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社会人なら知ってて当たり前!ビジネスマナー

電話対応の仕方やその時の言葉遣いなど、簡単に要点をまとめました。

更新日: 2020年06月14日

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この記事は私がまとめました

社会に出て知っていた方が良いビジネスマナーをまとめました。

25cocoさん

電話対応の仕方

電話のベルが鳴ったらすぐに出ます。
最大3コールです。
3コール以上ベルが鳴った場合は、

「お待たせしました」と言いましょう。

電話をとったら、相手が名乗る前に、自分から明るく「会社名」と「自分の名前」を伝えてください。会社によって受け答えにルールがあることが多いので、そのルールに合わせるのが第一ですが、通常は「お電話ありがとうございます。株式会社●●●●の●●●●でございます」といって電話に出ます。

必ずメモをとる

相手が名乗ったら、メモを取りながら復唱して確認します。メモがすぐにとれるよう、常に準備しておくことが大切です。

聞き取れなかったことは、あいまいなまま流すのはNGです。

「恐れ入りますが、少々お電話が遠い(電波が悪い)ようなので、もう1度お願いいたします」など、必ず聞き直しましょう。

また、先方が名乗らない場合も必ず名前を確認する必要があります。「恐縮ですが、お名前をお伺いできますか?」などの文言でたずねましょう。

担当者が不在の時は?

担当者が不在の場合、理由と戻り時間を伝える
担当者が不在ならその旨を伝えます。戻り時間がわかれば一緒に教えてあげましょう。
(例)
「佐藤はただ今、席を外しております」
「佐藤は外出しておりまして、◯時ごろには戻る予定です」
「佐藤は本日外出しておりまして、帰社する予定がございません」
「佐藤は出張に出ておりまして、◯日に戻る予定になっております」

身内に敬語を使わない

取引先やお客様など、社外の人と話すときに社内の人に対して敬語を使うのは間違いです。

×佐々木部長はただいま席を外していらっしゃいます。

○部長の佐々木はただいま席を外しております。

電話をかける時は時間帯に注意

営業開始直後やお昼休み、営業終了間際の電話は避けましょう。忙しいであろう時間に電話するのは配慮に欠けた行為といえます。また、営業時間外も同様です。

相手が休みの日にかける電話

 「お休みのところ誠に恐れ入りますが」

 相手が休日ならば、仕事の電話は避けるべきですね。しかし、どうしても連絡をとる必要がある場合は、一言断りを入れるようにしましょう。

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