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みんな賢く使って生産性を上げている!?Excelのプチ活用法まとめ

誰もが知っていて、職場では多くの人が当たり前のように使っているExcel。そんなExcelを、いつもよりほんの少し多く活用するだけで、仕事の生産性が大幅に高まるって知っていましたか?今回は知るぞ知るExcelの活用法を主な関数ごとにまとめました。

更新日: 2018年10月12日

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この記事は私がまとめました

Excelを賢く活用して、仕事を早く終わらせよう!

毎日の業務を効率化して、もっと仕事を早く終わらせたい!――そんな方にオススメなのが、Excelの超便利な裏技を使った仕事術です。

〔中略〕1つの裏技でできることは小さく、限られていますが、複数の裏技を組み合わせることで更なる効率化につながります。

Excelによって作業効率を高める=「生産性を高める」ことは、決して難しいことではありません。

〔中略〕Excelで表を作る時、どんな些細な表であっても、常に経営を意識することによって、生産性の向上につながるのです。そして経営に貢献することができます。

SUM関数の活用法

SUM関数を活用すると、売上金などの合計を出す事ができます。

SUM関数とは、Microsoftの表計算ソフトであるExcelの関数のうち、指定範囲内の合計値を求める関数である。

SUM関数の使い方

SUM関数の使い方は他の関数とくらべると、とても簡単です。最初は、なかなか暗記できませんがそのうち慣れてくると何も見ずに関数が使えるようになります。それまでは、職場のデスクに関数の使い方を表にして、見えるところにおいておくのも良いでしょう。

「=SUM(引数)」で数値の合計を求めます。例えばセルA1、A2、A3の合計を求める場合は「=SUM(A1:A3)」のようにセル範囲を指定できます。

[数式]タブの[関数ライブラリ]グループにある[合計]ボタンを使えば、SUM関数を簡単に入力できます。複数の小計を求めるにはSUBTOTAL関数が便利です。

COUNTA関数の活用法

COUNTA関数は種類別、顧客別の合計を出すときなどに便利です。

COUNTA関数は、セル範囲に含まれる空白ではないセルの個数を返します。

COUNTA関数の使い方

COUNTA(値 1, [値 2], ...) COUNTA 関数の書式には、次の引数があります。

値 1 必ず指定します。計算対象として含める値を表す 1つ目の引数。

値 2, ... 省略可能です。計算対象として含める値を表す追加の引数。引数は、最大 255 個まで指定できます。

下記のホームページでは実際の事務の仕事などで使う場合の使用例を表で分かりやすく示しています。

〔前略〕それぞれの列ごとに数がカウントされていることが分かります。なお「-1」としているのは、1行目にある「参列者(男性)」「参列者(女性)」のセルをカウントさせないためです。

SUMIF関数の活用法

ある一定条件を満たす値の合計をだすときには、SUMIF関数を活用しましょう。

例えば売上であれば「顧客別」「商品別」「地域別」「年齢別」「男女別」「支社別」など様々な切り口で数字を分解することができます。このような合計数字の内訳を出す分析に必要なのがSUMIF関数です。

SUMIF関数の使い方

sumif関数の書式は、次の通りです。
=sumif(「条件範囲」,「検索条件」,「合計範囲」)

条件範囲合計するかどうかの判断に使う「セル」を指定します
検索条件合計する条件を指定します
合計範囲実際に合計する「セル」を指定します

下記のホームページでは混乱しやすいSUMIF関数とCOUNTIF関数の違いから、詳しい使い方の手順まで紹介しています。

「SUMIF関数」は検索条件に一致したセルの値のみの合計を計算する関数、「COUNTIF関数」は『検索条件』に合うデータの個数を指定した『範囲』から検索する関数です。

COUNTIF関数

COUNTIF(カウントイフ)関数とは、指定した条件に合うデータを検索し、検索したデータに
一致するセルの個数を求めることができる関数です。

また、指定できる条件は一つです。

COUNTIF関数の使い方

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