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あなたは大丈夫?TEL対応の重要性!TEL対応の3つのルールとは

最近ではビジネスシーンでもチャットツールが主流になりつつありまうすが、まだまだ主流な連絡ツールです。今回はそんな電話対応の仕方や重要性など、知らないと損をする内容をまとめてみました。

更新日: 2019年11月19日

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この記事は私がまとめました

taTAtakawaさん

ビジネスにおける電話対応の重要性とは?

ビジネスシーンでは私生活であまり使わない電話対応が重要なようです。

電話応対・電話のマナーは社会人としての基本中の基本です。特に会社・職場などのビジネスシーンの場合は、あなたの電話応対、電話の受け方ひとつで会社の印象が左右されます。

電話に出た社員の対応次第で、会社の印象は良くも悪くもなりますから、たかが電話をつなぐだけ…と油断はできません。

出来て当たり前の電話対応のマナーを当たり前に出来るように、出来ている人も再確認の意味で読んで頂けたらと思います。

NHKに電話。17時からのニュース、国会中継より重要なことなんか無いはずだから、ちゃんと最後までやってくださいと。→延長の可能性はあると連絡は受けておりますが、その旨伝えますとの事。いつ電話しても思うけど、窓口の女性の方、感情まるで無しの対応、全く誠意が感じられない。

うちら位の会社だと頭が良いというよりも、柔軟性や電話対応が柔らかい方が重要だ。 と、先輩が言っていたがそのとおりだ。

電話対応の重要性|電話対応は、 会ったことのないお客様からが多く、 また顔が見えない中での対応なので、 声が全てを表現します。 したがって、 普段話すよりも2トーンくらい高くしてちょうど良く、 確認や言葉遣いも非常に大事になります。 bit.ly/wia0ZM

電話対応の3つのルール

電話対応時にこれらのルールは気をつけたいですね。

電話対応で気をつけるべきマナーとは

電話のベルが鳴ったらすぐに出ます。最大3コールです。3コール以上ベルが鳴った場合は、「お待たせしました」と言いましょう。

【知っておきたいビジネスマナー】 電話の一言目の「もしもし」は、ビジネスマナー的にNG。「もしもし」は元々「申す申す」という丁寧語の略語のため、使うと失礼に値します。代わりの表現として「はい」や「お世話になっております」を使うようにしましょう。

右手で受話器を持って電話したら先輩に「左利き?」と言われた。ビジネスマナーとして、利き手の反対の手で取るものと言われてるのは分かってる。予約の電話を取るのは左手で取って、右手でメモしたりパソコン操作するよ。ちょっとした電話をするだけだからと思い右手で取ったが、そんな私変ですか?

いきなり電話をかけてくる奴は大概センスがない。電話をかける前に、LINE等で何の話をなぜ今したいのか、確認すればOK。それが現代のマナーだと思う。 >ビジネスマナーとしての電話はアリかナシか ——「電話は時間を奪う」アンチ派が台頭 businessinsider.jp/post-34949

電話の受け方

時間帯も相手もなにも不明なまま、突然かかってくる電話。

慣れてくると自然と体が動くので、最初のうちは意識的に行うようにしましょう。

電話を受けた際、話の内容をメモしたり、取り次ぐ際に相手方の名前を覚えておく必要があります。

電話をしながらメモなどを探すと聞き漏れる可能性もあるため、電話の横にはメモと筆記用具を必ず用意しておく事が基本です。

呼び出し音は3回以内で出るのが原則です。「お電話ありがとうございます。」
「○○会社○課○○でございます」

相手を確認後、挨拶をする。「いつもお世話になっております」

・相手が名乗らない場合
「失礼ですが、お名前をお聞かせいただけますでしょうか?」などと尋ねて誰からの電話なのかを確認する癖をつけましょう。そうでないと、電話を取り次ぐ場合も不都合なことが起こる場合があります。

次に、相手が他部署の人間を指定してきた場合は転送で対応すると思いますが、転送の繰り返し(たらいまわし)状態になると相手は非常に気分を悪くします。

転送前には社名、名前、用件を確認して転送先に伝えるようにしましょう。

担当者が不在の場合には、いつ戻るのかを伝えた上で、どう対応するのかを尋ねましょう。

最後に「失礼いたします」といって電話を切ります。電話を切るときは、相手が受話器を置くまで待ちます。相手が言い忘れたことがあって話し始めた場合も対応ができます。

電話対応で間違いがちな罠

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