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【仕事効率化】Googleスプレッドシート

仕事の幅が広がるWEB表計算ソフトで仕事効率アップ。一般の表計算ソフトとほぼ同様の機能を多数備えています。オフラインでの作業可能、iPhoneアプリも用意されており、作業場所を選びません。外部への業務委託や簡単な意見収集に使う会社が多いので、使い方を知っておけば仕事の幅が広がります。

更新日: 2018年06月25日

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この記事は私がまとめました

インターネット上に保存されてメンバーと共有できる表計算ソフト。他のユーザーとシートを共有し同時作業可能。同時編集やオフライン作業、他のGoogleサービスとの連携など多くの機能が備わり、使い勝手の良いオンラインツール。iPhoneアプリ、Android アプリもあります。

takafukuroさん

Google(グーグル)が開発したWebアプリケーションの表計算ソフト
Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できます。
WEB上のアプリケーションでインターネット環境があればスマートフォンやタブレットからでも利用可能。
資料・情報を多人数で共有するために便利な機能を多数備えているのが特徴。

スプレッドシートの基礎知識----------

GoogleスプレッドシートはGoogleが提供している無料のWebアプリの一つです。

Excelと同じような表計算を行ったり、リストを作成したりといったことが可能で、主な関数はExcelと同じものが使えます。作成したデータはすべてクラウド上のGoogleドライブに保存されるため、オフィスでも自宅でも、作業する場所を選びません。また、Microsoft Office を持っていなくても問題ありませんし、スマートフォンのアプリからも操作可能です。

Excelと同じように使える基本の操作

■Excelで作成したシートをスプレッドシートに移行できる

■グラフが作れる

わざわざExcelで作成した資料を、一からスプレッドシートに入力する必要はありません。そのままスプレッドシートに移行できます。

Excelと同様にスプレッドシートのデータからグラフ作成が可能です。

Googleスプレッドシートは、Googleが提供するオンラインストレージサービスGoogleドライブのツールの一つです。
つまりGoogleスプレッドシートの共有とは、Googleドライブ上にあるスプレッドシートのファイルを共有するという事で、同じようなオンラインストレージサービスのDropBoxやiCloudなどのファイル共有と同じ事です。
優れている点は、複数のユーザーが同時に共有ファイルを作業でき、作業状態が他のユーザーにも見えるという点です。

Google スプレッドシートはWEB上のアプリケーションであり、基本的には私たちが日々閲覧しているWEBサイトと変わりありません。よってPCとインターネット環境さえあれば、どこにいても無料で利用することができます。
さらにスマートフォンやタブレットでも気軽に利用できるようになっています。

印刷や処理スピードに関しては若干Excelの方に軍配が上がりますが、ファイルの共有やGoogleの他の便利なサービスとの連携という点においては、圧倒的にGoogle スプレッドシートの方が使いやすいといえるでしょう。

ExcelはWindowsのアプリケーションですから、当然、Windowsにインストールして使わなければいけません。他の有料ソフト同様、使用するためにはライセンス料金を支払う必要があります。

できることもExcelと似ています。
たとえば、Excelと同じように関数や式を使って数値を自動的に計算したり、グラフを作成したりできます。
もちろん、請求書や名簿などを作成して印刷することもできます。
また、Excelとのある程度の互換性も持っています。
たとえば、簡単な表であれば、Excelで作った表をGoogleスプレッドシートに読み込んで編集することもできます。

スプレッドシートのメリット-----

できる事はWord、Excelと大して変わらない。
必要なのはGoogleアカウントのみ。
ワード・エクセル並なのに無料で使える。
共有だけでなく同時作業もできる。
Googleアカウントだけでシェアできる。
インストール不要。ブラウザ上で快適動作。
リアルタイムクラウド保存。
オフライン編集も可能となった。
GoogleドライブはOCR対応。ファイル内もキーワード検索できる。

誰でも無料で利用できる点です。
インターネット環境さえあればすぐにアクセスができ、そこで作成して保存された表計算データは、そのままオンライン上にあるドライブに反映されることになります。

自宅のPCで作成したデータを、出先のスマートフォンやタブレットから閲覧することができますし、保存したばかりのファイルを他の人にリアルタイムで確認してもらうことも可能です。
データを共有すれば同時に複数のユーザーと編集作業を行うことができますから、データの紛失や更新ミスなどを防ぐことができます。

最大の特徴として、複数人で同時作業や編集が可能という点があります。データの更新をメンバー全員が共有できるため、Excelをメールに添付して送ったはいいものの、やり取りを繰り返すうちに「最新版はどれ?」と混乱する事態はなくなります。

使いこなせれば、必ず仕事の効率がアップしますよ。

安定性
Googleのサーバー上で動いているので、「パソコンが壊れたから使えなくなった」ということはありません。
変更も自動保存されるので、エクセルで Ctrl+S を多用してこまめにセーブをしている人にとっては、Googleスプレッドシートの安定性は魅力だと思います。

ファイルの共有
エクセルでもファイルの共有機能はありますが、Googleの方がかんたんに共有ができます。
フリーランスで仕事を共有しあっている人にとっては、Googleスプレッドシートの方が良いことがありそうですね。

エクセルも「エクセルオンライン」という機能があって、同様なことができます。

他のGoogleサービスとの連携
Googleの他のサービス(Gmail、カレンダー、Googleアナリティクスなど)との連携は、かなり簡単です。
Googleフォームとの連携も素晴らしいと思います。

良く使っている人にとっては便利

PC立ち上げ
エクセルは手持ちのパソコン上で動くので、パソコンが立ち上がってないと処理が行われません。
それに対して、Googleスプレッドシートはいつでも指定した時間に処理をさせることが可能です。スプレッドシートを立ち上げる必要もありません。(スクリプトを作って、トリガーを設定する)

これはすごく便利な機能で、私自身はこれが魅力でGoogleスプレッドシートを使っています。

インターネット上に保存
スプレッドシートはPCではなく、インターネット上に保存されます。
メンバーと共有できる

自動保存と履歴
Googleスプレッドシートは保存ボタンなどを押す必要はなく、自動的に保存されます。変更履歴が保存されているので復元も可能です。

スプレッドシートのデメリット-----

ワード、エクセルのできる事が、全てできるわけでは無い。
ショートカットキーとかも異なる。
Officeに慣れまくってると、あぁ使えない・・・ってなる。
エクセルという文化が根付いている。

インターネットに繋がらない状態では一切利用することができないことになります。
通信障害などが発生してしまうと、大事な更新作業ができないといった事態にもなりかねません。他にもサーバーの状況によって動作が不安定になったり、処理スピードが遅くなってしまう可能性もあります。

通信障害に対処するために、Excelにも同じデータを保存しておくという人もいます。

印刷・見た目
印刷に関しては、Googleスプレッドシートは最低限の機能しかありません。
エクセルみたいにヘッダーやフッターをいろいろ変更できなかったり、罫線の種類も3種類しかなく、日本語フォントも3つまでしかありません。(英語フォントはたくさんあります)

エクセルは表計算以外にも結構使えるのに対して、Googleスプレッドシートは表計算以外の用途では使えない

スピード
Googleのサーバーで動いているので、エクセルより少し反応速度が遅いです。
「出来るだけマウスを使わずにキーボードだけで処理する」という方には、ストレスになると思います。

大きなプログラムを使って処理する場合、「接続時間が終了しました」というようなメッセージが出てプログラムが止まってしまうので、仕事で少し処理量の多いマクロを使ってる人はGoogleスプレッドシートへの移管は難しいです。

分かりやすさ
本屋にエクセルの使い方に関する本は「これでもか!」というぐらいたくさんあります。
Googleスプレッドシートの使い方に関する本は、私は見たことがありません。
初心者にとってはやっぱりGoogleスプレッドシートは敷居が高いかなぁ、と思います。
Googleなので、本よりもWEBで完結させたいのかもしれませんが(?)パソコンに不慣れな人はネットから必要な情報を取り出せないですもんね~

あと、Googleはやっぱり英語圏の会社(Microsoftもそうですけど)という感じで、ちょっと分からないことがあると、すぐに英語になっちゃうんですよね。
日本語のリファレンスが充実していないのです。
日本市場も結構大きいので、将来的には日本語対応も充実してくるんじゃないかと思いますが、今のところは英語に接しないといけないことが多いので、その点も敷居が高いと感じています。

インターネット上に保存
スプレッドシートはPCではなく、インターネット上に保存されます。
設定を誤ると機密情報が誰でも見られる状況にもなり得るので注意が必要です。

できること----------

使ってビックリ!覚えておきたい超便利なスゴ技20選
1.地図とデータを組み合わせた資料が簡単に作れる
2.セルにコメントを書き込める
3.共同作業者とシート上でチャットができる
4.別のスプレッドシートからデータをインポートできる
5.データの一部だけをメールで送信できる
6.外国語の翻訳が簡単にできる
7.どこの国の言葉なのか教えてくれる
8.最新の株価や為替相場がわかる
9.ほしい場所の地図が簡単に作れる その1
10.その2
11.スプレッドシートを誰かが編集したら自動でメールで通知できる
12.WEB上のアンケートフォームを作成できる
13.Web印鑑を押すことができる
14.ガントチャートをチームで共有できる
15.Google Analyticsのデータをスプレッドシートで管理できる
16.Google Analyticsのデータを定期的に出力できる
17.Google Analyticsのデータをグラフ化できる
18.データを使ってメールの一斉送信ができる
19.データをWebサイトとして公開できる
20.作成したデータにパスワードを設定できる

関数は随時チェックしておこう!
https://support.google.com/docs/table/25273?hl=ja&rd=2

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