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家庭の書類整理。処理と保管のコツ【領収書・レシート編】

家庭/家計/経理/公共料金/書類/整理/収納/管理/ジャンル分け/分類/アイデア/コツ/専用ファイル

更新日: 2016年12月23日

izumi03さん

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①書類の使用目的と保管期間を決める

何のために、いつまで保存するのか
書類は使用目的をはっきりさせて、保管期間を決める

所有しているすべての書類の使用目的と保存期間を確認し、リスト化する。

給与明細書
最低、過去2年分はすぐに確認できる状態で保管

どのような時に給与明細が必要となるのか給与明細が必要となるケースは大きく3つ。
①年金保険料の確認②所得税、住民税等の税金のため③突発的な事由のため

公共料金系の、領収書の保管(保存)期限
ガス・電気⇒2年
医療費・リフォーム工事費⇒3年
国税・地方税・水道料金・家賃⇒5年
国民年金保険料⇒老齢年金をもらうまで保存

捨てられないもの
契約書類(家、保険、スマホ、プロバイダー)
保険・年金証書

②処理のルールを決める

毎日処理
郵便物や出先で配られた書類等
・その場でざっと目を通し、破棄・保管の仕分け。
・必要な書類は用事が済み次第破棄、もしくは期間を決めて保管。

未処理はしまい込まず、
掲示板など目につく所に貼っておく

毎週処理
スーパー等のレシート
・目的→家計簿に記載するため:記入が済んだら破棄
・保管期間→品質に問題があった場合の返品・交換のため:1週間

※家電等で保証期間のある製品のレシートは、家計簿に記録後
 購入店が分かるように保証期間まで保証書と一緒に保管

出典latte.la

家計簿のそばに置いておく

月末処理
公共料金(電気・ガス・水道)の領収書、
クレジットカードの利用控と支払明細書、給与明細など
支払いや振り込み予定の書類はひとまとめにしておく。

通帳に記帳後、振り込みや支払い確認ができたらファイリングする。

年度末処理
・保存の必要でないもの:シュレッダー
・保存の必要なもの:何年保存か確認。
          保存期限の過ぎた書類はシュレッダー

③保管方法と場所を決める

参考例①保管期間別
今年度分、過年度分(2/3/5年保存)、永年保存

・今年度分:見やすく、出し入れしやすいように整理しておく。
・過年度分:必要な時に探しやすい。期限が過ぎたものを忘れずに破棄できるように。
・永年保存:内容に応じて収納。明細の種類、人別、年度別など。

領収書専用ファイル
1冊にまとめて、整理しやすいところに置いておく。

ファイル大・中・小
5年:国税・地方税・水道料金・家賃 
3年:医療費・リフォーム工事費
2年:給与明細・ガス・電気

参考例②
1年で1冊、全ての書類が収まるようにし、一定期間保管。

捨てるときも、年単位で捨てられ、入れ替え不要。

参考例③明細の種類別
・保険関係
・年金・税金・銀行・クレジットなどお金に関するモノ

・保険関係
 生命保険・自動車保険・火災保険・医療保険・・・
・年金・税金・銀行・クレジットなどお金に関するモノ
 ねんきん定期便・銀行からのお知らせ・自動車税・住民税

○○セットなど
使い勝手のいいようにファイリングしておく

・確定申告セット:確定申告の必要書類をファイルにひとまとめ
 給与所得や公的年金等の源泉徴収票、社会保険料の控除証明書、
 医療機関の受診の控えと医療費の明細書、その他必要書類

・医療費控除のレシートが不要に?マイナンバーで確定申告はどこまで変わるか
http://keiei.freee.co.jp/2015/08/05/iryouhikoujyo_my_number/

破棄するときは個人情報に気を付けて

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気になって集めたものを整理。


個人的メモ
2012/12開始
2016/12/10申請済