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君のプレゼン資料わかりやすいね」と上司に褒められた!わかりやすい資料のつくり方

わかりやすい資料というのは、誰が読んでも情報が短時間で理解できるということです。では、そのような資料を作るにはどんな方法があるのか、まとめてみました。

更新日: 2015年12月03日

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sere7aさん

君のプレゼン資料わかりやすいね」と上司に褒められた!わかりやすい資料のつくり方

来週の経営会議で発表する資料を作成するよう上司からの指示があった。わかりやすい資料を作るのは当たり前ですが、いったいどうしたらわかりやすい資料にできあがるのでしょうか?上司により気に入ってもらえるような、「わかりやすい資料の作り方」知りたいですよね。では、「わかりやすい資料」というのは、一般的にどういったものを言うのでしょうか?資料作りをする際、作り手は主観的に資料作成をしてしまいがちです。自分が気に入ったレイアウトで、自分が読みやすいように作成する・・・それでは万人にとって読みやすくわかりやすい資料とは言えません。わかりやすい資料というのは、誰が読んでも情報が短時間で理解できるということです。では、そのような資料を作るにはどんな方法があるのか、まとめてみたので、ご紹介していきますね(^-^)♪

読み手の立場に立って作成する

まず、プレゼンで使う資料なのでスクリーンに映して使うのが一般的です。
読み手が読みやすいようにフォントや行間、強調したい語句などには気を配るのがいいでしょう。

読みやすいフォントの代表としてはメイリオというフォントの18pt以上がおすすめです。
文字色は全体で3色程度に決めてしまいましょう。
文字に使う色、図や見出しのメインの色、注力したい文言の3つにわけると効果的です。
使う色に迷った際は、プレゼンする相手に関連する色を使うのもいいですね。

行間や、文字の大きさは読みやすい程度にあけたり、大きくしたりするのがいいですね。

作成するのは目次から

資料作成を指示されると、一番初めになにをしていいのかわからなくなることがありますよね。
そんな時は、目次から作り始めましょう。
ページの振り分けなども必要な目次作りは最後にする、という人もいますが、目次を一番初めに作成することで、資料の全体図を把握できるので一番初めに作り始めるのがおすすめです。

資料の骨組みにあたるのが目次部分ですので、ページ数を目安に、おおよそのページ配分をしてしまうのがいいでしょう。
その骨組みに、肉付きを足すように資料作成をしていくとスムーズです。

適切な枚数で作成する

プレゼン資料がどのくらいの量必要なのかイメージできますか?
普段からプレゼン資料を作っている人なら慣れているかもしれませんが、初めての人ならなかなかイメージは付きにくいと思います。

平均的な枚数は、プレゼン1分あたり0.6~0.7枚と言われています。
60分のプレゼンの場合は、60分×0.6枚=36枚、60分×0.7枚=42枚なので、36~42枚程度で作成すると丁度いいです。

少なすぎると物足りない内容になったり、時間があまり過ぎてしまいますし
多すぎると内容がごちゃごちゃになったり、時間内に収まらなかったりするので、枚数には気を付けた方がいいでしょう。

整理整頓された構図

内容は詰め込みすぎず、文字の量は調節しましょう。
比較項目など、文字数を減らすことができる場合は、なるべく文字数を減らすようにしましょう。
その方が読み手が読みやすい資料に仕上がります。

また、テキスト→画像に、データ→グラフに置き換えができないかを常に意識しましょう。
より見やすい資料に仕上げるためには、効果的にグラフや画像を用いた資料にすることが大切です。

同じレイアウトばかりになっていないかも確認するのがおすすめです。
何枚も同じレイアウトのものがあると、読み手には印象に残りにくい場合があります。

一通りレイアウトを決めた後、注目してほしいページは別のレイアウトに変更するなど、ちょっとした工夫で読み手の心に残る資料をつくることができます

専門用語は資料に記載する

プレゼンの場では、必然的に専門用語が飛び交うものです。
もちろん、プレゼン相手が普段から聞きなれている専門用語であれば特に問題はないのですが、初めて聞く言葉だったり、聞きなれていない言葉が多い場合は口頭だけの説明では不十分な場合があります。

メモが取れなかったり、聞き逃してしまうと、後から「もう一度聞きたい」と思うのは
専門用語の場合が多いのです。

そこで、あらかじめ資料に注釈として載せておくことで、あとから二度聞きする手間を省けるのと、初めての人でもわかりやすい資料に仕上がるというわけです。

万人にとって理解しやすい資料というのはそういった点からも評価されているんですよ!
同じ部署の上司には評価されずとも、先方には高評価を頂ける可能性もありますね!



いかがでしたか?

プレゼン資料作りなんて、初めのうちは慣れるまで不安ですよね。ですが、コツをつかめば相手の心をつかむ、わかりやすいプレゼン資料の作成が可能になります。
慣れが一番のコツかもしれませんが、少しずつ慣れていきたいものですね。
アラサー女子にとってプレゼン資料作りがうまいかどうかは、きっと重要なスキルになります。
一日でも早くコツをつかんで、上司に認められる資料を作りましょう。
ポイントを押さえれば誰にでもできるスキルですので、機会があれば、ぜひ挑戦してみてくださいね!

■まとめ■

「君のプレゼン資料わかりやすいね」と上司に褒められた!
わかりやすい資料のつくり方

・ 独自のテンプレートを持つこと
・ 作成するのは目次から
・ 適切な枚数で作成する
・ 専門用語は資料に記載する

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