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家庭の書類整理。処理と保管のコツ

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更新日: 2017年11月26日

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izumi03さん

①書類の種類と役割、保存期間の確認

何のために、いつまで保存するのか
書類は使用目的をはっきりさせて、保管期間を決める

・家計管理の書類の保存期間 - 家計・ライフプラン - 専門家プロファイル
https://profile.ne.jp/ask/q-63086/

所有しているすべての書類の役割と
保存期間を確認し、リスト化する。

スーパー等のレシート
・目的→家計簿に記載するため:記入が済んだら破棄
・保管期間→品質に問題があった場合の返品・交換のため:1週間

※家電等で保証期間のある製品のレシートは、家計簿に記録後
 購入店が分かるように保証期間まで保証書と一緒に保管

出典latte.la

家計簿のそばに置いておく

公共料金系の、領収書の保管(保存)期限
・ガス・電気⇒2年
・医療費・リフォーム工事費⇒3年
・国税・地方税・水道料金・家賃⇒5年
・国民年金保険料⇒老齢年金をもらうまで保存

他、給与明細書。最低、過去2年分はすぐに確認できる状態で保管。
どのような時に給与明細が必要となるのか給与明細が必要となるケースは大きく3つ。
①年金保険料の確認②所得税、住民税等の税金のため③突発的な事由のため

出典:給与明細書は保管?捨てる? | お金に関するアドバイスや節約術 | 損保ジャパン日本興亜株式会社
http://japanda-ch.jp/money/other/800025.html

捨てられないもの
契約書類(家、保険、スマホ、プロバイダー)
保険・年金証書

②書類の保管場所+処理のルール決め

書類整理のタイミングを決める
①毎日処理②週末処理③月末処理④年度末処理

①その日届いた、持ち帰った書類。開封して、破棄・閲覧・処理・確認など分類。
 カレンダーに予定や締め切り日などを転記しておく。
②保管していたレシート、未処理の書類を片づける。
③公共料金・クレジット支払いや、給与の振り込みなどの確認。
 記帳し振り込みや支払い確認ができたら、書類を保管場所へ移す。
④保存期限の過ぎた書類はシュレッダー。
 保存の必要なものは保存期間の確認。適切な保管場所へ移す。

①毎日処理②週末処理③月末処理
それぞれ保管場所を分けてその都度処理する。

①見る②処理する③確認する

②未処理ケース
締め切り日を付箋に記入。 締め切り順に並べる。
③処理済み/後日確認要ケース
確認日を付箋に記入。日付順に並べる

学校プリントなど保管するプリントは3つの基準で分ける
・毎月更新され、見る頻度の多いプリントは「バインダー」
・行事プリントは「クリアフォルダー」
・1年間保管が必要なプリントは「クリアファイル」

ポイントは、「保管期間」と「見る頻度」。以下のように分けると良いでしょう。
①毎月更新、見る頻度が多い→学年通信や献立表など
②行事前に必要→運動会や懇談など行事に関するプリント
③1年間保管・必要時にチェック→年間行事表や防犯・保険等のプリント類

③長期保存書類のファイリングの方法を決める

どう保管すれば、見やすいか?利用しやすいか?
①保管期間別②年度ごと③明細ごと④○○セット

①不要なものは残したくない人。今年度分、過年度分(2/3/5年保存)、永年保存
②入れ替えなどが面倒な人。1年で1冊、全ての書類が収まるようにし、一定期間保管。
 捨てるときも、年単位で捨てられ、入れ替え不要。
③税金の軽減や家計の見直しをしたい人。
 例:税金関係(所得課税・資産課税関連書類)、
   家計(家賃・光熱水費・通信費、各種契約書など)
④年末にバタバタしたくない人。
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