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重要度/緊急度マトリックス ~何を優先すべきか、時間管理マトリクス。ToDoリストでは分らない

時間管理に必要な考え方、重要度/緊急度マトリックス。「7つの習慣」から

更新日: 2016年12月14日

mamekotoさん

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重要度/緊急度マトリックスとは

緊急度と重要度による4つの分類は、かの「7つの習慣」の中で時間管理マトリクスとして紹介されているものです。

4つの領域

第Ⅰ領域:「重要である」かつ「緊急である」
第Ⅱ領域:「重要である」かつ「緊急でない」
第Ⅲ領域:「重要でない」かつ「緊急である」
第Ⅳ領域:「重要でない」かつ「緊急でない」

第I領域:緊急かつ重要な領域
第II領域:緊急ではないが重要な領域
第III領域:緊急だが重要ではない領域
第IV領域:緊急でも重要でもない領域
 これらの領域の中で、実は最も重要なのが「第II領域」なのです。第II領域に分類される事柄は、あなた自身が強い意志を持って実行しなければ、成し遂げることはできません。

「緊急度」「重要度」とは

①自分の時間の使い方が4つの領域のどこに属するのかを整理する
②成長や将来の豊かさを考えると、第2領域の時間が最も大切であることを意識する
③第1領域と思ってはいるが、第3領域に属することはないかを考える
④第3領域と第4領域の時間を極力へらして、第2領域の時間を捻出する

「緊急度」では、重大で早急に対応しなければならないかどうかを判断します

緊急度が高いとは、放置してしまうと非常に重大な事態となり、その対応に工数を割いてしまうものを指します。

緊急なことの多くが他人からの依頼事で、その中には自分にとって重要ではないこともあります。

「重要度」では物事の根本や本質、成否に関わるかを判断します

重要度が高いとは、会社の事業などに根本的に関わるものや、自身の健康面に関わるものなど、おざなりにしてしまうと長期的に影響が出てきてしまうものを指します。
重要というのは、必ずしも即座に対応しなければならないものとは限らないということです。

時間の経過で変わる緊急度

左上の「重要だけど後でもいいタスク」は、すなわち「放っておくと、最優先タスクになってしまうタスク」です。
一方、右下の「急ぎだが重要でないタスク」は、すなわち「かつては後回しだった(なんならやらずに済ませたかった)タスク」です。もちろん、右下には突発的に飛び込んできた「それほど重要じゃないが、とにかく急ぎのタスク」というものもあるとは思います。が、多くの場合は、先ほど述べたとおり「かつては後回しだった(なんならやらずに済ませたかった)タスク」だったものが、時間の経過とともに緊急度が上がってきてしまった、というもので占められます。

少し考えればわかることですが、第Ⅰ領域にある『締め切り直前のタスク』といった活動は、第Ⅱ領域:『周到な準備と計画』を怠った結果であると言えます。

つまり第Ⅱ領域へのフォーカスが第Ⅱ領域の事項を減らすことに繋がるということができます。コヴィー博士の言葉を借りれば、「第Ⅰ領域へ時間を割くことは避けられないが、第Ⅱ領域へ時間を割くことによって減らすことはできる」のです。

『緊急事項』は私たちにいつ何時も向こうからやってきます。例えばオフィスに鳴り響く電話や、飛び込み営業マンへの対処、やっと仕事ができるとPCに向かったら、宅配便が届きます。入り口へ向かい、サインをしなければなりません。

しかし困ったことに大きな目標のための行動や、ボランティア活動への参加、自分を鍛えるためにジムへ通うといった『緊急ではないが重要な事項』は我々に働きかけてきません。

こんな意見も

理想の順番とは、これです。
①→②→③→④
現実的にやらざるを得ない順番が、これです。
①→③→②→④

おわかりの通り、理想としては「重要だが緊急でない」仕事をやるべきなのはわかっていても、実際は「緊急だが重要でない」仕事をせざるを得ないのです。

重要度と緊急度のマトリクスを勧める人の中で、この問題について言及してくれる人はあまりいません。あくまで、理想の①→②→③→④を推奨するだけです。

ですが多くの人は、いくらマトリクス化して考えたところで、結局取り組む順番は変えられないのです。

本来、この重要度と緊急度のマトリクスは、タスクの全体把握用のツールです。自分の時間が③の重要でないが緊急の仕事や④の無用な時間に割かれすぎていないか、タスクのポートフォリオの見直しに使用するのです。

これはより成果が高く効率の良い仕事をしていくための現状把握としてはとても有効な手段ですが、優先順位付けに悩む若手社員にとっては正直レベルの高い話でしょう。

①重要かつ緊急
②重要だが緊急ではない
③重要ではないが緊急である
④重要でも緊急でもない

気持ち的に負担が大きいものや早く済ませたいものは理屈抜きに最優先でやってしまいましょう。なぜならこうした些細な負担を減らしていくと気持ちが楽になり、結果的にそのあとの業務効率が格段に上がるからです。

テンプレート

動画解説

口コミ

時間管理術:優先順位は「重要度」と「緊急度」のマトリックスで考える。

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