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この記事は私がまとめました

アフターファイブを楽しみたい。趣味にかける時間を増やしたい。スキルを身に着けるための勉強がしたい。そのために、仕事を早く終わらせるためにはどうすればよいのか?「仕事が早い人」と「仕事が遅い人」の習慣から学ぶことができる一冊です。

1.仕事環境

ものが多いことの影響力として、「探す時間が多くかかってしまう」ことが挙げられる。人は平均して1日10分探し物をしているそうです。本当のモノからPC内のファイルなど思い当た節はありませんか。まずはいらないものを捨て、仕事に集中できる環境を整えましょう。

PCなどが一番良い例です。新しい物であれば処理速度や機能が格段にに違うため、仕事のスピードも変わります。日用品もこだわって使うことで、作業効率も早くなってきます。「仕事が遅い人」はモノへのこだわりがないため、その辺にあるものを適当に使います。その結果収納場所にもこだわらない→整理ができないとなります。

最近では「テレワーク制度」が整いつつあります。つまりクラウドサービスを活用して、どこでも仕事ができるようにしておかなければなりません。また、いつでもどこでもすぐに仕事に取り掛かれる集中力も非常に重要です。すぐにエンジンを入れ、仕事の立ち上がりが早いということも「仕事が早い人」の重要な要素です。そのためにも、内面的な健康にも気を使いましょう。内面を健康な状態にキープし、さらに外部環境を整えることで集中力に差がついてきます。

2.日常生活編

プライベートが充実していると、時間とお金を捻出しなければならない。そのためには、仕事を早くこなし、しっかりと稼ぐ必要があるという目標ができるわけです。また、休日には仕事を忘れて、しっかりと仕事に対するやる気、集中力をチャージすることが重要です。「仕事が遅い人」は、オンとオフの境目がなく、中途半端に休日に仕事をしてしまったり、休暇を取るということを意識していない人が多いのではないでしょうか?

体が健康でなければ良い仕事ができるわけがありません。また、太ていたり、不健康そうに見える人に「仕事ができそう」というイメージを持つことはないと思います。逆に体を鍛えていて健康な人は、覇気があり印象が良く見えます。

3.考え方・姿勢編

目標をしっかりと持っている人は、目標から逆算し計画を立てることができ、その日その日にやるべきことをきちんと把握している。つまり無駄なことをする時間が無くなり目標達成に向けて集中力も高まるため、仕事が早くなる。反対に小さな目標すら設定しない人は、細かいこともおろそかにして、漫然と仕事をするようになりその結果としてスピードが遅くなる。

人に影響されやすい人は、確固たる自分の仕事のやり方を持たず、人の仕事をまねることが多く見受けられる。その結果、多くの人と同じ方法をとり、その他と働き方が変わりません。例えば、人が働かない休日に働くことで通勤がスムーズになったり、集中できる環境で仕事ができます。また皆が働いているときに休日を作ることで、ゆっくりと休息をとることが可能になります。

思いついたこと、もやもやしていることなどメモや記録を残すことで、思い出す時間、心配する時間を減らすことができます。また、頭から情報をだすことで、余計なことを考える必要がなくなります。その結果、頭をすっきりした状態に保つことができ、仕事に集中することができます。

仕事を早く進めるためには、スキルや知識を小さなことでも身につける必要があります。例えば、
・ブラインドタッチ
・PCのショートカットキーを覚える
・メールの文面などを素早く考えるための文章力

このような、ほんの少しの差の積み重ねが、「仕事が早い人」と「遅い人の違い」となります。

4.スケジュール管理編

やるべきタスクが分かっていても、それぞれのタスクにどれだけ時間がかかるか把握できていなければ、終わりの時間も分かりません。仕事が早い人は、一つ一つのタスクにかかる時間を把握しており、終わりの時間を見極め、だらだらと際限なく仕事をしません。

2つ以上の仕事を同時に進めようとすると、作業の切り替え時に、前の作業で何をやっていたかを思い出さなければなりません。つまり、他方の仕事に切り替えるときに「仕事の立ち上がりの時間」がかかってしまうのです。一つのタスクを一気に片づけ、一つ一つこつこつとこなしていく方が仕事の効率が上がり結果として仕事が早く終わります。

会議やミーティングの時間を1時間など区切りの良い時間にする必要はなく、必要だと考えられる時間を設定することで会議がだらだらと進むのを防ぐことができます。また、15分単位で時間を設定することで、「9時15分から会議」というような中途半端な時間であるため、相手の記憶に残りやすいというメリットもあります。これにより相手が忘れたり遅刻しないようにさせる効果があります。

何度も繰り返しやるような仕事、定期的にやる仕事は「マニュアル」や「チェックリストを作成しましょう。これらは、手順を思い出す、考える時間を短縮し、さらにミスを減らすことも可能になります。また、これらマニュアルがあれば、誰でもできるようになり他の人に頼むことができるようになり自分の時間を節約することも可能になります。

最後に

自分のやりたい仕事をするために、時には勇気をもって仕事を断る必要もあります。人生の主役は自分であるというぶれない自分の軸を持ち、他人の目を気にせず、自分のやりたいことをやるのが「仕事が早い人」になる一番重要なことです。

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