1. まとめトップ

【あるある】お礼メールの返信に返信するべき?迷うシチュエーションと解決策まとめ

ビジネスメールでよくあるのが、「これって返信しないといけないの?それともここで終わらせるべき?」という悩みです。相手に不快な気持ちをさせたくないからこそ、何がベストなのかわからない。こういったビジネスメールでありがちな悩みを集め、解決策をまとめました。

更新日: 2019年11月21日

3 お気に入り 832 view
お気に入り追加

この記事は私がまとめました

お礼メールに来た返信にも返さないといけないの?

基本的にはお礼メールに来た返信に対しても返信するのが正解なようです。

また、返信不要のメールを送るのが「冷たい感じになってないかな」と心配な人は、「お忙しい折、返信のお気遣いは無用です」といったやわらかい表現にするとよいでしょう。

メールというものは、極端にいうと「受信した人の時間を奪って」読んでもらっているものです。

特に、面接や説明会を行う採用担当者のような人は、日々何十、何百というメールを受信しています。メールを読み、タスクの切り分けを行うだけでも時間をとられてしまうような状態です。

そのような人にメールを読んでいただき、「返信不要」のメールにわざわざ返信してくれたというのは、紛れもない誠意によるものです。

目上の人が誠意を見せてくれていることに対して、誠意を見せないというのは失礼にあたる可能性がありますので、お礼メールの返信には、返信をしましょう。

返信するときのNGな表現は?

ビジネスメールだからといって、「相手に失礼のないように」と堅くなりすぎる必要はありません。

とはいえ、最低限のマナーは抑えておかなければ信頼を損なってしまうかもしれません。

「フォーマット」については、ビジネスメールの基本的な構成を守ることが大切です。

例えばメール冒頭には返信相手の名前や会社名、部署などを入れますが、返信だからとこれを省いて、いきなり本文や引用で書き出す人がいます。これはマナー違反にあたります。

敬称や敬語、丁寧語を間違えずに使うことが最低条件になってきます。語尾に「w」とか「(笑)」、語尾延ばしや顔文字などは絶対に使っではいけません。

もちろん相手との距離感で、カジュアルなメールでも問題ない場合はいいのですが、ビジネスメールでは基本的にはそういったものは使ってはいけないということは覚えておかないと、あなたの社会人としてのマナーを疑われてしまうかも。

返信メールの件名は「Re:」が続いても大丈夫?

何度かメールのやり取りが続くと、返信するときに「Re:」が並ぶかと思います。

これは基本的に問題ないのですが、あまりにも続いて件名が見づらくなる場合は少し工夫するとよいでしょう。

「Re:」をつけたまま返信すると失礼にあたるか?といえば、実はそうではない。
どのような用件で、どのくらいの回数メールやりとりをしていたのか、素早く把握できるため、ビジネスでは都合がいいのだ。

ビジネスメールのやりとりが続いて「Re:」の数が多くなってしまう場合、「Re:○○資料の件(5)」というように、「Re:」の数を件名の横に記して返信すると親切だ。

間違いメールを送ってしまった場合はどうする?

人間なので、気をつけていてもヒューマンエラーは起こるものです。

間違いメールを送ってしまったときは以下のように対処しましょう。ポイントは、きちんと自分の非を認め謝罪した上で破棄をお願いすることです。

もし、相手の名前を間違えたり、メール文に誤字脱字があったり、そもそも誤った宛先に重要な内容のメールを送ってしまった場合、すぐに先方に間違いである旨を連絡し、破棄をお願いしましょう。

その際に電話で、 「先ほどのメールは誤送信です。大変失礼いたしました。
お手数をおかけいたしますが、破棄していただけますでしょうか」 と伝えましょう。

送信後ミスに気付くのが遅れた場合には、
「本日○:○○に送信したメールは、こちらの手違いでした。
恐れ入りますが、破棄していただけますと幸いです」

こちらのミスですので、お願いするスタンスで。また、自分の上司や先輩など指導役にあたる人にも報告を忘れないようにしましょう。

受け取ったメールはいつまでに返信すべき?

人によって「返信が遅い」と感じる期間はさまざまです。しかし、スマホ慣れしている現代人にとっては2〜3日空くだけでも遅いと感じる人も多いでしょう。

取引先からのメールには、必ず1営業日以内に返信しましょう。返信が遅れると、取引先に不安感・不快感を抱かせてしまう恐れがあります。

すぐに結論が出せないような内容だとしても、メールを受け取ったという旨だけでも取り急ぎ伝えるようにしましょう。その際は、いつ頃までに回答できそうか、という予定も併せて伝えると親切です。

メールの文章の長さはどれくらいがちょうどいいの?

「長くて堅い文章が礼儀正しい文章だ」と勘違いしている人が多いようです。一見丁寧なようにみえて、読む側からすると「読みにくい…返信も面倒だな…」と感じてしまうものです。

短くシンプルに、かつやわらかい文章で送りましょう。しかし、あまり親しくない相手に対してカジュアルすぎる表現はNGです。

余計なことは書く必要はないし、過度に丁寧にする必要もない。
大事なことは、内容、用件がしっかり相手に伝わること。そのためにも読みやすいこと。

読み慣れない漢字を多用するべきではないし、文章ボリュームはできるだけ少ないほうがいい。 ビジネス文章、大人の文章だからと、硬ければいい、というわけではまったくないのです。

もっとライトな感じでいいと思います。漢字も敬語も少なくていい。もとより文章は少ないほうがいい。みんな忙しいのです。余計な文章は読みたくない。

最低限の文字数にして読みやすくすることこそが礼儀なのかもしれませんね。

1