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【仕事効率化】ビジネスは情報共有が重要

「情報共有がめんどくさい」。それでも、情報共有は重要です。情報共有ができていないことで被る不利益は、仕事が円滑にまわらなくなることに限らず、クライアントやチーム内の人間関係にまで影響しますので、軽んじるべきものではありません。クライアントへのレスポンスの速さが営業の大きな武器になります。

更新日: 2018年06月25日

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この記事は私がまとめました

チーム内メンバーが情報を共有すると得する仕組みを用意するのが一番いい方法です。「シェアしたけど誰も反応してくれないからもういいや……」という気持ちになりがちですが、そうならないようなルールをつくるなど、工夫は色々できます。共有による効率化で仕事効率アップして時間を有効活用できます。

takafukuroさん

情報共有はチームワークの基本中の基本

誰が何をやっているのか? 今、どんな状態なのか?
バラバラに動いていては成果が上がりません。
100%の作業がつながって、1つの仕事を仕上げるために、
情報の共有をしっかりおこないましょう!

成果を上げるための情報の共有には4つがあります。
お仕事の流れ(目的、業務内容、作業の到達点)と情報共有で
業務の構造ができるから、個々の役割がはっきりし、スムーズにすすみ、チーム力が高まります。

<案件管理に必要な情報>
・何を:購入製品
・誰に:顧客名
・誰が:営業担当者
・いつ:購買時期
・いくらで:購買金額
・いつまでに:納期

商談がどの段階にあるかを示す「営業フェーズ」と、受注見込みがどの程度かを表す「受注確度」もあるといいでしょう。

成果を上げるための情報の共有

1.目的の共有
会社、組織、チームが向かう目的を共有することです。
中小企業なら「経営理念」がみんなに浸透していること。

2.情報の共有
仕事の状況、変更など最新情報の共有のことです。
例えば、今日時点の現場はどのような状況なのかをみんなが知ることです。

3.進捗の共有
仕事が完成するまでの進捗の共有のことです。
例えば、工程表やスケジュールの進捗具合をみんなが知ることです。

4.成果の共有
この仕事でいくらの利益が得られるかの共有です。
例えば、仕事に入る前に、何%の粗利益率、いくらの粗利益額なのかみんなが知ることです。
複雑になり、売上が上がらない時代に利益をつくり出すために情報の共有は欠かせません。

成果を出すための共有ポイント

【1】一騎通貫でなく分業のほうが成果が上がる
・告知から営業、契約、業務管理、集金まで一人だと効率が悪い
・情報を共有して開示していないと成約見込みがわからない
・人が辞めたり、変わると成果がドーンと落ちる 

【2】一人の能力では限界(勘と経験の限界)
・リーダー、社長に求めるものが変わった
 率先垂範型から、みんなの幸せをつくるマネジメント型へ
・過去の勘と経験、度胸だけでは通用しなくなった
・自分だけわかっていても、まわりが知らなければ進まない

【3】100%の作業が集まって一つの仕事
・一つ一つの作業の目的、到達点をはっきりさせることが大事
・お仕事の流れをつくってみんなで共有して作業をすすめる
・まわりの人が何をやっているのか知っておくことでサポートできる

情報共有を導入した企業が感じるメリット
1.スケジュールの共有が容易になった(71.6%)
2.業務知識やノウハウの共有・活用がしやすくなった(51.3%)
3.規則やマニュアルなどが探しやすくなった(38.1%)

グループウェア系とナレッジマネジメント系と情報共有ツールの違いはありますが
メールや掲示板より情報共有がスムーズになった、
情報がリアルタイムに更新できるようになった、とユーザーは感じるようです。
企業全体で利用するよりは、ある部門など比較的小規模のグループ内での利用が効果的です。
導入費や教育に時間を掛けてしまっては、ツールを導入する意味がなくなってしまいます。
小規模で始めることを考えるのもよいかと思います。

情報共有を導入した企業が感じるデメリット
1.ITツールが使いこなせていない(47.2%)
2.情報量が多すぎて、必要な情報に辿り着くまで時間が掛かる(38.2%)
3.ITツールに頼り過ぎて、生のコミュニケーションが薄くなった(32.6%)

ITツールを導入しても、教育を受けないまま利用を始めることで
ツールを上手く活用できない場合があり、業務に支障をきたしてしまうこともあります。
ITツールの利用が当たり前になると本当に必要な情報が埋もれてしまったり
直接会って話す機会が少なくなりコミュニケーション不足が問題になることもあるようですね。
その他メールや掲示板でしかコミュニケーションが取れないなど若い世代には多いようです。

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