1. まとめトップ

紙媒体より、Word・Excel変換し原稿作成   スマホころがし太郎

印刷された紙媒体を見本に、同じような内容でワードやエクセルで作りたいという人は、いったいどんな風に作成しているの? というご質問をいただくことがありますので、作成方法をまとめてみました。紙をスキャンして、原稿をデーター化して呼び起こす方法がもっとも楽ちんです。

更新日: 2019年04月13日

0 お気に入り 14181 view
お気に入り追加

この記事は私がまとめました

■とある相談

「名簿はいったいどんな風にして作るのかがわからない」

「あの資料を編集したいが、いったいどんな風に原稿を作成すれば良いのかがわからない」

そんなご相談をいただくことがあります。

■紙媒体の資料の編集

例えば、会社の仕事等で、
すでに印刷された紙を渡され、「この用紙をコピーして使って」という場合、ずっとそれをコピーし続けて使っていると、一部編集しないといけなくなります。

でも、PC操作が得意でない人の場合、ボールペンとかで二重線を引き、その近くに手書きをしたりして、それをお客様に渡しているケースもあったりします。

■見た目そっくりに作りたい

別の人が作成した印刷物を見て、「あのような感じでそっくりに作りたい」というご希望があり、でも、見た目と同じように作成するには、ワードとかで操作しないといけないので、うまくできず、手書き修正してしまう。

■問題定義

今回相談のあったのは、

「とある回覧する際に名簿を作成しておき、それを閲覧した人が印鑑を押す形の名簿がすでにあり、それを見本に私がいかにも作成したように作ってもらえないだろうか?」

というものでした。

■デジタルコピーという技術

すでにある人が原稿を作成しているが、さすがにそれをくださいとは言えない。

というケースがあったりするのですが、その代行を特に親しいわけでもない人に頼むという人も現実にいらっしゃるのですが、

1円にならないような労働を依頼してしまうと、「えっ、私があなたの仕事の為に時間を割いて作れという意味なの?」と人間関係を悪化させてしまうこともあります。

そんな場合は、デジタルコピーしてしまった方が手っ取り早いです。

■紙媒体より原稿起こしの作業

某回覧板の名簿で、すでに読んだ人が一部印鑑を押しています。

印刷された紙を直接複合機でスキャンします。

150dpiに設定になっていました。

600dpiに変更して、スキャンしました。

一般的には300dpi程度あれば良いかと考えますが、

今回の印刷物には薄い、「ここに捺印」という判を押すように誘導するものがありましたので、薄いので、画質を上げました。

”松下 ocr" と入力して検索。

中に、読取革命というソフトが紹介されています。有名なOCRソフトで、画像からテキストデーターを抜き取ります。

とりあえず試用版をダウンロードします。

インストールして、ソフトを起動します。

読取革命を起動した最初の画面です。

左上のメニューのファイルの中の入門ウィザードを起動し、ファイルを読み込ませます。

ここはそのまま進みますが、画像はゆがみの補正をオンにしないとダメです。

画像から読み込む言語は、標準の日本語になっているので、そのまま進みます。

私の場合、名簿の罫線を利用したいので、エクセルに転送としました。

読取用になっているので、1度保存などをしてから、編集します。

エクセルにすると、印鑑の箇所が文字化けしますが、基本は罫線と名称利用で、その他が右クリックでクリアを行うので、影響ありません。

★エクセルの場合

ワードで、何かの説明が長文で書かれた原稿は、文字化け等も少ないのですが、エクセルに変換しますと、基本は文字化けがいくつか発生します。

今回のケースでいえば、
すでに赤い印鑑を押している箇所がうまく読み込めていませんでしたが、ここは最初からクリアを行うとわかっていたので、問題ありません。

また、回覧用名簿の為、若干デザインを違うように変えて保存しました。これは瓜二つにすると嫌な思いをされると配慮しました。

文字のフォント種類や大きさを少し変えたりする工夫は、時に必要になります。

■私の場合

行動目標が、エクセルで作成されたと思われる名簿の名前の欄と、印鑑を捺印する大きさなどが確保された罫線をそのまま使いたかったので、エクセルファイルに読取革命で変換に成功。

後は、不要な部分を右クリックして、クリア選択する感じ。

1 2