拝啓
このたびは「××××」の不具合についてご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
弊社で原因を詳しく調査したところ、○○部分に故障につながる問題があることが判明いたしました。これは利用環境と無関係のもので設計上の不具合によるものとなります。

つきましては、一度すべて商品を回収し、新しいものに交換することとなりましたので、御社にはご不便をおかけして申し訳ありませんが、××××を下記の送り先へ着払いにて送付いただきますようお願い申し上げます。交換の商品は○月○日付けでお送りさせていただきます。

略儀ではございますが、まずは書面にて不具合の報告とお詫び申し上げます。

敬具




1. 送り先
〒000-0001
東京都千代田区1-1-1
◯◯◯◯株式会社 □□部 宛
電話番号:03-0000-0001

2. 問合せ担当者
◯◯◯◯株式会社 □□部 山田(やまだ) 宛
電話番号:03-0000-0001
メールアドレス:yamada@×××.co.jp

以上

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