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【苦笑いさせないように!】上司と新人に喜んでもらえる歓迎会

4月は新入社員が入ってくる時期でもあるので、会社に馴染めるために、上司との仲を深めるためにも歓迎会を行います。その歓迎会のあ幹事を任された人は、社員の思い出に残るような楽しい会にしないといけません。歓迎会を成功させるためにも、会場や進行などの仕事をこなさなければならないのです。

更新日: 2018年04月16日

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amary143さん

歓迎会をやるなら社内パーティーがオススメ!

新入社員の歓迎会を行うとなると、会場探しで困ってしまう人が多いはずです。
居酒屋やレストランなどは、他にも歓迎会を行うために予約でいっぱいになっています。
そこで、会場は外よりも会社の中で行ったほうがいいですよ。

社内が会場だから
みんなに出席してもらえる!

普段は飲み会に参加できないメンバーや普段から忙しいメンバーにも「ちょっと顔をだすだけでもいいので!」と言って誘えるので出席率もアップ!

ケータリングを行う場所としては、レンタルスペースやレンタル会場のほか、可能であれば会社の会議室やオフィスなどがおすすめです。

立食形式なら移動しながら食事が楽しめるので、同僚や上司とのコミュニケーションの幅も広がります。

新入社員は会社に入って日が浅く、どう周りと付き合えばいいのかわからずに、歓迎会に参加しないことがあります。ですが、社内で行うなら気軽に参加できますから会場としては最適です。

■ケータリングのメリット

歓迎会の料理は、ケータリングを利用することで準備できます。

ケータリングであれば、セッティングから面倒な後片付けは全部やってくれますし、ゴミだって持って帰ってくれます。逆に言うと参加者は何もすることがありません。ただパーティーを楽しむだけです、素敵でしょ。

自慢のオードブルは納会や忘年会におすすめ
宅配弁当で使用されているお惣菜を盛り込んだオードブルも人気です。24種類もの選択肢があり、和洋中各メニューはもちろん、サンドウィッチや焼きそばなどガッツリ系のメニューもあります。

ケータリングを提供している会社によっては、歓迎会の準備を行ってくれるので幹事の負担は軽減します。また、料理に関してもオードブルのようにパーティー向きの料理を提供してくれるお店を利用する方法があります。

他にも、ケータリングを利用するメリットはまだまだあります。

女性に喜ばれてしまう
まさか、会社でこんなに美味しくて豪華な料理が食べれるなんて・・・という結果に繋がるのがケータリングサービスです。喜ばれるケータリングのポイントは綺麗な盛りつけやバリエーション豊かなメニューです。その他、会場に合わせた空間作りが出来きるケータリングサービスは女性に人気で喜ばれるものになります。

飲み放題や、便利なオプションもあり

飲み放題のプランや、イベント会場の貸出、スタッフが必要な場合はスタッフの派遣を無料でしてもらえる会社もあります。料理の実演などパーティー内容に応じて余興をお願いできる会社もまります。

アレルギーなどに配慮できる
すでにあるプランであっても、企業からのリクエストを伝えることができるので、苦手な食材やアレルギーが起こりやすいものなどを省いて調理をしてくれます。

幹事の準備は早い!歓迎会当日までの幹事の仕事

歓迎会の幹事を任せられた人は、前もっていろいろな準備をします。

幹事のお仕事 チェックリスト
日程を決める
会場を決める
お店を探す
会費を集金する

●参加者候補者(人数)を決める&参加者リスト作成
パソコンが使える幹事さんは、エクセルで参加者リストを作る人が多数。このリストは当日の受付用、会費徴収のチェックシートとしても使えるから、作っておいて損はない! 名前のほか、TEL、メールアドレスくらいは押さえておいてね。出席者の会社や部署がバラバラな場合、所属までおさえておくと◎!

準備の中でも、経費の回収が一番大切です。当日に回収する場合、歓迎会の途中で退席する人がいますから、幹事が費用を集めることが難しくなります。ですから、遅くても前日には回収するようにしましょう。

費用は会社負担か参加者負担か?

会社負担なら一人当たりの予算を会社に確認すればいいだけですが、参加者負担の場合は参加者の意見を聞いておくべきです。

勝手に高額設定して、あとから徴収しよとしても反感を買ってしまう可能性があります。

次に予算ですが、基本的には上司にはやや多く出してもらい、また、女性よりも男性が多く払うことが多いです。

部署の人数構成にもよりますので、いままでの歓迎会ではどのくらいの会費だったか思い出してみましょう。

当然のことながら、主賓の分はほかの参加者が負担することになりますので、気を付けましょう。

幹事は前もってお店を調べたり、社員全員に歓迎会の報告をしたりと大変な仕事が多いです。負担を減らすためにも、社内でケータリングを利用することがオススメなのです。

楽しい会にするには進行が肝心

歓迎会は、ただみんなで集まって食事をするだけではなく、プログラムに沿って行います。このプログラムがしっかりとしないと、グダグダな内容になってしまうので注意してください。

■歓迎会のプログラム

1)開会宣言
2)歓迎の挨拶
3)新入社員、転入社員の紹介(氏名、部署または業務内容など)
4)新入社員、転入社員の自己紹介と抱負
5)退職する社員、異動、転出する社員の紹介(指名、部署または業務内容など)
6)出し物など(無しの場合もあります)
※学校の場合は、校歌斉唱や吹奏楽部による演奏など、各校により趣向をこらした演出があります。
7)乾杯
8)退職、転出する主役の挨拶
9)閉会宣言

■プログラム進行する上でのポイント

2.最初の挨拶(担当:上司に依頼)
ここの挨拶は会全体の中で、最上位者に頼むのが一般的です。
ただあまり堅苦しくならないようにしたいので、ある程度くだけた、親しみやすい人柄の上役がいるとベストですね!

3.乾杯(担当:上司に依頼)
乾杯の挨拶をしてもらいます。
ここは2の挨拶をお願いする最上位の上役の次、次席上位者に頼みたいところ。

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