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ペーパーレス化の重要性まとめ 何故なかなか電子化に移行できないの?

世界中に広がっているペーパーレス化の波。限りある資源を大切にしようと多くの企業が取り入れていますね。しかし日本ではなかなか浸透しにくい状況もあるようです。ここではペーパーレス化についてまとめています。

更新日: 2020年02月06日

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この記事は私がまとめました

TTATさん

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、その名の通り紙をなくすことを意味しており、ビジネスにおけるあらゆる文書を紙に印刷することなく、電子化して活用することを指します。
昨今では書面の保存に関する規則を定めるe-文書法により、商法や税法で保管が義務づけられている文書について、紙文書だけでなく電子化された文書ファイルでの保存が認められるようになりました。

紙資源による環境破壊が進むなか、社会全体がペーパーレス化の流れに。 今後は会社を中心にペーパーレス化が、より推奨される社会になっていきます。

しかし、いざ会社をペーパーレス化しようとしても、なぜか上手くいかないもの。

事実、ペーパーレス化に挑戦した会社の多くが、十分な成果を上げていません。 むしろペーパーレス化を進めたことで、会社の業務に支障をきたしたという話も。

2016年、日本人が1年間に消費した紙類の量は208.7kg/人。 世界平均は56.5kg/人なので、日本人がいかに紙類を消費しているかが分かります。

紙類の原材料はご存知の通り”森林”です。

森林には二酸化炭素を吸収し、酸素を排出するという重要な役割が。 動植物の住処として、地球環境の浄化フィルターとしての役割があります。

2020年から小学校で英語が必須科目として登場 タブレット学習も大きく加速❕ これからは本格的にペーパーレス化の時代ですね 昔ながらの教育がいい❕は親のエゴかも? 時代に合わせた柔軟な思考で子供の将来を考えたい 話題のタブレット学習教材をまとめました❤️ chiiku-baby.com/tablet-compari…

中国の主要な貿易港は自動化されていて労働者がほぼいないそうだ。AlibabaやAmazonのバックエンドみたいな感じになってる。2020年は日本の役所のIT化、自動化、ペーパーレス化を切に願います。pic.twitter.com/70nXXscdov

なぜペーパーレス化するのか

ペーパーレスを行う目的は多くあり、「紙を減らすこと」で様々なメリットが出てきます。大きいメリットと言えば、コストの削減、業務効率の向上、セキュリティー対策強化です。
紙の使用量が多いため、資源を大量に使うことにより森林伐採などで自然を破壊しているのも事実です。その森林伐採による自然破壊の軽減にもつながります。

会社で消費している年間の紙代、インク代はどれくらいですか?

複合機(カウンター料金)の印刷代はカラー20円/枚、モノクロ10円/枚が一般的。

1,2枚程度であれば、印刷代も20円,30円と安いものです。 しかし、100枚1,000枚となれば、決して無視できない費用に。

会社によっては日に100枚以上、週に1,000枚以上印刷しているところも。 複合機の印刷だけで紙代、インク代が年間50万円,100万円とかかっています。

会社で使用している紙類、その保管場所はどこにありますか?

一般的な印刷用紙の厚みは0.1mm程度。

10,20枚程度であれば、2mmにも満たないので気にもなりません。 ただ、1,000枚以上になれば1cm(100mm)とちょっとした雑誌ほどに。

毎日、毎週のように雑誌が溜まっていけば、棚はすぐ満杯になってしまいます。

大手の会社によっては、書類を保管するためだけに資料室を設けているほど。 紙類を保管するためだけに、空間(資産)を消費している訳です。

「当たり前」というリプがたくさん寄せられている。その通りなんだが、質問通告の前倒しも、質問主意書の絞り込みも、ペーパーレス化も『当たり前』を積み重ねない限り、国会は変わらない。 国民の『当たり前』が国会で実現した時は、みんなで評価しよう。 twitter.com/hosono_54/stat…

今は紙で何でもやっていた時代とは異なり、インターネットも発達し役所ですら電子化が進みつつあります。特に顕著なのは電話帳でほとんどの場所で見かけることは出来なくなりました。

近いところでいうとカラオケなども分厚いカタログは見かけませんし、メニューなどもタブレットで注文する店舗も多くなっています。

その他ペーパーレス化のメリット

紙類(書類)の検索に辟易した経験はありますか?

先述した通り、会社によっては書類を保管するために資料室があるところも。 きちんと整理されているとはいえ、膨大な資料を検索するには時間がかかります。

まして、きちんと整理されていないと、砂漠から1粒の金を探し出すようなもの。

その点、ペーパーレス化すればすべての資料はデータとしてサーバーに保管されます。 日時、単語など簡単な”キーワード”から必要な資料を検索できることに。

キチンと順番に並んでいれば早いのですが、片づける人も人間ですから間違いが起きてしまう可能性もあります。そうなった場合、見失った書類を見つけるのは至難の業です。

紙類を紛失、またはつい置き忘れたことはありませんか?

ちょっとした資料から契約書に至るまで、今までは紙媒体が使用されてきました。 紙類は視覚化しやすい反面、ついうっかり外出先で紛失してしまうことも。

万が一、機密書類を紛失すれば情報漏洩につながるリスクがあります。

社員は人間なだけに、いくら会社として注意してもついうっかりのリスクは無くなりません。 むしろ会社から締め付けすぎると、社員のストレスになり効率の低下を招きます。

ハリウッドでも役者が脚本をレストランに置き忘れ、オークションで転売されるなどの事件が起きています。脚本は難しいかもしれませんが、電子化すれば大事な書類が流出するのを防げるかもしれません。

気候変動枠組条約締約国会議(COP)
京都議定書締約国会合(CMP)
パリ協定締約国会合(CMA)
上記のように、世界各国で地球環境の改善に向けた取り組みが協議されています。

また、先述した通り、日本人は年間に208.7kg/人もの紙類を消費。 子ども、孫たちのためにも社会全体で環境問題に取り組む必要がある訳です。

当然、環境に優しい、クリーンな活動をしている会社ほど社会の印象も良くなります。

環境保護もできて、会社のイメージもアップする。それだけでも一石二鳥です。森林伐採が深刻になってきているので子供世代、孫世代のためにも今から対策を始める必要があります。

校務のICT化・ペーパーレス化の6つのメリット 1. ペーパーレス化は経費の削減に 2. ペーパーレス化は特に教頭・教務主任の負担軽減 3. エコの観点からも反論されにくい #超職員会議

本日はタブレット導入検討委員会で、県内佐野市と栃木市に行って参りました。タブレットを導入する議会が増えています。ペーパーレス化や行政事務の効率化等メリットが多いです。今後さくら市でも導入に向けてしっかり検討します。栃木市では公明党の古沢議員に説明して頂きました。#さくら市議会 pic.twitter.com/SOkNxGChsp

ペーパーレス化のデメリット

電子書籍に読みにくさを感じたことはありませんか?

スマホやタブレットが普及した現在、新聞や雑誌などの電子書籍は当たり前。 過去に発行された有名書籍に至っても、次々に電子書籍化がされています。

しかし、紙媒体に慣れてきた世代にとって、画面上の文字というのは読みにくいもの。

特に、40代50代と、会社の管理職ほど電子書籍に馴染みのない世代です。 電子書籍に馴染みがなければ、いきなりペーパーレス化しても受け入れにくいでしょう。

例えば、社内会議で使われる資料をペーパーレス化することによって大幅に会議資料の削減ができた半面、個々の従業員が自分で使用する資料の印刷を行うため、会議資料など会社保管の資料が減っても消費される紙は減らず無意味に近い状況になっている企業も多くあるのです。一見成功しているように見えるペーパーレス化ですが、トータルで見たときに何も変わらなければ意味がありません。

ビジネスマンの必須アイテム”手帳(日記)”。 アプリが普及した現在でも、紙媒体の手帳というのは売れ続けています。

というのも、とっさにメモを取るとして、紙媒体だとささっと書きやすいのです。

対して、スマホでメモを取るには、起動させてからメモ帳を開いてと手間が。 若い世代ならまだしも、40代50代には手間に思える作業です。

女性社員の中には可愛い付箋やノートで、モチベーションを上げている方もいるでしょう。

明日職員会議で職員会議のペーパーレス化を提案します!運営委員会では、色々意見が出るだろうが一度やってみようとのこと。現状を鑑みると、ペーパーレス化することのデメリットよりメリットの方が大きいはず!うまく話してうまくいきますように。

常にパソコンが起動してある状態なら手で書くよりも素早くメモが取れるのですが、日常生活ではそうもいきません。紙媒体を使わなければならない状況はあると思います。

また紙の時には起こり得なかったシステム障害などの不安もあるようです。資料に目を通せなくなったりしたら仕事にも支障を来します。

ペーパーレス化の失敗

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