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「資料を早く作るコツ」知ってる? オトナ女子が使っている資料作成の裏ワザとは

資料作りには必ず期限があります。人とコミュニケーションをとるのは好きだけど・・・デスクに向かって資料作りとなるとどうも苦手。そこで今回は、資料作りを早くするコツをご紹介します。

更新日: 2015年12月03日

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sere7aさん

「資料を早く作るコツ」知ってる? オトナ女子が使っている資料作成の裏ワザとは

資料作りって一言にいうと、簡単に聞こえますが意外と難しいですよね。もちろん期限内に作成することが条件。会議やプレゼンなど、使われる場所でもレイアウトなどは違います。実際にその会議に出席するならある程度は、内容もわかりますが、必ずしもそうとは限りません・・・下調べが必要な資料作成の可能性は大いにありますよね。なにかと段取りが多い資料作成という仕事ですが、得意とするオトナ女子が心がけているコツがあります。時間短縮のためにオトナ女子が心がけていることとはいったい何なのか、お伝えしますね。

独自のテンプレートを持つこと

資料作成を依頼されるたびに、1から資料を作っていてはどれだけ時間があっても足りません。
そこで便利なのが、資料の形式をテンプレート化することです。
よく使う資料のテンプレートはデータとして保存しておくのが、便利で時短にもつながります。
テンプレートが決まっているかいないかで、その効率は格段に違います。

そのほか、作成する資料のテーマで、以前使われたものがあれば、目を通しておくといいでしょう。
他人のテンプレートも、どんどん自分のものにしていくのが資料作りのコツです。
日ごろから他人の作成した資料を見るのも参考になっておすすめですよ!

いったん手書きで全体図を作成する

資料作成する際は、主にWordやExcel、PowerPointを使う場合が多いかと思いますが、ある程度のレイアウトを決めてからそれらを使わないと、あとから修正するときにものすごく苦労します。

挿入する図や表などは事前に決めておき、先にレイアウトだけを手書きで作成してから実際に作り始めるのがおすすめです。

ちなみに、決まったテンプレートがある場合は、この工程は省けるので、さらに時短になりますね。
短い時間での資料作成にはもちろんですが、見やすい資料というのは、レイアウトがとっても大切です。

重要な工程ですので、丁寧に考えるといいでしょう。

初めから100点満点は目指さない

資料の作成を依頼されたとき、一番最初に提出する時点から100点満点の資料を作ろうと思っていませんか?
もちろん最終的には、100点の資料を作るんですが、なにが100点満点かは、わかりません・・・上司と部下では意見が異なる可能性はおおいにありますよね。

そこで締め切りまでに何度か上司に添削をしてもらうのがいいです。
初めて作る資料ならなおさらですね。
上司が忙しく、そんな時間がとれない場合は、以前担当していた先輩や同僚などに相談するといいでしょう。

最初に目指すのは60~80点くらいのラインがいいと思います。
情報を詰め込みすぎず、あとから修正しやすいように作成するのがポイントです。
時間に猶予があれば何度か添削してもらい、求められる資料に近づけていくといいでしょう。

箇条書きをうまく利用する

資料作成を早くするには、膨大な量の情報を短時間でまとめる技術が必要になります。
そこで活用できるのが箇条書きです。

大きなブロック→小見出しという風に分けていくのですが、それぞれ5~7つまでのブロックが見やすいです。
箇条書きのいいところは、ナンバリングができるところと、あとから修正するのも比較的簡単にできるというところです。

箇条書きをうまく利用すれば、資料作成のスピードが上がるだけでなく、見やすい資料が作成できますので、ぜひ身につけたい技術ですね!

細かく時間を分けて達成する

資料作成には期限がありますよね。
ただ、「期限までに資料を作成する」というだけでは、何から取り掛かっていいかわからない・・思いのほか時間がかかってしまって、結局期限に間に合わない・・・そんな経験はありませんか?

そんな時は、作業をひとつひとつ時間分けしましょう。
分単位で分けるのがベストです。
「図や表を集める」「意見を聞く」など細かく分類しましょう。
さらに、1時間を超える作業がある場合は、その中の作業をもっと細かく分けるといいです。

時間に分けたら、リストアップし、細かく達成するごとに上から線を引くなどし、終わったことを明確にします。
最初の資料完成の目標を1日前に設定すると、60~80点の資料が期限までに100点満点にできますので、おすすめですよ!

いかがですか?

普段から気を付けていることもあったのではないでしょうか?資料作成のスピードは、慣れとともに早くなってきます。
一番効果的な方法は、いろんな資料を作成して、資料作成に慣れることにあるのかもしれませんね。経験が一番のスキルであることは紛れもない事実です。
デスクワークは苦手・・・と思っている女性でも意外と慣れると簡単にできる!と気付く人もいます。
積極的に取り組んでいくことで、スキルアップにもつながります。
仕事に一生懸命なアラサー女性には特に実践していってほしいですね!

今日のまとめ

「資料を早く作るコツ」知ってる?
オトナ女子が使っている資料作成の裏ワザとは

・ 独自のテンプレートを持つこと
・ いったん手書きで全体図を作成する
・ 初めから100点満点は目指さない
・ 箇条書きをうまく利用する
・ 細かく時間を分けて達成する

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