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ペーパーロジックが行っている電子化サービスまとめ 契約書も稟議書も電子に!

ペーパーレス化に伴って電子化サービスを導入する企業が増えてきました。クラウド上で管理出来たり印紙代が節約できるなど多くのメリットがあるようです。この記事では電子化サービスを行っているペーパーロジックについてまとめました。

更新日: 2020年02月06日

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この記事は私がまとめました

TTATさん

ペーパーロジックとは

公認会計士、税理士や弁護士などのプロフェッショナル集団が、品質の高いITソリューションを企業へ提供することを念頭に、企業の経理・総務・法務の領域で、紙書類の保管を法律で義務付けられている書類を完全にペーパーレス化(紙原本廃棄)するクラウドソリューションを開発し、販売しています。

2011年設立(18年に現社名に変更)。紙での保管が法律で義務付けられている書類を含め、企業の多様な文書のペーパーレス化を支援。e-文書法、会社法、電子帳簿保存法、会計監査などへ完全対応したpaperlogicクラウドサービスを提供する。

電子稟議、電子契約、電子書庫のサービス群を組み合わせ、企業内外のビジネス文書を全方位的にデジタル化できることが特徴で、あらゆる業務のペーパーレス化、情報の効率的な利活用をシームレスに具現化することが可能です。

。もちろん個々の企業によって、どのレベル、範囲から始めるかは異なり、運用過程での調整もありますから、当社は士業によるコンサルティングにも力を注いでいます。そうした体制を整えることで、どんなお客様にも最適なご提案ができると自負しています。

ペーパーロジックは、東京に本社がある企業の人事部門へお勤めの方106人を対象に実施した「雇用契約の電子化」に関するアンケート調査の結果を発表。 雇用契約を完全に電子化している企業は約2割、一部導入を含めると57.6%の企業が電子化済みに。電子化した企業では54.1%が業務削減の実感あり。

世界で進むペーパーレス化

ペーパーレス化には多様なメリットが存在します。2000年以上続く紙の文化は根強いですが、グローバル化が進展する中、文書のデジタル化は今後ますます不可欠なものとなるでしょう。

日本にはビジネス文書等を紙で保存することを義務付けた法律が約300ありますが、2000年頃から着々と規制緩和が進行。すでに8割以上の文書はデジタル保存が可能です。一方、デジタル化の要件として求められるタイムスタンプや電子署名の技術も進歩しており、先頃政府が企業の電子書類に公的な信用を与える制度の検討を始めたとの報道もありました。

企業の文書は電子帳簿保存法やe-文書法などの法律によって運用方法が定められています。法律の改正によって、2016年1月からすべての契約書や領収書は電子保存が可能になりました。2017年1月からは、領収書や請求書をスマートフォンなど携帯電話のカメラで撮影して電子化することも認められています。
こうした法整備などから、紙の書類をスキャンして電子データとして保存し、ペーパーレス化を推進していくことは国の方針であることが分かります。

ペーパーレス化が進まない最大の障害は、心理的な抵抗にあります。ベテラン社員ほど今までの仕事の仕方を変えることに抵抗があり、ペーパーレス化に対して消極的な場合があります。本格的にペーパーレス化を導入するのであれば、トップダウンによる強力なリーダーシップを持って推進する必要があります。

日本のやり取りは紙が多すぎる! ハズキルーペ風 で、スキャナー専用機購入。 更なるペーパーレス化を進めていきます! pic.twitter.com/9d44XZUuiS

使い慣れた紙の方が見やすいし、使いやすいという気持ちも分かりますが、紙は限りある資源です。湯水のごとく湧いてくるわけではないので、遅かれ早かれ本気でペーパーレス化について考えなければなりません。

特に新聞や雑誌などは読者が減り続け、サブスクリプション化している企業もあります。再利用よりもまず使わないことに注意を払うべきかもしれません。

ペーパーロジックの特徴

まず、ペーパーロジックは契約の起案から電子署名といったプロセスをかなりの早さで終わらすことができるところが特徴です。

素人ではわかりにくい、ややこしい部分もペーパーロジックに任せておけば何ら問題なく進めることができます。また、もっとも不安である改ざんやなりすましといった被害への防止対策も徹底。

タイムスタンプと電子署名が同時付与されることもあり、こういったリスクを回避することができます。

そのほか、ゲスト機能を搭載していることから相手が電子契約サービスを契約していなくても締結が可能。

数多くの人たちとの契約にもしっかりと対応してくれます。そのほか、簡易署名や「paperlogic電子稟議」と連携することも可能なので、より内部統制強化に繋がります。

昨日はペーパーロジックさんの電子稟議、電子契約のシステムデモを拝見しました。 paperlogic.co.jp/service/workfl… 社内規程に合わせ自由に承認フローを設定できたり、住所や電話番号など書く書類が複数あってもいちいち転記せずに、データを引っ張ってきて同じ内容を表示できたりと、手間が削減されそう。

電子化が完全には浸透していない日本においては、安心できる企業と契約するのが必要不可欠。

ほとんど触れたことがなくとも、すぐに使いこなせるようになるのがペーパーロジックの特徴です。

paperlogic 電子契約を発売

「paperlogic 電子契約」では、電子署名法、電子帳簿保存法、会計監査など関連する法律法令等に完全対応し、タイムスタンプ・電子署名を標準機能として提供、電子契約書の保存や検索等においても法律法令に完全準拠していますので、企業で安心して利用いただける電子契約の仕組みを提供します。

特徴:
◇契約の起案、法務審査、相手方の電子署名までのプロセスを劇的に短縮
◇タイムスタンプと電子署名の同時付与で、改ざん・なりすましを強力に防止
◇契約書は検索・閲覧・共有可能、契約業務を見える化(契約書データは電子帳簿保存法第10条の保存要件へ完全対応)
◇ゲスト機能で相手方が電子契約サービスを契約していなくても締結可能(三者以上の契約にも対応)
◇署名者の電子証明書を伴わない簡易署名も可能(認印に相当、課金対象外のため締結数に制限なし)
◇「paperlogic電子稟議」との連携でワークフロープロセスを経て契約締結、一層の内部統制強化を実現

契約プロセスを 「見える化」
契約締結のステータスが一目瞭然、 証跡機能で閲
覧履歴なども確認可能です。
印刷・製本・郵送といった作業や契約相手の押印・返
送を確認する手間が省けます。 締結済み契約書の
検索性が高まり、 文書の保管・管理に要するコストが
大幅に削減されます。

住宅ローンの電子契約完了❗️ りそな銀行も今年から電子契約始めたとのこと。 印紙代60,000円が5,000円の電子契約手数料で済んだよ。 pic.twitter.com/68zkosHsgg

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