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会社・事務所の開業前に準備すべき事務所備品まとめ

会社・事務所の開業前に準備すべき事務所備品の代表となる、オフィス家具、事務用品・文房具、コピー機・複合機、パソコン・パソコンソフト・インターネット環境についてまとめてみました。いろんな会社の備品に対する考え方などを参考にしましょう。

更新日: 2016年10月17日

naisachiさん

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会社や事務所を開業するためには法定手続きなどの準備もありますが、
それ以上に頭を悩ますのは事務用品の備品をどうするか?ではないでしょうか?

デスク、椅子、パソコン、文具、印鑑、棚、コピー機など、いっぱしの会社や事務所としての体裁を整えるためにもこれらの事務所備品は必要不可欠となります。

会社・事務所の開業前に準備すべき事務所備品をまとめてみました!

オフィス家具

組織変更や人員増等の変化に柔軟に対応するためにオリジナルの造作デスクを使用しています。

「めもですく」は、机の天板が分厚いメモ帳になっている机です。思いついたことを机に残す、そして切り取るというスタイルが可能です。

快適な環境で仕事をするためにオフィス家具は欠かせません。

デスク、椅子、パーテーションはもちろん、収納するにはキャビネット、フロアケースも必要ですし、会社の大切な資産を守るためには、耐火金庫や手提げ金庫、書庫なども置かなければなりません。

デスクワークの多い会社では長時間座っても疲れないイスに需要があり、ミーティングを重視している企業ではホワイトボードや会議室の環境などにもこだわります。

オフィス家具は会社のカラーが出ますのでいろんな選択肢からチョイスしたいものですね。

事務用品・文房具

筆記用具(シャープペンシル・ボールペン)
消しゴム
マーカー
定規
はさみ・カッターナイフ
インデックスシール(赤と青)
油性ペン
電卓
クリアファイル
クリアポケット
ファイル
2穴パンチ
ホチキス(+替針)
付箋
USBメモリ
記録メディア(DVD-R,BRなど)
コピー用紙
ノート
メモ用紙

パソコンというものは本当に有能で、なんでもできる!というイメージがあります。

しかし、世の中まだまだボールペン、鉛筆、メモ用紙などの筆記用具や書類をしまうクリアファイル、電卓、ファイル、パンチ、ホチキス、付箋などの事務用品とは切っても切れない関係にあります。

事務用品一つ一つの単価はそれほど高いものではありませんが、こまごましすぎて逆にコストがかかってしまうケースもあります。

起業したばかりの頃は忙しなくて細かい文具のコストを考える余裕がないかもしれませんが、日々の業務で使う事務用品や文房具は一通り揃えておきましょう。

コピー機・複合機

文書やチラシの印刷に必要です。また印刷物の読み込みにも重宝されます。

購入する場合、ピンキリですが5万円前後。コスト削減の為、コピー機や複合機のリースやレンタルという手もあります。

コピー機や複合機などはリース契約という手もあります。
ビジネス向けのコピー機や複合機となると、その購入価格でも相当なコストがかかってしまいます。
この様な場合、コピー機や複合機をレンタル契約、或は、リース契約することでイニシャルコストを抑えることができます。

オフィスにコピー機は必須品です。
コピー機一つでFAXを送れるものや、プリンタ替わりとなるものなど性能も様々です。

コピー機については購入かレンタルかリースかの選択が迫られますが、コピー機や複合機を購入するとなると、イニシャルコストが大きくかかってしましまいます。

コピー機をレンタルやリースにすると導入コスト抑えることができる上、レンタルやリース料金の場合は財務上では費用扱いにする事が可能なので余分な出費を抑えられます。
しかし、あくまでも賃貸なので契約が更新されないと容赦なく回収されてしまいます。

プレゼンなどの各種資料作成には必須の機器なので、購入するのか、レンタルやリースにするのか、しっかりと見極めて準備するようにしましょう。

パソコン・パソコンソフト・インターネット環境

企業でパソコンを使う上で欠かせないのが「Windows」と「Microsoft Office」です。

リース会社に多く支払うだけのメリットは十分享受できると筆者は考えています。

災害時の修理・交換保障や返却時のデータ消去サービスは、個別に加入する保険料や社内SE側の作業負荷を大幅に軽減してくれるのです。

WindowsOSはプリインストール版にしておくと割安なのに対し、Officeソフトはボリュームライセンスで購入するのとあまり変わりません。

よほどのアナログな世界でない限り、パソコンは起業の必須アイテムとなっています。
取引先との連絡や情報収集、業務も含め、その多くがパソコンに依存する為、必須の備品となります。

ハードとなるパソコンや周辺機器はもちろんのこと、ソフトとなる各種PCソフトも必要になってきます。
また、インターネット環境や、社内のネット環境、セキュリティーも整える必要性があります。

起業したての場合は個人のパソコンを使うということも可能ですが、複数人での企業の際は、やはり、イニシャルコストを削減するためにリースなどを活用するのも良いでしょう。

■ まとめ

快適なオフィス環境は良い業績を生み出す土壌となります。

始めはどうしても事務用品や備品のコストを切り詰める必要もあるかと思いますが、
準備の内容によっては生産性も向上します。

自社にあったアイテムを上手に選んで事業のスタートダッシュを切りましょう!

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naisachiさん