改めて知りたい…「苦手な電話」を克服する方法

電話って苦手意識がつくと、もう嫌でしかないですよね…。そんな人のために、ケース別の対処法を調べてみました。

更新日: 2018年05月09日

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この記事は私がまとめました

【CASE1】な、名前が聞き取れない

機械の不調だということを強調することで「あなたを責めているわけではないのです」ということを暗に示すと◎

【電話が聞き取れない要因】
周囲の音がうるさいということもあり得る。近くで誰かが打ち合わせをしていたり、コピー機が始終動いていたりすると、それだけで電話が遠くなる

そのため、事前に受話器の音量を上げておくといい。

【CASE2】電話の印象が暗いって言われた…

電話は顔が見えないのなら、無表情でも大丈夫! と思ってはいけません。声と言葉が頼りだからこそ、その声や言葉の質が問われます

表情の伝わらない電話では、声から笑顔が想像できるような「笑声(えごえ)」が理想とされています

口角を上げて話すことで明るい声になるため、電話をする時には笑顔を作った状態で話しましょう。

【さらに…】
話のスピードがほんの少しゆっくりになるだけでも、会話は聞き取りやすくなり、理解もしやすくなります。聞き間違いも、もちろん少なくなります

特に緊急のときこそ、このマナーは必須。

【CASE3】電話取るの遅れちゃった…!

4コール以上呼び出し音がなったら、「お待たせしました」と一言添えて取りましょう

5コール以上の場合は「大変お待たせいたしました」というフレーズで応対すると覚えておきましょう

確かにこの一言があるだけで、待つ側のキモチが変わってくるかも…。

「かかってきた電話は3コール以内で取る」というのが、一般的なビジネスマナーとされています

人は10秒以上電話の呼び出し音を聞かされると待たされていると感じることから、3コールが目安といわれている。

【CASE4】取り次ぐ人がいない…

「申し訳ございません。あいにく〇〇は外出しておりまして、午後○時◎分頃、帰社予定でございます。戻りましたら、ご連絡いたしましょうか」

不在の理由をつげ、相手の意向をたずねる。本人にかわって要件を聞く時は、メモは正確に取ること。最後に自分の所属や氏名を相手に伝えることを忘れずに

【社内会議なら】
「申し訳ございません。あいにくただいま会議中でございます。午後○時◎分に終わる予定です。会議が終わりましたら、ご連絡いたしましょうか」と会議中なので出られないことを伝えます

ただし、「会議中でも電話は取り次いで」と聞いていれば、会議中であることを相手に告げる必要はナシ。会議室に内線で連絡しましょう。

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