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PREP法 ~ビジネスシーンで役立つ説明方法

PREP法は主にビジネスシーンで用いられる文章構成方法

更新日: 2016年12月15日

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この記事は私がまとめました

mamekotoさん

PREPとは

PREP法

P 結論(Point) ⇒ R 理由(Reason) ⇒ E 根拠(Example) ⇒ まとめ P(Point)
の 順で話すことで論理的に話すことができるとい方法

PREP法の「PREP」とは、以下の頭文字を取ったものになります。

・P:POINT=結論、話のポイント
・R:REASON=理由
・E:Example=具体的な事例
・P:POINT=結論(最後に結論を繰り返す)

PREP(プレップ)法とは、主にビジネスや論文はもちろん、ブログ記事やメルマガなどを書く時にも有効な、シンプルながらも、説得力を持ったストーリー調の文章を書くことのできる文章術の一つです。

「P」= POINT 結論、要点(自分が主張したいポイント)
「R」= REASON 理由(どうしてその結論に至ったのか?)
「E」= EXAMPLE 具体例(理由を裏付ける実例を挙げる)
「P」= POINT 結論、要点(再度、自分が主張したいポイントを示す)


その文章構成が効果的な理由は、読み手の時間やエネルギーを奪いにくい構成になっているからです。

PREP法の一番の特徴は結論を最初に述べることであるが、これは話の聞き手側の集中力が最も強いのが開始直後の30秒程度であることから、最も強調したい事柄を最初に話し、強く印象付けることで説得力のある文書やプレゼンテーションを構成することが出来るからである。また、冒頭に結論、つまり要点を持ってくることにより、何についての文書やプレゼンテーションなのかを聞き手側が把握しやすくなる。また、冒頭で内容をイメージ出来るかどうかでその後の内容の理解度も変わってくる。加えて、忙しいことが多いビジネスシーンでは結論を先に求められる場合が多いことからPREP法はビジネスシーンに適している。

「PREP(プレップ)法」とは・・・主に、プレゼン資料や上司への報告書などの「ビジネス文書」を作成する際に用いられる「文章構成のひな形(定型書式)」の事です。

「PREP(プレップ)法」を用いて、文章を構成した場合、簡潔かつ説得力のある文章にすることができます。

「PREP」とは、直訳すると「準備」という意味になりますが、これは全く関係ありません。

PREP法の「PREP」とは、「Point」「Reason」「Example」「Point」のイニシャル(頭文字)を取った用語であり、文章をこの4つで構成するのが「PREP法」になります

PREPが有効な状況は

内部資料やプレゼン資料はもちろんの事、顧客・会員用のメール(メルマガ)や、サイト・ブログの記事にも役立ちます。

特にサイトやメールなどは上から下に下がっていく形式なため、最初に結論を持ってくる文書構成の方が興味関心を持続させ、最後まで読んでもらえる率が上がります。

PREP法がビジネス文書で用いられる理由

ビジネスでは主に文書は部下から上司への報告書であったり企画の提案書で多く使われます。
このときに文書を作成するうえで部下がもっとも気をつけなければいけないことは、

「もっとも主張したいことを、一番はじめにもってくること」

なんです。
ビジネスをやっているうえで読む相手は基本的に時間を持て余している人はいない、と思って下さい。そんな人たちに送る文書として最初の一文を見ただけで要件が分かるように配慮する必要があります。

結論を先に言うことで、その理由と具体例を付け加えることで肉付けして相手に明確に伝わるようにします。

「P」「R」「E」「P」について

P:POINT

文章の要点を最初の一文で表します。文章全体で何が伝えたいのか、結論を述べることを意識しましょう。

R:REASON

上記のPOINTで述べた結論の理由を説明する部分です。具体的な数値やデータを示し、説得力の高い文章にするために重要な要素です。例えば、例文で紹介した「部活動を4年間やり通したからです。」は、4年間という具体的かつ客観的な数字を示して説得力を持たせています。これが主観的になるとどうなるでしょうか。

主観:部活動を頑張ったからです。
客観:部活動を4年間続けたからです。
具体的な数字を用いて説明した方が納得感があるのは明白ですね。「頑張った」と言わなくても、頑張ったことが相手に伝わります。

E:EXAMPLE

REASONで述べた理由を裏付けるために、具体的な例を示します。例文の「毎日朝練のために5時に起床していました。」は、4年間続けた部活動の中で具体的に行動した例を書いています。

P:POINT

文章のまとめの部分で、最後にもう一度結論を述べます。PREP法では、文章全体を「言いたいこと」を最初と最後に置き、サンドイッチします。

この方法では、話を結論、理由、具体例、最終結論と4つのパートに分けて説明します。


①結論

まず、「~に関しての結論は~です」とはじめに結論を述べます。
こうすることで、聞き手にこれから行なわれる説明の道筋を示します。


②理由

次に、冒頭に述べた結論について、「なぜならば~だからです」とその判断の理由を示します。


③具体例

「例えば~という事実があります」と理由の根拠となる具体例を示します。
聞き手にとっては結論、理由、裏付けとなる具体例と話がかみくだかれていくので
非常にわかりやすい展開になります。


④最終結論

「よって、~の結論となりました」と最後にもう一度、結論を聞き手に印象づけます。

PREPの例

具体的な例をあげて説明します。PREP法に従ってプレゼンテーションを行うと、以下のような流れになります。

「お客様には、こちらのワゴン車が最もお薦めです。(結論)なぜなら、後部座席のスペースが広いので、お母様とお子様の三人が横一列で座ることができるからです。(理由)」

「確かに広いですね」

「はい。実は、午前中もお客様と同じ四人家族のご主人様が、この車をご契約されていかれました。週末に家族揃ってドライブに行くのを楽しみにしている様子でした。(事例)」

「なるほど」

「こちらのワゴン車であれば、お客様も絶対にご満足いただけると思います。(結論)」

提案(結論)を伝えて、その理由と事例を続けて話すことで、直接提案に結びつけて聞くことができます。そのため、納得性の高い話として受け入れてもらうことができるのです。

PREP法による文章作成例

(P)私は忍耐力があります。
(R)部活動を4年間やり通したからです。
(E)毎日朝練のために5時に起床していました。
(P)この生活を4年間やりとおしたため、私は忍耐力があるといえます。

例えば、

P「今日は社内の個人情報保護運動について報告します」

R「個人情報保護法の制定以来、個人情報の厳格な管理が求められています」

E「ところが、顧客名簿が会議室に置きっ放しになっているなど、先月だけでも個人情報の管理ミスが3件も発生しています。このままでは、外部への情報流出など重大な問題に発展しかねません」

P「そこで各部門長を通じて個人情報保護の徹底を図ってもらいたいと思います」

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PREP法以外の方法

用途や状況によって使い分けましょう。

・PREP法は人に何かを教えたい時に使います。要点の他に説明と例をまじえる事でより理解が深まります。教本やセミナーなどの教育的な表現をする時に特に有効です。

・SDS法は汎用的です。PREP法やDESC法が使えない場面でも目的を選ばずに使用できます。例えば日記や報告などでも活用できます。

・DESC法は人に何かを承認させたい時に使います。問題点を提起してから解決法を伝える事でより提案力が増します。企画資料や提案などに特に有効です。

時間の長さで使い分けると良い

時間に限りがある場合:PREP法
・みんな、忙しい→ 早く結論が知りたい。

時間が決まっている(ゆとりがある)場合:SDS法
・わざわざ、聞きに来ている→ どういう話か楽しみにしている。

動画説明

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