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納得バーチャルオフィス!起業・フリーランス向けの活用方法まとめ

これからフリーランスや起業をされる方向けにバーチャルオフィスをまとめました。

更新日: 2017年05月24日

ogwanさん

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これから起業する方に

バーチャルオフィスとは

起業や独立などに最適なオフィス形態です。地方拠点としてもご利用になる事が出来ます。パソコンやスマートフォン1つで出来るビジネスも増える中、バーチャルオフィスは、挑戦する人にとってスタンダードなサービスです。

フリーランス(SOHO、自営業者など)の中でも例えば、デザイナー、プログラマー、コンサルタント、EC運営などなど、自分1人でスタート出来る起業形態であれば、作業したり考えたりする場所はどこでもよく、PCと携帯だけあれば出来るようなビジネスなら、まさにバーチャルオフィスの独壇場となります!!!

バーチャルオフィスとは、基本的にビジネスに必要不可欠な「住所」「電話番号」などの提供が主になり、荷物受取や会議室の提供なども付いた「オフィスサービス」になります。名刺へ表記する住所や電話番号などもこれで揃いますので、会社の設立等も行う事が出来るようになります。ビジネスを行う際に必要なPCや携帯電話の他にバーチャルオフィスがあれば、とりあえずスタートする事が出来ます。

起業だけじゃない? バーチャルオフィスの活用法とは

最近では、個人で起業する際、バーチャルオフィスを使う人も珍しくありません。
そういう時代背景もあってか、「バーチャルオフィス=起業するときに利用するもの」というイメージを持つ人が多いのではないでしょうか。
バーチャルオフィスは他の目的で活用されることもあります。
ここでは、バーチャルオフィスの活用法についてご紹介します。

会議室としての利用

既に個人で起業はしているけど、会社が地方であるために取引先との商談や打ち合わせをするためのスペースが都心にない」また、「会議をしたいけど会議室が会社にない」といった悩みを抱える人も少なくありません。
バーチャルオフィスによっては、スペースを貸出ししているところもあります。

資料作成・保管場所だけじゃない、受付サービスの利用

取引先が自社から遠方にある場合や外回りが多い場合、移動にかかる時間や労力が高くなってしまいがちです。また、出かけている間に来客があったり電話やFAXが来ていたりすると新たなビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。

バーチャルオフィスを使用すれば、自社とは別にオフィスを構えるだけでなく、営業の一部として活用することができます。

資料の作成や保管場所として利用するだけでなく、電話対応してくれる受付のサービスを利用すれば、外出時の秘書スタッフとしてバーチャルオフィスを利用することも可能です。これらのサービスを利用すれば、外出中安心して目の前の業務に集中することができます。

女性起業家のストーカー対策

「名刺に自宅の住所を載せたらストーカー被害に遭い、それ以降名刺に住所を記載していない(できない)。」という女性起業家がいます。
ストーカー対策として名刺から電話番号と住所をなくしたところ、今度は「名刺が軽い印象になってしまった」という悩みを抱えてしまったようです。
このように、自宅を会社の住所として登録・公開すると、トラブルが起きた場合に思わぬ事件・事故が起こることがあります。
例えば、ネットショップを営業する場合、事業者の名前と住所、電話番号などの表示をしなければなりません。自宅を会社として登録すると、個人情報を公開することになるので注意が必要です。
自宅の住所ではなくバーチャルオフィスの住所を公開することで、ストーカートラブルの回避にもつながります。

バーチャルオフィス6つのサービス

バーチャルオフィスとは、基本的に大きく分けて6つのサービスのチョイスだと考えて頂いて間違いありません。「住所貸し」「荷物受取代行」「共有FAX」「転送電話」「電話代行」「会議室(共有デスクスペース)」この6つのサービスのありなしで、ほとんどのバーチャルオフィスが構成されています。また、記帳代行や会社設立代行、イベントやセミナーまでついたプランなどもあります。

バーチャルオフィスとは?(住所貸し編)

住所貸し。読んで字のごとく住所を提供、貸与する事になります。このサービスが無ければ、バーチャルオフィスではないと言っても過言ではありません。この住所貸しがあるからこそ、バーチャルオフィスと言えるぐらいです。この住所貸し。どう使うかと言えば、ビジネスをする際には、名刺・Webサイト・フライヤーなどに住所を表記や税務手続き、法人登記の各種手続きなど、色々なものに住所を使う事になります。

届いた荷物はどうなる?(荷物受取代行編)

2番めに重要とも言える「荷物受取代行」のサービスになります。住所貸しで提供された住所を各種契約や届け出にて使用していれば、郵便物などが届きます。それを代わりに受け取るのもバーチャルオフィスのサービスの1つです。昔から私設私書箱というサービスがありますが、それと非常に似ています。結局、顧客宛に届いた郵便物を代わりに受け取るサービスという事です。
提供を受けた住所に荷物が届いたらどうなるのか?私達の場合、下記のような手順で荷物を管理しております。

1.ポストへの投函もしくは、受取でお客様荷物を受領
2.荷物管理システムにて送り主他、情報を登録
3.システム設定によりお客様メールアドレスへ通知

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