする場合は、ビンゴ大会など、シンプルで全員が知っているようなゲームにするのがベストです。
また、ゲームで景品をつけると、かなり盛り上がります!

他には、当時の写真をスライドにしたり映像を流したりするといいと思います。
これも独りよがりにならないよう何人かで考えた方がいいでしょう。

出欠チェック
•未入金者チェック
•座席決めくじ(立食だったら不要ですね)
•テーブル札
•名札用シールとペンの手配
•住所やメールアドレスの確認チェック表
•式次第(あるといいです。今回は近況報告集に全部盛り込みました。)
•入口案内ポスター

当日

同窓会当日になったら、進行の最終確認と会場の音響チェック、受付準備などのため、なるべく早い時間に会場入りしておきましょう。どんなに最低でも1時間前には集まっておきたいところですが、会場がレストランや居酒屋などの場合は難しい事もあるかもしれません。そんな時はお店側と交渉、相談しておくのも大事になりますが、もしギリギリまで入店ができない場合は、近くのカフェなどで待機し、最終確認の打ち合わせを行っておきましょう。

会費は必ずスタート前に徴収しましょう。後にすると用事で途中で帰る人などもいるため回収不能になります。

受付、
住所などチェックする人、
誘導係、
カメラマン、
司会者、
タイムキーパー。
あとはお店との窓口になる人

が居ると助かります。

当日は楽しむのが一番ですが、支払いや時間の管理などをする必要がありますから、酔っ払いすぎないようにしましょう。

キーパーソン

会をスムーズに進行するうえで重要になるのが司会です。参加者全員に楽しんでもらうことを心がけてください。歓談中は他の同窓生と同じように楽しいひと時を過ごしてかまいませんが、話に夢中になるあまり進行を忘れないようにしましょう

同窓会当日の進行スケジュール例

①開会の挨拶(5分程度)
②乾杯の音頭
③歓談と会食(1時間~)
④恩師からの言葉、恩師への挨拶
⑤閉会の挨拶(3分程度)
⑥全体で写真撮影

同窓会は会社の新年会や忘年会などと違い、余興がメインではなく、久々の再会、会話を楽しむのがメインとなります。歓談のための時間はたっぷりと取っておく方が良いですよ。もし会の合間に余興を入れる場合には、歓談と会食の後に入れる程度が良いでしょう。

同窓会の当日、幹事はカメラマンになって、同窓会中の写真を撮るのも思い出に残る記録になって良いものです。同窓会の最後を〆る記念撮影のタイミングでは、会場(お店)の方にお願いし、幹事も加わった全体写真を撮っておくようにしましょう。尚、当日の記念写真は、後日参加者全員に郵送するか、インターネットで画像を添付して送ってあげるなどの対応は忘れずに。

同窓会で当たり前の様に行われる『自己紹介』のコーナー。
実は、ここはかなり気をつけなければならない場面なのです。

この自己紹介のコーナーが自慢大会となってしまって同窓会全体がしらけてしまうということが意外と少ないようです。
 中高年の方々だと全く問題ないのですが、特に20代~30代前半が主流の同窓会では配慮が必要なようです。
そこで、自己紹介のコーナーはあえて設けないという方法が一番無難です。 どうしても必要という場合には、今現在の仕事や肩書きなどは予めメール等でアンケートを取っておき、当日の出席者表や座席表の横に簡単に紹介しておくという方法がいいでしょう。

同窓会での挨拶

色々なパターンがありますが、一般的には始めに幹事が挨拶を行います。
「本日はお集まりいただきありがとうございます」といった内容のことを手短に言うようにしましょう。
この挨拶を成功させるためのポイントは、みんなで集まることができた喜びを伝えることです。
場の雰囲気によってはユーモアも交えて行いましょう。
ただし、あくまでも手短にです。

幹事の挨拶が終わったら乾杯になります。
幹事がそのまま乾杯の音頭を取るなら、飲み物が行き渡ったかどうかを確認してから、はっきり大きく乾杯と言うようにしましょう。
また、乾杯の音頭を他の人が取る場合もあります。
例えばクラス委員長だった人などに乾杯の音頭を任せてもいいでしょうし、クラスのマドンナ的存在だった人にお願いしてもいいでしょう。
その時は「乾杯の音頭をクラス委員長だった○○さんにお願いしたいと思います。」など昔の肩書やエピソードを含めて紹介すると盛り上がるでしょう。
この挨拶は事前にお願いしておく方がスマートです。

恩師がいらしている場合は、乾杯の前に挨拶をしてもらうのが一般的です。
乾杯をしてしまうと食事が始まってしまうので、それから先生の挨拶をいただいても聞いている人は少ないでしょう。
恩師には乾杯の前にあいさつをいただくか、乾杯の音頭自体を取ってもらってもいいでしょう。
恩師には失礼のないように気を付けましょう。

楽しい同窓会ですから、最後まできちんと締めましょう。
二次会に行くことが決まっているなら中締めの挨拶になります。
これは場の雰囲気にもよりますが、大人数の場合はあらかじめ挨拶をする人を決めておいてお願いする方がいいと思います。
先生が複数おられるときは乾杯の音頭を取らなかった人に締めてもらってもいいでしょう。

写真整理、MLでの開催報告、次の幹事への引継。

同窓会当日、どうしても企画がしたい方は・・・

参考ページ

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miyamontaさん

リハビリ関係のまとめを中心に、時事ネタや気になったことのまとめ、備忘録的なまとめ等 色々まとめています。