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【法人向け】ファイル転送サービスを徹底比較 ~法人向け大容量ファイル転送サービスのベストな選び方~

メールで送れない大容量データを送信できるオンラインストレージ。しかし個人向けの無料オンラインストレージの業務での利用は多くのリスクを伴います。セキュアな法人向けオンラインストレージについてファイル転送に関する問題点、サービス選定時のポイント、そして4つのサービスの徹底比較を行います。

更新日: 2017年05月09日

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digicataさん

企業が大容量ファイルを送受信したい、機密情報の漏洩を防ぐために安全なファイル転送サービスを導入したい、無料のファイル転送サービスにはセキュリティの不安などの理由でインターネットを介した有料のファイル転送サービスを導入する企業が増えています。

無料のサービスと比較して、セキュリティや充実したオプション機能に特徴があります。 ここではこれら大容量ファイルを簡単な操作で安全に実現する法人向けサービスの比較と機能について紹介します。

大容量ファイル転送サービスの必要性

大容量ファイルをEメールで送ろうとしたときに、大きすぎて送れずにストレスを感じたことはないでしょうか?
昨今よくある 10MBという添付ファイルの上限は、今日のコンピューティング環境においては必ずしも十分ではありません。
また、厳しすぎる制限は業務の効率化を妨げることにもなりかねません。
さらに、個人向けに無料で提供されるクラウドサービスの無断利用、すなわちシャドーITが業務に入り込む形となり、新たなセキュリティリスクが生じる可能性もあります。

単純に添付ファイルの上限を20MBに増やしたとしても 、サイズが肥大化した現代では、必ずそれ以上のサイズのファイルを送りたいという声が出てきます。
毎年ファイル容量は1.55倍のペースで増加しています。(NEC調査 200企業/団体の統計値)
特に頻繁に大きなファイルをやりとりするような職種 (建築、DTP、放送、IT、動画プロダクションなど) では、ファイル転送の手段考えるべきです。

実は危険がいっぱいの「メールへのファイル添付」

メールにまつわるセキュリティリスクについて語られる際、真っ先に指摘されるのは、宛先を間違えて送信してしまう「誤送信」でしょう。たとえ本人にその気がなかったとしても、うっかりミスで意図せずしてファイルを外部に流出させてしまうことは十分考えられます。
また、誤送信が全く発生していないとしても、添付ファイルを介した情報漏洩のリスクは依然として残ります。当たり前のことですが、メールを受け取った相手が、添付されていたファイルをきちんと扱ってくれるかどうかは、誰にも分からないのです。

パスワード付きZIP暗号化の添付ファイルの落とし穴

近年、メールの添付ファイルに対してパスワード付きZIPで暗号化を施すという方法がよく用いられるようになりました。
しかし、メールの受け取り手が暗号化されたファイルを復号した後に、それを転送したり、外部に流出させる危険性は依然として残ります。それに、復号のためのパスワードは別途相手側に送らなければならず、そのための手間が掛かります。
こうしたリスクを完全に排除するためには、ファイルがどこにあろうとも、また誰の手に渡ろうとも、常にこちらからアクセスを管理できる方法が求められます。

手軽で便利な無料サービスの利用は、シャドーITの氾濫を招く原因

最近、社外の相手と簡単に大容量データのやりとりが行えることから、ビジネスの場面でも無料のファイル転送サービスを利用する方も多く存在します。広告が表示されるものの、大容量のファイル転送を手早く行えます。
しかし、無料サービスにはセキュリティの保証がありません。また操作ログの保存もされません。ログを取得していない、データの保存先も不明な無料サービスでは受け取った側にも不安感を与えてしまい、信用を失いかねません。
内部統制の観点から、それまで野放しであった無料ファイル転送サービスを禁止する企業が増えてきました。

大容量ファイルの送信を安全に行なうには、どのような対策を行えば良いのか迷われる方も多いと思われます。業務利用であれば、各種セキュリティを考えても、法人向けオンラインストレージから選ぶのが最も適しています。とはいえ、オンラインストレージサービス選定時には、いくつかの条件があります。各主要機能ごとに実際の利用状況を想定し、解説をしたいと思います。

・「大容量ファイルの転送」に関する機能

送受信できる最大のファイルサイズがどれくらい必要なのか。
それを把握した上で、全体のストレージ容量、さらにファイル転送時の容量上限を確認する必要があります。更に転送時、ネットワークの状態により、切断された際でも途中からダウンロードを再開できるレジューム機能は、特に映像などの大容量ファイルの転送では必要となります。

・「権限」に関する機能

法人向けである以上、必ず必要となる機能がファイル転送に関する権限です。部署単位、個人単位でのファイル転送権限のコントロールは必須となります。誰でも情報を送信できてしまう個人向け無料オンラインストレージとの一番の違いとなる重要な部分です。

・「ファイル送信オプション」に関する機能

ファイル転送を許可されているユーザー、もしくはグループであっても、転送にまつわるセキュリティ、業務効率を高める機能は必要となります。情報の閲覧のみを許可し、ファイルを相手に渡さないプレビュー機能をはじめ、ダウンロードをさせる相手であっても必要となる「パスワード保護」「ダウンロード回数制限」「ダウンロード期間」などの各種設定でより安全性を高められます。また、ファイル転送時の業務効率を向上させる宛先の「オートコンプリート」や
「アドレス帳」、さらにアドレス帳を活用した「グループ送信」を使いファイルを一斉に転送し、ファイルを受け取ったかどうかを確認する「開封通知」を活用して、送信者が次のアクションを起こすことができます。

・「セキュリティ」に関する機能

業務用途で使用する全てのツールで必須となるセキュリティ機能。オンラインストレージの場合はファイルのアップロード、ダウンロードなどが必ず行われるため、「通信経路の暗号化」、ストレージに保管した後の「ファイルの暗号化」は外せない機能です。もちろんファイルに対しての「ウイルスチェック」は、法人向けであれば実装されていて当たり前の機能です。

・「情報漏洩対策」に関する機能

昨今、企業のセキュリティ対策で最も重視されている内容の1つが「情報漏洩対策」。
ファイルのやり取りが発生するオンラインストレージでは、重要視される項目です。接続元の「IPアドレス制限」により、外部からのアクセスを防ぐ、「端末認証」により指定の端末以外を接続させない事で不正利用をシャットアウトできます。また「上長承認」によるダブルチェックや「宛先の制限」を行う事で不用意な誤送信を防ぎ、万が一相手先を間違えた、別のファイルを送ってしまった、という場合には「送信キャンセル(引き戻し)」機能で最悪の事態を防ぐことができます。

・「ログ」に関する機能

万が一に備え日々のファイル操作に関するログ取得は欠かせません。ユーザーから「送信のログ」「送信方法」、また受け取った側の「受信ログ(閲覧、ダウンロード)」は当然必要となります。
上長承認後転送したファイルなどに関しては、「上長の承認ログ」により、いつ承認した内容なのかを把握することができ、トラブル発生時の原因を後追いすることができます。

さらに次のページへと続きます。

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